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クラウド勤怠管理導入で集計時間削減|伊勢の老舗精肉・コロッケ店 有限会社豚捨さまのKING OF TIME導入事例

飲食店や介護事業などのサービス業によくあるシフト勤務。

現場の状況に合わせてシフトが急に変更になったり、休憩が予定通りに取れないのは日常茶飯事です。

今回は、そんなシフト変動が多く店長が集計業務に多くの時間を使っていた飲食業の会社さまが、勤怠管理クラウドKING OF TIMEを導入することでタイムカードを卒業し、集計時間を大幅に削減できた導入事例をご紹介します!

各店舗の店長が勤怠管理者。タイムカードを手書きで集計

三重県伊勢市の有限会社豚捨さま(https://butasute.com/)は、牛肉の余りの美味しさに「豚肉を捨ててしまえ!」という逸話がある程、美味しい伊勢肉を取り扱っている老舗精肉店。
地元市街地にある本店や料亭、工場以外にも、伊勢神宮の内宮前おかげ横丁や外宮前に店舗を構えています。

メディアにも度々紹介される、精肉店のラードでこんがりサクサクと揚がっているコロッケ、ミンチカツは、多い日には一日に二万個が販売されるほどの大人気商品となっています。

絶大的人気を誇る豚捨さまのコロッケ

豚捨さま 外宮前店

シフトを組んでいるため日によって働く時間が変わり、 繁忙期や土日は予定通りの休憩時間を確保できないことも多々あります。
勤務時間そのものが急に変更になることもあるという有限会社豚捨さまでは、各拠点での勤怠管理を以下の流れで行っていました。
  1. タイムカードに従業員が打刻
  2. 有休利用等は口頭で勤怠管理者である店長に伝え、シフトに反映
  3. 締め日以降に店長がタイムカードの打刻記録の横に残業時間や遅刻・早退・休暇の時間を手書き
  4. 手書きした数値を集計
  5. 集計の終わったタイムカードを本社に渡し、タイムカードを見ながら給与ソフトに手入力
勤怠の締日から給与支払い日までの期間も短く、そこに繁忙が重なると処理がギリギリになってしまうことも珍しくなかったといいます。
手で集計を行うためどうしてもミスが発生しやすく、また各店舗の店長も「集計処理を行う」という認識のため、「勤怠管理を行っている」という意識はない状態でした。

従業員が働きやすい環境づくりを。アナログな勤怠管理を是正していく理由

実店舗への来店だけではなく、通販サイト(http://www.butasute.co.jp/)を通して贈答用として全国から注文が来る有限会社豚捨さまでは、大型連休等の繁忙期はもちろん、お中元・お歳暮等、年間を通して忙しく、過去には年間休日が80日程度しか取れないときもあったそうです。

その状態から、有限会社豚捨さまは魅力ある職場づくりのため顧問社労士と協力し、週休二日制に切り替えて有給休暇も利用できるような環境を整備して来られました。

近年では、年間休日が100日程度まで増えて来ましたが、今度は
「タイムカードを手集計していている状態では、従業員がどれだけ働いているかや、休暇の取得状況をリアルタイムで把握することができない」
「アナログな管理方法のままでは、集計の手間や締め日直後の忙しさも変わらない」
という課題が生まれてきました。

人ごとに休日数がどれくらいなのか、残業時間はどれくらいなのかといった情報は、勤怠管理者である店長は感覚値では把握していましたが実際には給与計算に利用しているだけで、締日が過ぎてからしか確認することができません

今後さらに休日数を増やし働きやすい環境を整えていくにあたっては、まず現状を把握し、そこからどうやって改善していくかを検討する必要があります。
顧問社労士の「アナログ管理からクラウドに切り替えて、効率化をしていきましょう」というアドバイスもあり、有限会社豚捨さまでは勤怠管理をクラウド化していくことになりました。

勤怠管理クラウドKING OF TIMEを導入!「シフト」と「勤怠」は別物として考える

市場シェアNo.1のKING OF TIME(キングオブタイム)は、紙のタイムカードやエクセルで煩雑化した勤怠管理を自動集計し、複数拠点の勤怠状況もリアルタイムで把握することができる勤怠管理クラウドシステムです。

様々な業種の勤怠管理方法に合わせて柔軟に設定が可能なため、これまでにも製造業、建設業、小売業や介護事業のお客様に導入し、勤怠管理を効率化してきました。

▼勤怠管理業務の時間コストを「KING OF TIME」で軽減|サカキL&Eワイズさまの事例

業務に合わせて様々な打刻方法をお選びいただけるKING OF TIMEですが、有限会社豚捨さまではICカード打刻を採用され、タイムカードと同じ感覚でカードを使って打刻いただいています。

ICカードで出勤を打刻している様子

KING OF TIMEを導入することで、打刻に応じて自動で所定労働時間や残業時間が算出されるようになります。

毎日決まった時間に働く勤務形態の会社であれば、あらかじめ勤務のパターン(例:8時~17時勤務、12時~13時に休憩)を作成し、それを自動で当てはめておくことで勤務開始予定時間前の早出勤務については本人から申請がなければ勤務時間と見なさいようにするといった設定が可能です。

しかし、有限会社豚捨さまのように毎日働く時間が異なったり、組んでいたシフトも急に変更になったり、休憩も予定通り取れない場合がある勤務形態の場合には、自動で勤務のパターンを当てはめてしまうと、勤務実態とそぐわず集計がおもうようにいかない可能性があります。

勤務時間が固定ではない場合、KING OF TIMEでの管理方法は2通りあります。

勤怠管理方法1 シフトに合わせて勤務パターンを細かく当てはめていく

一日ごとに、あらかじめ作成した勤務パターンをシフトに合わせて当てはめていきます。
勤怠管理者の方に行っていただくことがほとんどですが、本人からパターンを申請してもらうことも可能です。
メリット:「予定時間より前は勤務時間と見なさない」「予定時間以上は残業にする」設定ができる

デメリット:一日ごとすべての勤務日にパターンを当てはめる必要がある(シフトが変わったら変更が必要)

勤怠管理方法2 打刻~打刻で集計

シフトのあてはめは行わず、出勤の打刻をした時間から退勤の打刻をした時間までで集計を行います。
休憩時間は打刻を行うか、労働時間が一定の時間数以上となったら自動で差し引きを行い、残業時間は労働時間が一定の時間数以上となったら自動で算出されます。
メリット:打刻するだけで算出されるため、管理が楽

デメリット:パターンのあてはめで実現できたような、「予定時間より前は勤務時間と見なさない」「予定時間以上は残業にする」設定ができない

有限会社豚捨さまの場合には、「予定時間より前は勤務時間と見なさない」「通常通り休憩が取れている場合には休憩時間を自動で差し引く」集計方法を取っていたため、パターン登録を行う必要がありました。

しかし、あらかじめパターンを登録しておいても変更となる可能性が高く、パターン登録の手間とさらにそれを実態に合わせて修正する手間がかかってしまいます。
そこで、「シフト(予定)」と「勤務実態」は別物と考え、実際に打刻を行った後に該当する勤務のパターンを店長が当てはめていくという方式をとることになりました。

勤務パターンを登録すればあとは自動で勤務時間が算出されるため、勤務時間が固定ではない有限会社豚捨さまにも適した管理方法と言えます。

店舗管理者向けの説明会で各店舗に勤怠管理責任者を設置

どのように勤怠を管理するかの方針が固まったところで、各店舗の勤怠管理者である店長さんに「KING OF TIME管理者操作説明会」を実施。
打刻漏れがあった場合の処理方法や、先ほど述べたような勤務パターンの登録方法、有休、公休の管理方法をお伝えしました。これまではタイムカードに手書きで処理をしていたため、急なデジタル化に戸惑いの声もありましたが、各店舗の店長さんとコムデックをLINE WORKS(ラインワークス)で繋ぐことでフォロー体制を整えました。ある店舗からの質問事項は他の店舗の店長も同じトークルーム内で共有できているため、「こういう勤怠の場合にはどう対処すればいいのか」共通のノウハウとして蓄積されていきます。

これにより、各店舗の店長が自分の店舗の勤怠管理に興味を持ち、管理しやすくするためにはどうすれば良いのか?を各自考えてもらえるようになりました。

管理者操作説明会の様子

脱手計算!集計時間を大幅短縮その他に嬉しい効果も…

KING OF TIMEを導入された有限会社豚捨さまでは、設定したルールに基づいて自動的に労働時間が集計されるようになりました。

これまでは、一日ごと残業時間等をメモしたタイムカードとシフト表、そして休暇の記録メモ3つの資料を突き合わせて時間数を確認していた時間が不要になり、数日かけて行っていた勤怠締めの処理が不要になったとのことです。

勤務パターンを登録したり、打刻の抜け漏れが無いかを日々チェックする必要はありますが、それでも勤怠の締めに使っていた時間を月の売上の分析等に割けるようになったと外宮前店の店長さんはおっしゃいます。

勤怠の締めが素早く行えることで、給与振込日まで余裕がない月でも、スムーズに給与計算まで実施できるようになったそうです。

KING OF TIMEにより勤怠管理の効率化に成功した有限会社豚捨さまですが、KING OF TIMEを活用することでうれしい効果がもう二つありました。

有限会社豚捨さまでは、繁忙期に臨時で人を雇い入れることも少なくありません。
そんなとき、KING OF TIMEであれば「打刻した人数だけ」に料金がかかるため、ライセンスを手配して、アカウントを作成して、繁忙期が終わったらまた退職にして…といった処理は不要になります。

一度登録しておけば打刻した月だけ費用が掛かるのは、人の増減が多い会社さまでは嬉しい仕組みですね。

さらに、元々の勤務予定よりもかなり早く出勤してきてしまう従業員の方も徐々に少なくなっているのだとか。
あまりに早く出勤されてしまうと労務管理上のリスクにもなるため、「クラウドでしっかり勤怠管理がされている」という印象が働き方の是正にもつながったのは好事例と言えます。

各店舗に勤怠管理責任者を設置し、毎月の勤怠管理業務を効率化した有限会社豚捨さまでは、今後は見える化した勤務状況や休暇の状況から、生産性を上げ、休日を増やしていくための施策を検討していきたいとのことです!

有限会社豚捨さま、ご協力いただきありがとうございました!

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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