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kintone社労士業務改善パッケージで日報管理を効率化!|士業 社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまのアプリ開発事例

kintone社労士業務改善パッケージ 日報から工数を自動集計

社労士の業務において、工数管理は非常に重要です。
お客様から頂く顧問料や手続きの報酬は一定額のため、工数がかかりすぎていると採算が取れません。
きちんと工数管理をして、効率化出来る部分がないか検討したり、適切な顧問料になっているか見直しを行ったりする必要があります。

しかし、工数管理が重要な一方で、日報や工数管理をエクセルや複数のシステムで行っている社労士さまは多く、「日報はつけているけれど集計できていない」「集計が目的になってしまい分析まで手が回らない」といった課題を抱えがちです。

そこで今回は、kintone社労士業務改善パッケージで工数を自動集計し、採算の見える化に成功した社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例を紹介します。

各フォーマットがバラバラのエクセルで日報管理をするのは手間がかかる…確認・集計を効率化したい!

社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまは、栃木県宇都宮市に事務所を構える社労士法人さまです。
単に顧客ごとの労務管理を行うだけではなく、企業の経営や成長をサポートされています。

社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまでは、以前までエクセルを用いて日報を管理しており、担当者ごとでフォーマットが異なるため集計に手間がかかっていました。

社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまで当初使用していたエクセル日報はこちらです。

コムデック kintone 社労士 日報 アミック パッケージ

工数がかかりすぎると採算が取れないため、それぞれの作業にどれぐらいの時間がかかっているのかを把握することは重要です。

従来のエクセルでも顧客名や依頼内容、作業にかかった全体の時間は把握できるように見えますが、画像に出した日報はあくまで一例で、社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまの場合には各担当者ごとに利用している日報のフォーマットが異なっていました。
そのため、どの作業にどのくらいの時間がかかっているのか、という細かな項目ごとの時間を確認・集計するためには、別のエクセルで集計を行う必要があったのです。

エクセルによる日報管理は集計に手間がかかるだけでなく、社内共有が難しかったりどれが最新のファイルかわからなくなったりといった問題点があります。
それに加えて、顧客名やタスク名は手入力のため、間違えて入力してしまうと正しく集計を行えないという課題もありました。

また、日報からは少し離れますが、社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまでは顧問先から依頼された手続きの進捗管理をセルズとスプレッドシート二つのツールを用いて行っており、二重管理によって工数や時間が余計にかかってしまう状態でした。

当時の社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまが解決したいと感じていた業務課題は以下の通りです。

  • 日報の報告フォーマットを統一して確認・集計の時間を短縮したい
  • 日報から顧客の採算を集計したい
  • 日報の登録を簡単にしたい
  • タスク作成の手間をなくしたい
  • タスクの抜け漏れを防ぎたい
  • 手続きの二重管理をなくしたい

日報入力のフォーマット統一と集計の効率化、そして手続き管理の効率化を目指し、社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまが導入されたのがkintone(キントーン)社労士業務改善パッケージでした。

社労士業務改善パッケージなら、日報のフォーマットを統一して効率的に登録できるだけではなく、集計の自動化も実現可能です。
それに加えて各種手続きのタスク作成も自動化できるため、社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまの持つ課題を解決できます。

ここからは、社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまが導入された社労士業務改善パッケージのうち、「日報」にフォーカスしてその機能と効果をご紹介します!

kintone社労士業務改善パッケージで日報を一元管理!

kintoneの標準機能やアプリ開発でも日報管理は可能ですが、より早く・手軽に利用できるよう、あらかじめ社労士向けの機能が備わっているのがkintone社労士業務改善パッケージです。

士業における業務課題に焦点を当てて開発されたアプリ・プラグインの詰め合わせパッケージとなっており、契約内容に応じて委託された各種社会保険手続きに伴うタスク全般の管理が可能な他、請求データの自動作成や工数管理、採算管理等もパッケージ内の機能で実現できます。

kintone社労士業務改善パッケージでできることについては、以下のページで詳しく解説しています!
▼サイボウズ×船井総研×コムデック 社労士向けkintone活用セミナーに登壇しました

kintone社労士業務改善パッケージを導入した結果、日報管理は以下のフォーマットに統一されました。
顧客に関する業務の場合は、日付や事業者名に加えて作業時間や業務内容などを記入できる仕様となっています。

コムデック kintone 社労士 日報 アミック パッケージ

直接顧客には関係のない社内の業務も同様に「いつ、誰が、どの作業にどれくらいの時間をかけたのか」がわかりやすい仕様になっています。

コムデック kintone 社労士 日報 アミック パッケージ

エクセルの時には毎回手入力をしていた業務の内容については、業務分類マスタからの参照により選択する形式となっているため、集計時に名前が統一されていなくて困るといったケースと未然に防ぐことができます。

コムデック kintone 社労士 日報 アミック パッケージ

集計だけを考えるのであれば、マスタからの参照ではなくドロップダウン項目でも問題ありませんが、選択肢の追加や編集の時にアプリの設定自体を変えなくてはなりません。
しかし、マスタアプリからルックアップしてくる形なら、マスタアプリにレコードを追加したり、レコードを編集したりすれば日報にも反映されるため、アプリそのものの修正は必要なくなります。

常に日報アプリの改善を図れるよう、kintoneの標準機能「スペース」を活用!

kintoneの最大のメリットは、自社の業務に合わせてアプリを作成したり改善できたりするところです。

「従業員が使いやすいアプリ」を実現するためには、実際に使用している方たちから意見や改善案を聞き取り、反映していくのが1番です。
そこで社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまでは、kintoneの「スペース機能」を活用して実際に業務にあたる従業員さんから意見を出していただくことにしました。

スペースとは、チーム単位(社内全体・業務チームなど)でのコミュニケーションに使うkintoneの標準機能です。

従業員さんからの質問や要望をkintone上で集め、アプリに反映していくことで、常に日報アプリの改善を図れるようにしたのです。

コムデック kintone 社労士 日報 アミック パッケージ

「日報改善/質問スペース」を用意することで、誰でも気軽に「こうして欲しい」「〇〇のような機能はつけられないか?」といった現場の声を投稿することができます

業務に必要な機能は、自社の成長とともに変わっていきます。
「今の業務」に沿って都度改善することで、社内全体で活用できるアプリ開発が可能です。

kintoneのスペース機能については、こちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼kintoneのスペース機能とは?作成手順・活用方法を紹介

kintone社労士業務改善パッケージで日報管理を効率化したメリットとは?

kintone社労士業務改善パッケージで日報管理を行うメリットは多岐にわたります。
今回の事例では、日報のフォーマットが統一されたことで、確認する側・集計する側の作業時間が大幅に削減されました。

日報登録が容易であれば、従業員も無理なく使い続けられます。
運用開始直後は仕様変更によって質問等があるかもしれませんが、慣れれば「以前より楽になった!」と実感できるでしょう。

実際に、社会保険労務士法人アミック人事サポートさまの代表より「日報登録が楽になった」とのお声をいただいています。
業務が煩雑になりやすく、工数管理が難しい、集計や時間に時間がかかる…といった課題を抱えている法人さまにとっては、費用対効果が大きいでしょう。

kintone社労士業務改善パッケージのメイン機能はタスク管理になるので、あまり日報の機能は注目されないことが多くなっていますが、日報に登録された工数を集計したり、顧問料を自動計算して工数と併せることで採算を算出したりと、実は豊富な機能が備わっています!

kintoneの導入を検討する企業さまの中には「従業員に日報登録が手間だと思われないか」と不安を抱く方がいるかもしれません。

もちろん、従来の仕組みからの切り替えには抵抗があるでしょう。
しかし、kintoneは直感的に操作できるだけでなく、可能な限り従業員の手間を削減するよう細かくカスタマイズできるため、「日報データを集計して分析」につなげるためにもkintone化がおすすめです。

kintone社労士業務改善パッケージで日報管理の効率化を実現しよう!

士業において、工数管理は欠かせない工程の1つです。
工数管理ができていないと採算が取れているかを把握することができず、事業成長のために何が足りないのかを判断することができません。

とはいえ、エクセルや複数のシステムで工数管理を行っている士業さまも多く、その結果「担当者ごとで工数を管理しており全体像を把握できない」「集計や時間に時間がかかる」といった課題を抱えがちです。

そんな時、kintone社労士業務改善パッケージを使えば士業に必要な機能をカバーでき、日報管理から工数集計採算の確認までを効率化できるだけでなく、タスクの進捗管理も抜けもれなく実施できます。

社会保険労務士法人 アミック人事サポートさまでは、従業員の皆さんの声も取り入れて改良した日報へのデータ登録を進め、今後はそのデータを分析していくとのことです。
採算管理や生産性を洗い出し分析結果をもとに担当自身で顧問料の値上げ等の判断ができるようになるのが目標です。

士業におけるタスク管理の煩雑化に課題を抱えている、また工数管理を効率化したい、とお考えの法人さまは、kintone社労士業務改善パッケージの導入をぜひ検討してみてください!

 

ご協力:社会保険労務士法人アミック人事サポートさま
HP:https://amic-support.com/

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この記事を書いた人

生田 智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「kintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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