KING OF TIME移動勤怠機能で拠点ごとの勤務時間を算出！採算管理に活用｜飲食業　有限会社キャリオンさまの事例

紙のタイムカードやエクセルによる集計に不便を感じることは無くても、一度客観的に業務を見直してみると非効率な部分がたくさんあります。

今回は、勤怠管理クラウドKING OF TIMEを導入したことで、タイムカードの置き換えだけではなく各拠点の採算管理にも使えるデータを自動集計できるようになった飲食業の企業さまの事例をご紹介します！

手書きのタイムカードをエクセルに入力、毎月30時間かけて集計

有限会社キャリオンさまは、三重県伊勢市を中心に幼稚園の給食や高齢者住宅の食事提供、お弁当の仕出し等、食に関わる事業を展開されている飲食業の企業さまです。
地域の学校とも提携し、地元の食材を使ったメニューの考案・提供をしていらっしゃるのが特徴です。

そんな有限会社キャリオンさまの職場は、事業を請け負っている幼稚園や高齢者住宅等、お客様の施設内。人によっては、複数の施設を掛け持ちして勤務されています。

出退勤は従業員さん自身がタイムカードに手書きで記録し、締め日後に本社で取りまとめてエクセルに手入力、その後集計……という形で勤怠を管理していらっしゃった有限会社キャリオンさま。
当時の勤怠管理方法には、以下のような課題があったと言います。

• 出退勤時刻は手書きのため、記入する時間の判断は個人ごとバラバラだった
  (32分に退勤したとき、30分と記入する人もいれば32分と記入する人もいる状態)
• タイムカードからエクセルに転記するのに時間がかかる
• 転記が合っているかのチェック、集計が合っているかのチェックに時間がかかる
• 曜日や時間帯によって時給が異なるため、それぞれの時間を算出するのに時間がかかる

出退勤の時刻を一日ずつエクセルに入力して給与計算のためのデータを集計するために毎月30時間～40時間をかけていたとのことです。

手書きで記入していたタイムカード

ネット回線のない拠点もiPad顔認証で打刻！

集計を自動で行えるようにし、勤怠管理業務を効率化したいということでKING OF TIME(キングオブタイム)導入をスタートさせた有限会社キャリオンさま。

有限会社キャリオンさまはパートさんとして勤務されている方が多く、食事提供という事業柄一日に複数回の出退勤があり、なおかつ勤務時間も必ず一定とは言えません。
加えて、人によっては複数の拠点に移動して勤務することもある……そんな勤怠に対応できるよう、「〇時～〇時」というような勤務のパターンは決めずに、打刻をしたところから打刻をしたところまでで勤怠を集計する形に。

これによって、「人によって記入する退勤時間が異なる」といったことが無くなり、集計方法も明示されたことで属人的な管理から脱することができます。

KING OF TIMEはクラウド型の勤怠管理システムのため、打刻を行うためには打刻機がインターネットに接続されている必要があります。

しかし、有限会社キャリオンさまの場合には、お客様の施設内で業務を行う都合上その拠点のWi-Fiを借りるのも難しいケースも……そんな問題には、iPadを利用した顔認証アプリを活用することで対応。

iPad本体をWi-Fiモデルではなくセルラーモデルとすることで、ネット回線の心配が要らなくなりました。
最初の内は、光量や撮り方の問題で顔認証が上手くいかなかったり、一部の方から写真撮影に対する抵抗感もあったりしましたが、今ではスムーズに打刻が行えています。

人数の少ない拠点では各自のスマートフォンを利用して打刻してもらったり、自分のPCがある事務員さんはPC打刻を採用。
同じ会社でも状況に合わせて打刻方法を変えられるのがKING OF TIMEの利点と言えます。

時間帯で時給が違う……そんな時は「時間帯区分」機能を活用

土日に勤務した場合や、朝早く、または夕方以降に勤務した場合は基準となる時給が異なるため、それぞれの勤務時間を算出するために時間をかけていた有限会社キャリオンさま。
一日の中で時給の変わる時間帯を算出するのには、「時間帯区分」機能を活用。
早朝の時間・夕方以降の時間に勤務していた場合には、自動で計上されるようになりました。

土日の勤務の場合には、当てはめるパターンの勤務日種別を便宜上「法定外休日」にすることで対応しました。
土日には自動でこのパターンが当てはまるようになり、土日に勤務した場合には勤務した時間が自動で「休日出勤時間」として扱われるようになります。

外出機能＋移動勤怠機能で拠点ごとの勤務時間を自動集計

複数の拠点で業務を行われている有限会社キャリオンさまは、従業員さんによっては一日の間に拠点を移動して勤務することもあります。
「どこの拠点でどれだけ勤務をしたか」は拠点ごとの採算を検討する上で重要な情報です。

しかし、これまでは全体を通しての出退勤時間を記録していただけだったため、拠点ごとの勤務時間を算出するのは困難でした。
そのため、従業員さんごとにシフト表から各拠点の勤務割合を目算で出して概ねの拠点ごとの勤務時間を算出しており、正確な時間は取れてない状態だったと言います。

KING OF TIMEでは、「外出」打刻機能と「移動勤怠」機能を使うことで、一人の従業員さんが一日のうちにどこの拠点でどれだけ勤務をしたのかを算出することができます。
出勤後、別の拠点に移動するときは「外出開始」、別の拠点に到着したら「外出終了」の打刻を行うことで、それぞれの拠点ごとの勤怠時間を自動集計。外出中の時間も勤務時間に含まれます。

拠点別・従業員別の勤務時間を月ごとに集計してCSV出力もできますので、その後の全体集計等も行いやすくなっています。

30時間→5時間に！採算管理にも役立つKING OF TIME導入の効果とは

複数拠点の勤怠管理をクラウド化した有限会社キャリオンさまでは、KING OF TIME導入により以下のような変化がありました。

• 勤務時間は打刻に応じて自動集計されるため、記入時間の差によるばらつきが無くなった
• タイムカードからエクセルに転記する必要がなくなった
• 時給の異なる曜日、時間帯の集計が自動でできるようになった
• 拠点ごとの勤務時間を自動算出できるようになり、正確な数値で拠点ごとの採算を検討できるようになった
• 勤怠集計の時間が30~40時間から5時間に短縮されたため、給与支払い日まで余裕ができた

手書き＋エクセルによる運用から一気にクラウド化したため、集計や給与計算を行っていた事務側はKING OF TIMEの操作を覚えるのに少し時間はかかりましたが、その分勤怠管理全体が効率化され、なんと作業時間は1/6に！
拠点ごとの勤務時間も正確に出せるようになったため、今後はどの拠点のどの業務を改善していく必要があるかを具体的に検討していきたいとのことです。