kintone(キントーン)×じぶんページ=一元管理で信頼構築がスムーズに!|介護事業アイリス南郊株式会社さまの事例【その5】

介護事業者アイリス南郊株式会社さまのkintone(キントーン)・じぶんページ導入から活用事例について、インタビューを交えならがらご紹介します。
今回が5回目になります。

介護事業者アイリス南郊株式会社さまについて

アイリス南郊株式会社さまは三重県多気郡明和町に介護施設を構え、介護関連サービス事業を行われています。

アイリス南郊株式会社さま コーポレートサイト
https://www.home-kagayaki.com/index.html

今回は第4回の記事でご紹介した、アイリス南郊株式会社さまにおけるIT・クラウド導入 現場定着のキーマンである辻専務に、じぶんページ導入の効果についてインタビューを行っていきます。

アイリス南郊 辻さま

アイリス南郊株式会社さま 辻専務

じぶんページで入居者ご家族に見せたい情報に絞りkintone(キントーン)情報を公開

アイリス南郊株式会社さまではkintone(キントーン)を活用し、入居者さまの基本情報、医療情報、介護・看護記録などを6つあるアイリス南郊株式会社さまの介護施設が一元的に管理できるようになりました。

アイリス南郊さまkintone

アイリス南郊株式会社さまのkintone(キントーン)利用者基本情報アプリ

じぶんページは、kintone(キントーン)に蓄積された入居者さまの情報から、ご家族に見ていただきたい情報にしぼって公開することが出来ます。
ご家族は、スマートフォンにアプリをインストールするか、PCから専用URLにアクセスし、ご自身のID・パスワードを入力することで、いつでもどこでも、入居されているご家族の、施設での記録を確認することが出来るようになります。

アイリス南郊さま じぶんページ

ご家族はじぶんページにスマートフォンやPCからログインし、入居者さまに関する報告や記録をいつでも確認できる

じぶんページ導入後の効果は?

コムデック
じぶんページ導入してみて、いかがでしたか? 具体的な活用事例を是非お聞かせください! 

アイリス南郊株式会社さま 辻専務
導入してよかったです。
入居者さまのご家族がじぶんページを通じて、入居者さまの施設での様子をほぼリアルタイムに確認できるようになり、「入居している本人がどんな様子で、どんな気持ちで生活しているのかすごくわかるようになった」ご家族の安心につながりました。

ご家族から入居者さまの普段の様子などを教えていただきたいと思っていても、なかなか時間が取れず、ご家族と我々介護職員とでしっかりしたお話ができないのですが、じぶんページのコメント欄を通じて、「この内容に関してはどのようなことだったんですか?」というような話の輪が広まって、普段からより親密にやりとりできるようになりました。

アイリス南郊さまkintone

ご家族へのご連絡をkintone(キントーン)から送信。ご家族がじぶんページで確認し返信をすると、アイリス南郊株式会社さまのkintone(キントーン)のコメント欄に反映される

また来所された際には、入居者さまの様子を一からお話しするのではなく、もともとコメントでやりとりしていた内容をベースに、より細かくお話しできるようになりました。

電話でご連絡することが少なくなった分、ご家族に情報をお伝えするまでのスピードが上がりましたし、そもそも電話する時間が短縮されたので、連絡業務自体の効率化もできました。

コムデック
効率化というと、一日で何時間ほど削減できたでしょうか?

辻専務
そうですね、平均をとったのですが、一人当たり1日10分~15分短縮できています。
実は、じぶんページの利用をスタートしたばっかりなので、慣れてくるともっと短縮できるのでは、と思っています。

また、担当者と入居者さまのご家族間だけでなく、じぶんページを通じて関係する職員全員が、入居者さまのご家族への伝達事項や、やりとりを確認できますので、担当職員が不在でも、経緯を把握したうえで別の職員が対応を進めることも可能となったので、お待たせする時間も減りましたね。

じぶんページ導入の目的

コムデック
十分な効果が出ていて、今後はさらなる効果が期待できるということですね。
アイリス南郊株式会社さまでの、じぶんページ導入の目的についても、教えていただけますか。

辻専務
はい。
じぶんページを導入する前までの「連絡手段」というと、電話が大半でした。

電話だとこちらからお電話した時に繋がらず、入居者様のご家族から折り返しをいただいたときに、反対にこちら側が出られなかったり…と、何度も何度も折り返しが続き、やっとお伝え出来たころには随分と時間が経ってしまっていて「今頃そういう話ですか」とお叱りの言葉をいただいたことがありました。

アイリス南郊さま電話対応

担当者は電話のやりとりや伝達事項を利用者ごとの書類に記載するが、紙ゆえ、探す時間がかかり、急な対応の際は見つけられず、結果担当からの折り返し待ちになることもあったそう。

担当者間で引継ぎを行っていたとしても、全職員に伝達できてなかったために起きたトラブルもありました。
担当者からご家族にかけた電話に対して、折り返しをいただいた際、担当は全員不在。
何も知らない職員が電話を取り「申し訳ございません。ご用件が把握できていなくて…」と返答してしまい、ご家族から「何回か電話入ってるよ。何のことかもわからんの?」とお叱りの言葉をいただいたこともありました。

そんな中で、kintone(キントーン)で蓄積している利用者様の情報を、じぶんページ経由でご家族にご覧いただける、入居者様に関わる全職員に一斉に情報が共有できる、ということを知りまして、課題を解決する為に導入を決めました。

導入時の苦労

辻専務
じぶんページの設定が整った後、入居者様のご家族に、今後はじぶんページから、入居者さまに関する情報提供をさせていただく、ということをお伝えする必要がありました。

ただ、これまで紙媒体で確認することが当たり前だった入居者さまのご家族さまにとってみると、アプリをインストールしてログインして閲覧する…というのは真新しい方法となるため、戸惑われていた方もいらっしゃいました。
戸惑われているご家族へご理解いただけるように説明する過程が、一番大変だったかなと思ってます。

今は、ご家族の皆様にお伝えしてご理解いただけており、好評もいただいているので、じぶんページ導入して本当によかったなと思ってます。

ご家族からは「お父さんお母さんがどのような生活をしているのかわかるようになってありがたい」と反応をいただけてますし、逆に施設側としても、急ぎではないが、後日対応していただきたいといった、ご家族へのご依頼をすぐに伝えられるようになったので、やはり、お互いにとって利点がありますね。

「kintone(キントーン)×じぶんページ」活用おすすめ企業

コムデック
kintone(キントーン)とじぶんページ活用は、どのような企業におすすめでしょうか?

辻専務
顧客データを蓄積して活用している企業さんですね。

弊社のkintone(キントーン)の中には利用者基本情報アプリがあり、生年月日・住所・利用者の日々の生活記録・介護記録・看護記録など全てが一元化されています。
一元化された利用者情報の中から、お客さま(入居者さまのご家族)にお見せしたい情報に絞って公開できるのがじぶんページです。

介護、医療関係にもピッタリだと思いますし、他業種でいうと…自動車の販売店、ホテル・旅館などの「サービス業」といわれる業種にはもってこいだと思います。

kintone(キントーン)はオリジナルのアプリを作れるので、その点も良いです。
よくある介護の専門ソフトは、決まった機能の中でやりくりしないといけなくて、枠組みに収まらないことをしたい場合はオリジナルのシステムを作ることになるのですが、その場合は何百万何千万の話になってきてしまいます。
だから、費用対効果をみて全部断念していたんですよ。

kintone(キントーン)をコムデックさんから紹介してもらって、オリジナルのものが作れていく、一回たたき台は出してまたそこから修正もできる。

kintone(キントーン)は本当に幾通りも臨機応変な対応ができるので、作っていくほうもおもしろいし楽しいですね。
「自分たちの思うものが作れた!」と愛着がわくでしょ?
kintone(キントーン)というものがこの会社の中で浸透していき、業務の核となっていくのを日に日に感じている次第です。

アイリス南郊さまミーティング

アイリス南郊株式会社さまのスタッフとコムデックとで、kintone(キントーン)アプリの修正打合せをしている様子

病院・薬局・介護タクシーなど協力先ともじぶんページで連携していく

コムデック
今後は、アイリス南郊株式会社さま以外に、協力会社さまも巻き込んで、じぶんページの活用をしていくとお聞きしました。

辻専務
そうなんです。
我々が常に思っているのは、多職種連携が、介護サービスの提供において大事ということ。
そのため自社だけじゃなくて、自社の枠を超えて、医療関係・薬局・製薬会社・介護タクシーなど、介護サービスを提供する協力先にもじぶんページを通じて情報共有をしていきたいと思っています。

行政も含め、介護業界全体のクラウド化にも期待している

辻専務
介護保険の監査で、実地指導があり、弊社も数年前に受けました。
その時「クラウド化すれば良いのに」と思いましたね。

結構な時間をかけて「この書類を用意してください」「この書類はどこにありますか?」って、ファイルを全部出して紙をめくっていって…調べる方も大変ですよね。
全部で7時間くらいかかったかな。お互いげっそりですよ。

紙の書類を作成する手間、探す手間、わざわざ事業所に訪問して確認する手間…こういった手間をクラウド化して、すべてクリアにして、本当に介護に専念できるような環境を作っていただきたいと思いますね。

介護業界は離職率の高さが課題だと思っています。
離職率が高い理由として、人間関係も大きいですが、「業務書類処理が大変」というのもあるみたいです。
他の業種もそうかもしれないですね。

実際自社でも現場から声があがっているので、業務書類の手間のかかる処理を、クラウド化によりなくしていければと思っています。

コムデック
インタビューにお答えいただき、有難うございました!