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Coopelとkintoneを活用!人時生産性の自動算出と見える化

生産性を評価する基準のひとつとして、よく取り上げられるのが「人時生産性(にんじせいさんせい)」です。

できれば月次や週次での生産性を定期的に集計し、従業員ごと、部署ごとといった切り口で分析を行いたいのですが、人時生産性の算出には手間と時間がかかるためなかなか着手できていないという会社さまも多いのではないでしょうか?

今回は、そんな人時生産性の算出をkintoneとRPAツールCoopelの活用で自動化した事例をご紹介します!

手作業による人時生産性の算出は手間がかかる…

生産性の評価する基準として、従業員1名が1時間でどれだけの粗利益をあげたか、を表す「人時生産性」
投入した労働量に足してどれくらいの粗利益があったか、言い換えれば、「従業員一人あたり、1時間当たりの粗利益」ですが、この数値を算出するには以下のような計算が必要となります。

(企業全体の粗利益高)÷(従業員全員の労働時間)
粗利益高は販売管理ツール、そして従業員の労働時間は勤怠管理ツールでそれぞれ管理しています。
そのため、人時生産性を算出するためには二つのツールから情報を引き出してくる必要があり、着手できていない状態でした。

kintoneで管理しよう!でも手入力はめんどくさい

人時生産性を検討するにあたり、数値をkintone(キントーン)で管理していくことになりました。

kintoneであれば、データの集計処理や月ごとのグラフ化をスムーズに行うことができます。

しかし、kintoneの特性上、集計等を行うためには「すべてのデータが同一のアプリ内にある」必要があります。

販売管理ツールと勤怠管理ツールそれぞれにある情報を毎月手作業で転記しなければならない面倒さと手間で、結局未着手のままの状態が続いていました。

そんな中、コムデックではkintoneと連携できるRPAツール、Coopel(クーペル)を導入しました。

▼コムデックもついにRPA導入!?Coopel勉強会を開催しました

Coopelでは、WEBページへのログインやデータの取得、エクセルへのコピー&ペーストによる転記、kintoneアプリの操作といった作業を自動で、しかも人による手作業よりも短時間で行うことができます。
Coopelを活用すれば、手間が勝って着手できなかった人時生産性の算出も自動化できるのではないかということで、人時生産性の集計自動化シナリオ作りが始まりました。

販売管理データはkintoneに連携済み。データを再利用

kintoneとRPAツールのCoopelを活用し、コムデックが目指したのは「管理者はキントーンを見るだけで人時生産性が把握できる」状態でした。

複数ツールを見なくても粗利や労働時間、それらの計算結果を一か所で確認できる状態を実現し、グラフ等よりわかりやすい形で見える化するために、まずは扱うデータの確認を行いました。

勤怠管理ツールKINGOFTIME(キングオブタイム)からは、CSVでデータ出力が可能でした。

販売管理ツールに関しては、すでにkintoneと自動連携されており、kintone側からデータを出力できるとわかりました。
すでにkintoneに登録されているデータを再利用できるため、販売管理データの出力と読み込みはスムーズに実現可能です。
そこでRPAツールCoopelでは、以下のようなシナリオを作成し、異なるツールで管理しているデータを1ヶ所に集めて人時生産性を算出できる状態にたどり着きました。
  1. 勤怠管理ツールKING OF TIMEへログインし、CSVデータを出力、ダウンロードする
  2. ダウンロードしたデータを、kintoneの人時生産性の算出用アプリへ読み込ませる
  3. kintoneに登録された販売管理データから該当の月のデータを出力
  4. 人時生産性の算出用アプリへ読み込み

人時生産性の算出自動化が実現!労務管理に嬉しい効果も

こうして、kintoneとRPAツールCoopelの組み合わせにより、人時生産性算出自動化の仕組みづくりができました。
管理者はkintoneを開くだけで、月ごとや部署ごとといった「見たい期間、見たい対象」の人時生産性を数値だけではなくグラフでもパッと閲覧できます。

これまでざっくりと感覚だけで捉えていた人時生産性の数値化、見える化が実現し、さまざまな角度からデータを見ることもできるようになりました。

さらに、勤怠管理ツールKING OF TIMEからのデータ取得が自動化されたことにより、副次的な効果も得られました。

読み込んだデータをkintoneの労働管理のアプリにデータを紐づけることで、残業45時間超過の集計や有給取得日数集計などもkintone上で見える化されたのです。

もともとKING OF TIMEでも自動集計・アラート等が出る項目ではありますが、わざわざKING OF TIMEを見に行かなくても、労務管理に関してもkintoneだけ確認すればよい状態が実現されました。
kintoneなら通知やリマインド機能などもあり、チェック漏れが起こらないというのも嬉しい点です。

人時生産性を正しく捉え、従業員一人ひとりが成長のために必要なこと考えられる環境に!

kintoneとRPAツールCoopeを活かした自動化により、人時生産性が見える化したことで、現状をしっかりと認識でき、目標設定もより効率よく現実的におこなえるようになりました。
人時生産性を上げるためには粗利を増やすか、労働時間を減らす必要があります。
粗利を上げるためには、日常業務のどの部分を替えていくべきなのか
労働時間を減らすためには何をすべきなのか何を削るべきなのか

具体的な数字を従業員たちと管理者で共有できるため、目標設定にも説得力や納得感が生まれ、従業員一人ひとりがよりリアルに人時生産性について考えられる環境になりました。これからもさまざまな企業さまのご依頼に応えていけるよう、コムデックでも生産性を上げて取り組んでいきます!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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