kintoneで配車管理と指示書の共有を効率化｜運送業 エフワン流通株式会社さまのアプリ開発事例

運送業界は、人手不足が深刻な業界の1つです。
特に2024年からは残業規制も始まり、人員や車両のやりくりに悩んでいる企業さまも多いのではないでしょうか。
配車計画を立てるためには、人員や車両の情報はもちろんのこと、顧客情報、道路事情、コストなど膨大な情報を扱わなければならず、人の手で行うには限界があります。

そこで今回は、kintoneを使って配車管理や指示書の共有を効率化したエフワン流通株式会社さまの事例を紹介します。
効率よく配車管理ができる仕組みを作りたいとお考えの方は是非ご覧ください。

紙とエクセルを使った配車管理は限界に……システムの力を借りて効率化したい

エフワン流通株式会社さまは、大阪府泉大津市に本社を構える運送会社です。
大型トラックやトレーラー、タンク車など100台以上の車両で物流を支えており、荷物をただ「運ぶ」のではなく「お届けする」をモットーに、サービスの質にもこだわっていらっしゃるのが特徴です。

そんなエフワン流通株式会社さまの配車区分は、大きく分けると3種類あります。

1つめは運行の曜日が決まっている「定期便」、2つめはその都度オーダーが来る「チャーター便」、3つめはAmazonからオーダーが来る「Amazon便」です。

これまでは、主にエクセルでどのトラックで･誰が･何時に運ぶのかを決めて、ドライバーには紙の指示書を配布するという方法で運用されていましたが、多くのトラックのやりくりを計画するのは手間と時間がかかります。
顧客情報や道路事情なども考慮しなければならないため、属人性が高くなっていることも課題でした。

理想を言えば、オーダーを入力するだけで全自動で配車計画を立てられるのがベストです。
ただ、道路事情やドライバーのスキルまで考慮するとなると、全自動化は現実的ではありません。

そこでエフワン流通株式会社さまは、自動化できるところはシステムで自動化して、人の判断が必要なところに注力できる仕組みを作りたいと考えられました。

また、ドライバーへの指示書についても紙で配布するのはやめて、タブレットを使ったデータでの共有に移行したいと考えていたこともあり、配車管理の効率化と指示書のデジタル化をkintone(キントーン)を使って実現することにしました。

オーダーを「krewData」で自動集計してカレンダー形式で表示

ここからは、実際にエフワン流通株式会社さまでkintoneで配車管理のシステムを構築した流れについて解説します。

はじめに、定期便･チャーター便･Amazon便のオーダーをそれぞれ管理する「オーダー管理アプリ」を作成しました。

定期便のオーダー管理アプリ

定期便をどのようにマスタ化するのか、Amazon便のオーダーをどのように登録するのかといった点を考慮しながら、配車計画に必要な項目を整理して構築を進めました。

Amazon便のオーダー管理アプリ

次に、3つのオーダー管理アプリの内容を「配車管理アプリ」に集約する必要がありますが、kintoneの標準機能では複数アプリにまたがるデータの集計ができません。

そこで役に立つのが、「krewData(クルーデータ)」と言うプラグインです。
krewDataは、複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工してくれるプラグインです。
プログラミングの知識が無い人でも、パズル感覚で簡単に集計フローを設定できるのが特徴で、今回のようなオーダー情報の集約はもちろんのこと、予実管理や在庫管理、請求管理などにも使えます。

今回はkrewDataを使って、定期便･チャーター便･Amazon便それぞれのオーダー管理アプリからデータを集約し、配車管理アプリに自動登録させるフローを構築しました。
その際、定期便に関してはデフォルトでドライバーや車両をあてはめ、それ以外のオーダーに関しては人の手で割り当て作業を行うように設定しています。

こうして完成した配車計画がこちらです！
縦軸にドライバーが表示されており、日別に誰がどの配送を担当するのかが一目でわかるようになっています。

予定はドラッグ&ドロップで移動もできるため、担当者の割り当て変更も簡単に行うことが可能です。

担当ドライバーの割り当ては従来通り人の手で行う必要がありますが、従来は全て手作業で作成していた配車表をほぼ自動で作成できるようになりました。

完成した配車計画はkViewerでタブレットから確認

次に、もう1つの目標である「指示書のタブレット化」を、「kViewer(ケイビューワー)」を使って進めていきました。

本来、kintoneの情報はライセンスを持っている人しか閲覧できません。

しかし、大勢のスタッフを抱える組織や、不特定多数からの申し込みを受け付けるような場面では、全員にkintoneライセンスを発行するとコストが大きくなってしまいます。
特に「kintoneの情報は閲覧するだけで良い」ようなスタッフに、通常のライセンスを割り当てるのはもったいないと言えます。

そんなときにkintone内の情報を外部公開できるkViewerを活用すれば、kintoneライセンスが無くても、見せたい情報を･見せたい人だけに公開できるようになります。

また、kViewerはプログラミングの知識が無い人でも、簡単なマウス操作のみで公開用のWEBページを作成できることも特徴です。
マイページやカレンダー、グラフなど多彩な表現ができるため、社内の情報共有だけでなく、社外の人に向けた予約管理システムやQ＆Aページなどにも活用できます。

今回のエフワン流通株式会社さまの場合も、指示書を配信するためだけに全員分のkintoneライセンスを発行することは現実的ではありませんでした。
そこで、指示書の内容をkViewerで外部公開することで、手間をかけずに最新情報を共有できるようになりました。

実際にタブレット端末で見たときのkViewerの画面がこちらです。

画面では、利用車両や運行日時、区間、備考(注意事項)などが表示されており、点検フォームやトラックカーナビの経路にもワンクリックで飛べるようになっています。
ドライバーの中にはタブレット操作が得意ではない方もいる他、細かい入力作業に時間をかけられないことも多いため、なるべくシンプルな作りにしたことがポイントです。

配車管理をkintone化するメリットとは

エフワン流通株式会社さまでは、配送のオーダーをkintoneアプリで自動集約することで、「配車表を作る」という作業の手間がなくなり、担当者はドライバーや車両の割り振りを考えることに集中できるようになりました。

kintoneなら配車情報をカレンダー形式で表示できるため、直感的に分かりやすいこともメリットです。
また、ドライバーへの指示書を紙からタブレットに移行したことで、最新情報を伝えやすくなりました。

kintoneで運送業によくあるお悩みを解決

エフワン流通株式会社さまは、kintoneを活用することで配車管理と指示書共有の効率化に成功されました。

運送業界の企業さまからは、他にも次のようなお悩みがよく聞かれます。

• 最新情報を確認するために、ドライバーは毎回事務所に立ち寄ったり、電話をかけたりしている
• 車検や保険などの車両に関する情報管理がドライバー任せになっている
• 駐車場代やガソリン代などの経費精算を紙で行っていて手間がかかる

こうしたお悩みは、kintoneを導入することで解決が可能です。

コムデックでは、運送業･配送業のお客さまにぴったりの「kintone 運送業 業務改善パッケージ」をご用意しております。

社内にITに詳しい人がいないという企業さまも、親切･丁寧にご説明いたしますのでお気軽にお問い合わせください。

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