kintoneとAIで議事録の作成･管理を効率化する方法とは？連携サービスとカスタマイズ事例を紹介

社内で行う会議やお客様と行う会議、それらの様々な会議には”議事録”がつきものです。

チームで共通認識をもつためには必要な業務ですが、会議の回数が多いほど担当者の負担が増えます。

そんな時、kintoneとAIを活用すると、議事録の作成と管理の業務が一部自動化され、担当者の負担を軽減することが可能です。

今回は、kintoneとAIを連携させて議事録の作成･管理を効率化する方法と、簡単に導入できる連携サービス、実際のカスタマイズ事例を紹介します。

「kintoneとAIで議事録を自動作成したい」「議事録の作成を効率化できる連携サービスを探している」という企業さまは、是非ご覧ください。

この記事でわかること

• kintone × AIで議事録の作成･管理を効率化する方法
• kintone × AIで議事録の作成･管理を効率化できる連携サービスとカスタマイズ例

　こんな人におすすめの記事です

• 議事録の作成負担を軽減したい方
• kintone × AIで議事録の管理を効率化したい方

議事録作成･管理のよくある課題はkintone × AIで解決できる

会議の多い営業やマーケティング部門では、議事録の作成や管理といった業務が多く発生します。
持ち回りで担当者を替えても、会議の度に業務が発生し、手間と時間がかかるでしょう。
手作業で議事録を作成する場合、リアルタイムで共有できないため、緊急性が高い事項は別途伝達しなければならないという手間も発生します。

また、通常、議事録のフォーマットは決まっていますが、担当者によって記載内容にバラつきが生まれることもあります。
その結果、正確に情報を共有できなかったり、伝達漏れが発生したりといった課題も生じます。

kintone(キントーン)とAIを連携すれば、これらの課題を解決し、なおかつ議事録作成の手間をほぼゼロにすることが可能です。

議事録作成の自動化！手間と時間を削減できる

議事録の作成担当者は、会議中にメモをとったり、録音を聞き直したりしなければなりませんが、文字起こしAIを使えば、録音データを自動でテキスト化できます。
なかには、要点整理や見出しの自動生成ができる機能をもつサービスもあり、より効率化が可能です。

さらに、文字起こしAIとkintoneを連携させると、AIが出力した文字起こしをもとに、自動でkintoneの議事録管理アプリに必要な情報を登録することができます。
文字起こしAIだけではなくkintoneと組み合わせることで、議事録の作成が自動化され、担当者の業務負担を軽減できるのです。

kintoneに議事録を保管して検索性を向上！活用を促進できる

議事録をメールやチャットで共有するだけだと、情報が埋もれて再利用されにくいというデメリットがあります。

議事録をkintoneに保管すれば、日付や会議名、参加者、プロジェクトなどのフィールドを設定したうえで、データを構造化して保存することが可能です。

kintoneアプリに集約することで、社内の他メンバーもkintone上でいつでも議事録を参照･コメントできるので、活用･フィードバックの循環が生まれます。
最近リリースされたkintoneの検索AI機能を活用すれば、議事録を通じてストックされたナレッジの検索も効率化できます。

検索AIは、質問を打ち込むと、kintoneに蓄積された情報をもとにAIがチャット形式で回答してくれる検索機能です。
検索時間を短縮するだけではなく、ノウハウやナレッジの迅速なキャッチアップをサポートしてくれます。

これにより、単なる情報共有に留まらず、議事録の活用が促進されるでしょう。

議事録の書き方を標準化！属人化や内容のバラつきを防げる

議事録はフォーマットが決まっていても、書き手によって記載内容の粒度やトーンがバラバラになりがちです。
その結果、重要な決定事項やタスクが漏れるリスクがあります。

kintoneでは、議事録アプリにテンプレート項目(議題･決定事項･タスクなど)を設けられるため、重要事項の伝達漏れを防ぐのに役立ちます。

生成AIと連携すれば、テンプレートに沿った形で自動入力･要約も可能です。

これにより、書き手のスキルに左右されず、常に一定品質の議事録が作成･蓄積されるようになります。

内容が整理された議事録は見るべき場所がわかりやすいため、情報のキャッチアップスピードも向上するでしょう。

議事録の作成･管理を効率化する！kintone × 文字起こしAIの連携サービス

kintoneでは、AIを活用して議事録の作成･管理を効率化できるサービスがすでに多数提供されています。

今回は、代表的なkintone × 文字起こしAIの連携サービスを3つ紹介します。

Front Agent

Umee Technologies株式会社が提供するFront Agent(フロントエージェント)は、音声データから自動でkintoneアプリに議事録を登録するサービスです。

会話の録音からアプリへの記録、会議内容の要約、分析結果の提示などあらゆる業務を効率化できます。

たとえば商談中にFront Agentを起動しておくと、リアルタイムにAIが会議に同席し、商談を録音してくれます。
録音した音声データは、活動報告アプリへ自動で入力される仕組みです。

会議中にメモを取ることに集中したり、会議後に手作業で文字起こしをしたりする必要がなくなり、集中して顧客の話に耳を傾けられるでしょう。

AutoMemo

ソースネクスト株式会社が提供するAutoMemo(オートメモ)は、音声データをもとに文字起こしから編集、要約、共有までを自動化する文字起こしAIです。

要約から議事録を作成し、kintoneアプリへ出力することもできます。
会議中の音声を直接録音できるため、音声データを登録する手間がかかりません。
もちろん、録音データを登録して活用することも可能です。

また、録音データの話者分離が可能で、誰が何を話したかが明確にわかる議事録を作成できます。
これにより、「言った言わない問題」を解消できるでしょう。

ほかにも、文字起こし後のテキストからAIが自動で内容を要約しToDoリストを作成できるなど、機能は多岐にわたります。

Smart at AI for kintone Powered by GPT

M-SOLUTIONS株式会社が提供するSmart at AI for kintone Powered by GPTは、kintone上で生成AIを活用できるサービスです。

動画や音声ファイルに対応したことで、会議の音声データから文字起こしができるようになりました。
たとえば、会議の音声データを添付して「次の営業会議の内容を要約してください」と指示すれば、テキストで要約してくれます。

Smart at AI for kintone Powered by GPTでは、さまざまなAIモデルに対応しており、あらためて自社で生成AIに登録しなくても、実際に試しながら自社に合ったモデルを選ぶことが可能です。

議事録を作成できるほか、メルマガやFAQの作成などにも活用できるため、幅広くAIを活用したい企業さまにおすすめです。

kintone × AIで文字起こしから議事録作成までを効率化したカスタマイズ事例

kintone×AIで文字起こしから議事録作成までを効率化したコムデックの事例をご紹介します。

今回は、ChatGPTに会議動画を読み込ませると、文字起こしと議事録を自動作成してくれる「文字起こしアプリ」を構築しました。
プロンプトを入力したあと、文字起こしさせたい音声ファイルを選択すれば、自動的に議事録を作成してくれる仕組みです。

あとは、人間の目で内容を確認し、修正すれば議事録が完成します。

現在の生成AIでは、丸投げして完璧なものができることはないので、人によるチェックと修正が必要です。
しかし、文字起こしから議事録作成までが自動化されることで、担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

詳しくは、以下の動画をご覧ください。

kintone × AIで議事録の作成･管理を行う際の注意点

文字起こしから議事録作成までの自動化は、連携サービスの導入やkintoneのカスタマイズによって実現できます。
ただし、AIが出力した内容が100％正しいという保証はなく、完全な自動化はできない点には注意が必要です。

出力後の内容は、人間が確認･修正する前提で業務フローを組むといった形で効率化を進めましょう。

kintone × AIで議事録の作成･管理を効率化しよう

kintoneとAIを掛け合わせると、業務負担の大きい議事録の作成･管理を効率化できます。
議事録の作成にかかる時間が削減されれば、顧客対応をはじめとするより重要な業務へよりリソースを割くことが可能です。

コムデックでは、kintoneとAIを掛け合わせてお客さまの課題を解消する「AI伴走支援」を提供しています。

「kintoneとAIを使って議事録の作成を効率化したい」「議事録の作成負担を軽減したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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