老舗さんの挑戦!kintone(キントーン)導入が救ったイートイン店舗オーダー管理業務|和菓子製造・販売・店舗運営 株式会社赤福さまの事例

和菓子製造・販売・店舗運営事業を手がける株式会社赤福さまのイートイン店舗では、注文を受け付けてからお客様に提供するまでのオペレーションを番号札とスタッフの記憶に頼って行っていました。

しかし、注文受付のオペレーションにkintone(キントーン)を活用したことにより、現場でのオーダー管理業務の負担が軽減。店舗管理にも嬉しい変化が生まれました。今回はその導入事例をご紹介いたします!

注文を受けたら番号札をお渡し…スタッフの記憶力に頼みのオーダー管理

株式会社赤福さまは、三重県伊勢神宮の近くで1707年に創業。
以来、長きにわたり、和菓子の製造・販売、店舗運営を手掛けてこられました。神宮神域を流れる五十鈴川のせせらぎをかたどった「赤福餅」は、今では伊勢だけではなく、三重県や東海地方のお土産として誰もが知る商品となっています。

赤福餅と伊勢茶を一緒に楽しめるイートインの店舗は愛知県の名古屋の百貨店にもあります。
夏季限定の「赤福氷」や冬季限定の「赤福ぜんざい」なども人気で、季節を問わずお客様が多数来店されます。

当時のイートイン店舗のオーダー管理オペレーションは以下の通りです。

  1. お客様が、入店時にレジでオーダーと支払いをする
  2. 店員さんが、厨房へ番号札とともにオーダーを入れる
  3. お客様には番号札が渡されて、席で待つ
  4. 店員さんが番号札と紐づいたオーダー内容を記憶し、間違いなくお客様に商品を提供する
席数がそこまで多くないとはいえ、満席の状態が多い店内。

口頭でオーダーを伝え、お客様に間違いなく商品をご提供するためには次から次へと入ってくるオーダーを記憶する必要があります。

また、スタッフさんがこなす業務は商品製造、セッティングまで含まれるため難易度が高く、スタッフさんの負担やプレッシャーは増していました。

また、間違いなく商品をお客様に提供するために、忙しい中確認作業に時間を取られてしまっている状況でした。

レジシステムの変更はできない…救世主はkintone(キントーン)!

イートイン店舗でスタッフへの負担を軽減しながらお客様にスムーズに商品を提供し、業務効率を改善するために必要な要件は以下の3点です。
  • レジから厨房へオーダーが自動で通ること(オーダーを厨房で確認できること)
  • 番号札とお客様のオーダーが結びつくこと
  • 注文から決済まで、スムーズに完結できること

まずは、最近見かけることが増えたiPod/iPhoneで利用できるスマレジなどのクラウドタイプのオーダーシステムが付随したレジの導入を検討されました。

しかし、名古屋の2店舗は百貨店さまの中に入っているためレジの変更が容易ではなく、また、それらのシステムに付随してくるさまざまな便利機能も、当時の赤福さまに必要ではありませんでした。

そこで考えられたのが、レジとは別でオーダーが管理できるシステムを導入することです。

赤福さまでは、元々朔日餅の予約販売にkintone(キントーン)を活用していらっしゃったため、今回もkintone(キントーン)を使ってシンプルなオーダー管理を実現できないか?とご相談いただきました。

▼年間200時間の削減|株式会社赤福さまkintone(キントーン)朔日餅予約管理アプリ活用インタビュー

kintone(キントーン)アプリ開発ではシンプルでわかりやすい画面とかんたんな操作にこだわった

こうして、イートイン店舗でのスタッフさんへの負担軽減と、業務効率の改善を目指すべく、kintone(キントーン)でレジと厨房、オーダーとお客様を結びつけ、オーダー管理をサポートするアプリの開発が始まりました。

kintone(キントーン)導入後の理想のオーダー管理オペレーションは以下の通りです。

  1. お客さまに注文を伺い、タブレット入力
  2. 出力された番号レシートの商品バーコードを読み取りPOSレジに連携、決済
  3. 番号レシートをお客さまにお渡しし、お席でお待ちいただく
  4. 1.のタブレット入力時点で厨房タブレットにオーダーが反映されており、商品を提供
はじめにできあがったものは項目こそシンプルではあるものの…
店員さんがタブレット等で視覚的にさっと操作ができるかというと、入力部分をタップするたびにキーボードが表示されるため、素早い対応が求められるレジ業務の傍らで行っていただくには少し難しい状態でした。

そこで、操作画面にカスタマイズを施し、商品選択には画像を使用して店員さんがパッとわかりやすくなるように改善。

数量入力も打ち込みではなく、「+/-」ボタンをタップするだけで操作ができるなど、使いやすさにこだわって作り上げていきました。

システムの基盤はkintone(キントーン)でありながら、現場の方が本当に使いやすい形にカスタマイズを行えるのもkintone(キントーン)の強みです。
実際に店舗に導入する際には、デモをおこなうとともに説明会を開き、スタッフさんたちが誰でもかんたんに確実に操作できることを確認できました。

店舗でのオーダー管理が確実でスムーズに!

kintone(キントーン)導入により、お客様よりオーダーをいただいて入力タブレットで受付処理をするとリアルタイムに厨房へとオーダーが通り、スムーズな商品提供を実現できました。

以前は次から次へと入るオーダーを記憶し、お客様に間違いなく提供するという難易度の高いオペレーションでした。

しかし、kintone(キントーン)導入後は、厨房に設置されているタブレットから簡単にオーダーを確認できるようになったため、新人のスタッフさんや別店舗からの応援スタッフさんでも間違いなく同じクオリティの業務が行えるオペレーションに変わり、スタッフさんの負担を軽減できたことも大きなメリットと言えます。

また、理想とされていたPOSレジとの連携についても、出力された番号レシートに商品データバーコードが記載されているため、そのバーコードを読み取るだけで決済まで完結できるようになりました。

kintone(キントーン)をオーダー管理に導入した効果はそれだけではありません。

kintone(キントーン)では、入力された注文のデータが蓄積されていき、各商品の販売数などがリアルタイムに集計できます。
このデータを活用することによって、発注の際の参考にしやすくなったほか、店舗を管理する立場の方もリアルタイムに状況を把握できる、という、店舗にも管理側にも大きなメリットが生まれたのです。

kintone(キントーン)により集まったデータを、お客様のためにもスタッフさんのためにも活かしたい!

kintone(キントーン)導入によって、オーダー管理業務の改善だけではなく、注文に関するデータがリアルタイムに蓄積されつつある株式会社赤福さま。

今後は、このデータを活用して発注量の自動算出へのチャレンジや人員配置の見直しを進めていきたいと考えておられるのだとか。これが実現すれば、イートイン店舗のスタッフさんもより働きやすくなるのではないでしょうか。

さらに、kintone(キントーン)で商品提供までの時間も記録しているため、お客様に待ち時間を案内したり、オペレーションをより効率化したりと、お客様によりよいサービスを提供するためにも活用していけるのではと、さまざまな活用案が検討されています。

これまで積み上げてこられた歴史に、kintone(キントーン)という新たなツールが加わった株式会社赤福さまは、ますます長く発展されていくことでしょう。