kintone伴走支援で業務プロセスの整理を実現｜ソフトウェア設計･開発業 アイシン･ソフトウェア株式会社さまの伴走支援事例

どのような企業でも、成長を続けるためには業務改善･効率化が欠かせません。
業務改善は現場の負担軽減だけでなく、無駄な作業やコストの削減にもつながるからです。

その代表例が紙やエクセルといったいわゆる「アナログ」な情報管理ですが、まだまだ社内のデータ管理をエクセル中心でおこなっている企業さまも少なくありません。
エクセルやクラウド化されていない基幹システムで情報を管理していると、「各部署それぞれで必要な資料を作っており、似たようなエクセルが乱立している」「都度データの集計や加工に時間がかかる」といった課題が発生しがちです。

そんな時、kintoneを使えばデータの一元管理と業務効率化を実現できます。
しかし、規模が大きくなればなるほど、会社全体もしくは部署ごとに抱える課題を明確にしつつ、的確な仕組みづくりを行うのは難しいのが正直なところです。

そんなときにおすすめなのが、kintoneの伴走支援です。
伴走パートナーが、企業が抱える課題を社内メンバーと同じ目線で考え、会社全体の方針も踏まえながら一緒に業務改善に向けて取り組みます。

そこで今回は、伴走支援でまずは現状の業務プロセスをキレイに整えるところに注力し、kintoneアプリの内製化を進めた、ソフトウェア設計･開発業 アイシン･ソフトウェア株式会社さまの伴走支援事例を紹介します。

データの管理先がバラバラ！kintoneで一元管理したいが社内メンバーだけで進めるのは不安…

アイシン･ソフトウェア株式会社さまは、愛知県刈谷市に本社を構えるソフトウェア設計･開発業の企業さまです。
愛知、北海道、福岡、岩手の4県で計6拠点を展開し、自動車部品および住生活関連機器のソフトウェア設計･開発を行っておられます。

アイシン･ソフトウェア株式会社さまでは、これまで基幹システムとエクセルを中心に社内の様々な情報を管理していました。

各部署で必要な資料は基幹システムから出力したデータを元に各々が加工したエクセルを利用しており、社内には同じような資料が存在している状態です。
エクセルは扱いやすく、各部署で柔軟に対応できるというメリットがありますが、「都度データの集計や加工に時間がかかる」「最新データをリアルタイムで確認できない」といったデメリットが生じます。

社内の情報を一元化したいアイシン･ソフトウェア株式会社さまでは、そのためのツールとして「kintone(キントーン)」を使えないかと考えました。

kintoneはドラッグ＆ドロップだけで自社の業務に合ったアプリを作ることができる業務改善プラットフォームです。
プログラミングの知識がなくても構築できる、いわゆる「ローコードツール」のため、内製によるスピーディな開発と業務改善が可能です。

kintoneを活用すれば、今各部署がそれぞれで管理している情報を一か所に集めることができるのではないかと考えたアイシン･ソフトウェア株式会社さまですが、kintoneの環境構築を進めるにあたり、担当部署だけでは各部署からの質問や要望に対応しきれないのではないかという懸念がありました。

ソフトウェアの設計･開発を専業にしていらっしゃるアイシン･ソフトウェア株式会社さまですが、kintoneの専門家ではありません。
kintoneは一般的なリレーショナルデータベースとは異なるため、むしろシステム開発の知識が開発の妨げになってしまう恐れもあります。

「kintoneの専門家の意見を取り入れながら効率よく構築を進めていきたい」「内製化を進めるにあたって、まず業務プロセスの整理から進めていきたい」という思いがあったアイシン･ソフトウェア株式会社さまの目に留まったのが、コムデックの伴走支援でした。

アプリを作るより先に、業務プロセスの整理から！「プロセス整流化」のねらいとは？

伴走支援を活用しながらkintoneの環境構築を進めていく方針となったアイシン･ソフトウェア株式会社さま。

最終的な目標は、現在運用している基幹システムとの連携も考えながら社内のデータ整理を進め、会社全体の情報を統合していくことです。
しかし、各部署が行っている業務をただkintone化するだけでは、部分最適なkintone活用になってしまいかえって業務が煩雑になる危険性すらあります。

そこで、アイシン･ソフトウェア株式会社さまでは、まず現在の業務フローを見直し、プロセスを整流化してからシステム化に取り組みたいと考えました。

現状の業務を洗い出し、作業プロセスと情報の流れを把握した上で「システム化した時の理想の業務プロセス」を検討することで、全体的な業務効率化と品質向上を目指すねらいです。

kintone伴走支援で「今ある課題」だけでなく先々を見越したサポートが可能に

業務プロセスの整流化を進めるにあたって、まずは各部署から希望者を募り、現状の課題とkintone化したい情報を整理していただきました。

各部署の課題に対する解決策と、解決したときに予測される効果を打ち合わせで話し合い、どの取り組みにどれくらいの時間を掛けて進めていくかを決定。
その上で、最初のお打ち合わせではアイシン･ソフトウェア株式会社さまにお伺いし、Zoomではなく対面でプロジェクトメンバーとの顔合わせや目指す状況についての意見交換を実施しました。
普段はオンラインがほとんどですが、必要に応じて対面(訪問)打ち合わせを行うこともコムデック伴走支援の特長です。
実際に顔を合わせることで、オンラインだけでは難しいこまかな要望や取り組みに対する温度感の把握が可能になります。

伴走支援のお打ち合わせの際には、構築の仕方をお伝えするのはもちろんですが、それよりもまず「社内でどのような意思決定をしたいのか」「従業員の行動をどのように変えていきたいのか」をヒアリングしています。
今あるエクセルや資料を置き換えるだけではなく、先々を見越した場合に今のうちに追加しておいた方がいい情報や、社内にkintoneを定着させるためにはどのような環境を整備すべきなのか、などを従業員さんのITリテラシーや特性等を考慮した進め方をご提案させていただくのが特徴です。

コムデックのkintone伴走支援を実施するメリットとは

アイシン･ソフトウェア株式会社さまでは、kintoneに合わせて従来の業務フローを見直し、最適な業務フローを検討したことで、自社での改善を各部署単位で行えるようになり始めています。
次回の記事では、具体的な業務プロセス整理の流れを解説する予定です！

一方、支援を行うなかで、構築ルールが共有される前に各自がkintone内のアプリを構築してしまっていたことで、社内の統率が取れなくなりかけたのは注意すべき点でした。

kintoneの内製化を進めたい企業さまは、「アプリやフィールドの命名ルール」や「プラグインの利用ルール」を考えておくのがおすすめです。

部署ごとで管理するデータを整理し、生産性の高いフローを再構築しよう

今回アイシン･ソフトウェア株式会社さまでは、旧運用ルールを洗い出し、再構築することでより生産性の高い環境を構築することができました。
内製化の準備も着々と進んでいるため、今後はアプリ構築は自社内で行われるとのことです。
そのため、伴走支援としては、「kintoneを活用した業務フローの再構築」をメインに、アイシン･ソフトウェア株式会社さまが構築したいアプリのご相談や、今あるアプリをより便利にアップデートするためのアドバイスを実施しています。

「業務改善の必要性はわかっているものの、社内でどのように進めていけばよいかわからない…」とお悩みの企業さまは多いでしょう。
kintone伴走支援を実施すれば、必要に応じて対面支援を行うだけでなく、導入･定着を二人三脚で進めることで、効果的な仕組み構築が可能になります。

「自社の課題を明確にしつつ、業務改善を進めたい」「kintoneに関するこまやかなサポートを受けたい」とお考えの企業さまは、ぜひコムデックのkintone伴走支援をご検討ください！