メール共有はクラウドサービスのExchange Onlineで快適に！｜有限会社キャリオンさまの導入事例
最近は仕事のメールの送受信にパソコンだけでなくスマホやタブレットも使うことが増えています。
1つのメールアドレスを複数の端末で利用する際に、既読･未読の管理や送信済メールが同期できず、お困りの方も多いのではないでしょうか。
メールボックスが同期できないと、1件のメールを端末ごとに何度も開封しなければならなかったり、送った端末でしか送信済メールを確認できなかったりします。
個人で使用するメールアドレスならまだ良いのですが、複数の人で共有する部署アドレスや業務アドレスでは、さらに管理が難しくなり、対応漏れにもつながります。
そこで今回は、パソコンとスマホでメール共有ができるクラウド型メールサービス「Exchange Online」を導入した有限会社キャリオンさまの導入事例をご紹介します。
メール共有でお悩みの方は、是非ご覧ください！
目次
送信済メールは送信した端末にしか残らない…同じアドレスを使うすべての端末でメールボックスを同期したい！
有限会社キャリオンさまは、三重県伊勢市を中心に幼稚園の給食やケータリング、お弁当の仕出し、食堂の運営など、食に関わる事業を幅広く展開されている企業さまです。
「食べる人に元気になってもらうこと」をミッションに掲げ、心のこもった食事やサービスを提供されています。
有限会社キャリオンさまでは、過去には勤怠管理のクラウド化も実施されています。
勤怠管理の効率化導入事例については、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
▼KING OF TIME移動勤怠機能で拠点ごとの勤務時間を算出！採算管理に活用｜飲食業 有限会社キャリオンさまの事例
そんな有限会社キャリオンさまですが、最近はメール共有に関して課題を感じていらっしゃいました。
メールはパソコンとスマホの両方で利用されており、アドレスには個人用のものと、複数人で共有するものがあります。
1つめの課題は、迷惑メールが大量に届くこと。
2つめの課題は、送信済みメールは送信した端末からしか確認できないという点です。
外出中にスマホから送信したメールはパソコンでは見られず、共有アドレスに届いたメールについても「他のメンバーは見たのか」「何を返信したのか」といった対応状況が全く分かりませんでした。
そのため、取引先からの1通のメールに対して、社長･常務･経理がそれぞれに返信してしまうということもありました。
返信の重複を避けるため、共有アドレスから送信する際はお互いの対応状況を確認してから行うようにした有限会社キャリオンさま。
しかし、社長や常務は外出することが多いため、その都度社内のメンバーに電話で問い合わせをしなければならず、効率が悪化していました。
有限会社キャリオン様が実現したいこと
- メールの既読･未読の管理や、送信済メールをパソコンとスマホで同期したい
- 共有アドレスに届いたメールの対応状況は、毎回電話で確認しなくても画面上のフラグで把握できるようにしたい
- メール対応に関する余計な作業をなるべく減らし、業務に専念できる環境を整えたい
メールに関するこれらの課題を解決するため、有限会社キャリオンさまではMicrosoftが提供するクラウド型のメールサービス「Exchange Online(エクスチェンジ オンライン)」を導入することにしました。
Exchange Onlineとは
有限会社キャリオン様で実施した環境構築について解説する前に、ここではExchange Onlineの特徴をご紹介します。
Exchange Onlineは、Microsoftが提供するクラウド型のメールサービスです。
クラウドサービスは、自社でサーバーを設置･管理するオンプレミス型とは違って、インターネット環境さえあればいつでも･どこでもアクセスできるのが特徴です。
パソコンやスマホ、タブレットなど、複数の端末からアクセスする場合も常に最新の情報が同期されます。
万が一端末が壊れてしまってもデータはクラウド上に保存されているため消失することはありません。
Exchange Onlineではメールボックスのサイズが50GBあり、送受信の最大容量も25MBとなっているため、大きめの添付ファイルにも対応可能です。
さらに、マルウェア対策･スパム対策のフィルタリング機能が搭載されているため、迷惑メールも自動的に排除してくれる仕組みになっています。
Exchange Online自体はメールサーバーなので、お客さまが実際に操作するメールソフト(Outlookなど)は変わりません。
そのため、実際に利用する現場のスタッフは混乱なく導入することができます。
現状を丁寧にヒアリングしてからExchange Onlineの環境を構築
有限会社キャリオンさまは当初、ホームページを作成・管理している業者にExchange Onlineの導入支援を依頼されていました。
しかし、ホームページ事業者では対応が難しいということで、以前からパソコンやネットワークのサポートを担当しているコムデックにご相談をいただき、導入を進めることになりました。
そのため今回は、ホームページ業者さまに管理を委託している、ドメイン情報やホスティング情報など、メールサービスの変更に必要な情報をコムデックに開示していただいたうえで、環境を構築しています。
実際の環境構築作業の流れは以下の通りです。
① ご利用環境やご利用状況のヒアリング
| ･メールサーバーやメールソフトは何を使っているのか ･ドメインはどこの企業が管理しているのか ･メールアドレスはいくつあるのか ･共有アドレスの運用ルールはどのようなものか ･現在のメール環境にどのようなお悩みがあるのか など |
② 関係業者との作業調整
| ドメイン管理･ホスティング管理ともコムデックに切替 |
③ Exchange Onlineの環境構築
④ メール環境の切替･メールデータの移行
⑤ 現地での導入作業
メールはお客さまや取引先との重要な連絡手段なので、たった1通届かなかっただけでも信用や売上低下につながってしまう恐れがあります。
サーバーの切替中にもメールは届き続けるため、作業トラブルで空白の時間を作るわけにはいきません。
現状を細かくヒアリングして、万全の準備を整えることで業務への影響を最小限にとどめました。
Exchange Onlineを導入するメリット
有限会社キャリオンさまでは、メール共有をExchange Onlineにしたことでパソコンとスマホのメールボックスを同期できるようになりました。
外出中にスマホから送ったメールは、後からパソコンでも見られます。
もちろん、逆にパソコンから送ったメールをスマホで見ることも可能です。
社外にいるときでも取引先からのメールに対応できるため、依頼内容を見て即座にシフトの作成･調整ができるようになりました。
また、社長や常務は外出先で届いたメールを確認するだけでなく、お互いが送ったメールも確認できるため、対応状況も把握できるようになりました。
これにより、メールの対応状況を社内にいる経理担当者に電話で確認する手間を削減することができました。
さらに、迷惑メールが減ったこともメリットの一つです。以前のメールサーバーには迷惑メールフィルタが存在しなかったため、大量の迷惑メールが届いていました。
Exchange OnlineにはMicrosoft独自のスパムメール排除機能があるため、迷惑メールは受信者に到達する前に排除してくれます。
これで、誤って有害なメールを開封してしまうリスクも軽減できました。
ただ、共有のメールアドレスでは、他のメンバーがメールを開封すると自分がまだ読んでいないメールも「既読」として同期されるようになりました。
そのため、未対応のメールにはフラグを立てることで、対応が漏れないよう対策しています。
クラウド型メールサービスなら、対応状況や送信済メールが共有できて快適！
有限会社キャリオンさまは、クラウド型メールサービスを導入したことで、メールの対応状況や送信済みメールが共有できる環境を実現されました。
今回、Exchange Onlineを利用するために選んだのは、他にもMicrosoftのあらゆるアプリやサービスが使える「Microsoft 365 Business Standard」というプランです。
今後はこのプランで利用できるクラウドサーバーサービスの「SharePoint Online」も活用して、シフト表や献立表の共有も効率化したいとのことでした。
株式会社コムデックでは、Exchange Onlineの導入支援を承っております。
メールの管理方法や迷惑メールでお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
