課題が多くても大丈夫。整理から一緒に進める伴走支援とは

お話を伺った方：上原様、山川様

情報がバラバラだった頃には戻れません。kintoneで業務が本当に変わりました

事業内容

名古屋市に拠点を置く社会福祉法人ゆめネットは、生活介護や就労支援、放課後デイなどの介護・福祉事業所を運営しています。
現在は名古屋市・あま市・岡崎市・安城市に10以上の拠点を展開。利用者様がその方らしくあること、そして「今日よりほんの少しいい明日」になることを目指して日々サービス提供をおこなっています。

当法人が生まれるきっかけとなった活動の立ち上げからまもなく30年になります。利用者様もご家族も年を重ねていかれる中で私たちはなにができるのか、どうサポートしていくのか…簡単に答えは出ませんが、考え、チャレンジし続けていきたいです。

kintone活用の目的と当時の課題

抱えていた大きな課題は「情報管理体制が整っていないこと」でした。
ひとつの小さな施設からスタートした私たちは、規模が広がっていく中で、さまざまな情報の管理体制を整えきれないまま来てしまったんです。

情報管理に使っていたのは、紙やエクセル、そして初期に導入したいわゆるレガシーシステムです。
情報の分散や重複があったほか、事業所や部署ごとにバラバラのフォーマットで運用されていて、ミスや更新漏れなども起こりがちで…。
レガシーシステムについても、使いづらさと年間50万円を超える運用コストが負担になっていました。

情報集約・一元化、そして誰もが使いやすく業務効率を上げられるような仕組みにできないか…と考えていく中で、理事長がセミナーで耳にしたkintoneなら可能かもしれない、とkintoneの導入を決めた次第です。

kintoneの活用状況を教えてください

kintone導入によって、当初イメージしていたところまでは近づいてきています。

紙やエクセル、レガシーシステムにあった利用者様の情報はkintoneへ集約できました。
必要な情報を見つけやすくなりましたし、アプリ間の連携で更新漏れなども防げています。レガシーシステムが不要になり、運用やコストの負担もゼロになりました。

利用者様への支援の記録に関しては、現場での負担を減らそうと試行錯誤の末、各事業所の支援形態に合わせてアプリを分けて作成したことで記録がしっかりと残せています。この実績情報から請求データの自動出力などもできるようにもなって、業務の平準化や効率化が叶いました。

紙・エクセル・レガシーシステムからkintoneへの載せ替えについての具体的な取り組みは以下の記事をご覧ください
▼kintoneで実現！旧システム脱却のキーとなった介護業の利用者情報管理とは？｜介護業社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

一元化した情報から集計を自動化して現場も管理部も業務軽減できた様子は、こちらの記事にてご紹介中です
▼介護業国保連請求をkintoneで実現！請求データ自動出力｜介護業社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

kintone導入にあたっては、現場でのアナログ管理のメリットもありますし、kintoneをすぐには確認できない環境のスタッフがいることもあって、少し抵抗感もありました。
声を掛け続けることで利用は進んできていますが、エクセルの完全脱却まではあと一歩というところです。

また、社内のコミュニケーションツールとしてLINE WORKSも導入済みで、kintoneとLINE WORKSを連携させています。kintoneに新しく記録が登録された際など必要に応じて、必要なスタッフにLINE WORKSで通知が飛ぶようにすることで、見落とされないようにするための個別連絡が不要になり、キャッチする側も対応漏れがなくなって円滑に業務が進められるようになっています。

kintoneの標準機能ではちょっと不便なところを他ツールとの連携で改善した流れは以下の記事をご覧ください
▼kintoneとLINE WORKSを連携！ほしい通知を逃さずキャッチ｜介護業　社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

無理と言わず、目指します”という姿勢に学ばせてもらっています

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

コムデックさんの伴走支援を受けるようになって、新しい情報をキャッチする機会が増えました。
打ち合わせしかり、コムデックさんの広報誌（Imadoki）しかり、です。
コムデックさん主催のセミナーでは著名な方の登壇もあり、大変興味深く聞かせていただいていますし、さまざまな学びがあってありがたいです。

そして、コムデックさんの伴走支援を通して学んだことに「スタンス」があります。
話の聞き方や対応、そして「無理と言わず、目指します」というあり方が良いなと感じたので、真似させてもらっているんですよ。

担当チームの支援で印象的なのはどんなところでしたか？

（山川さん）
もうお付き合いは7年ほどになりますが、はじめにご担当くださった生田さん（社長）には、お話しするたびにさまざまなトレンドを教えてもらいました。
ChatGPTをはじめて教わったのも生田さんで、そこから自分でも勉強しています。

（上原さん）
西道さんには、プラグインの活用で困っていた時に勉強会をしていただきましたよね！
宿題をもらって、社内で試行錯誤しながら取り組んで、アドバイスをもらって…そういう関わりは新鮮でしたし、とても助かりました。

kintoneのプラグインについて、ゆめネットさんに合わせた内容でおこなった勉強会の様子は以下の記事でご紹介しています
▼実践形式の講習会でkrewDataの使い方をマスター！｜社会福祉法人ゆめネットさまの伴走支援事例

発信力と提案力がすごい。感覚が合うパートナーだと感じています

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

（山川さん）
コムデックさんはとにかく強い発信力が特徴だと思います。
kintoneについて調べると、だいたいコムデックラボが出てくるんですよ。それだけたくさんの実績をお持ちだし、それがコムデックさんへの信頼感にも繋がっています。

コムデックラボや今回のインタビューなどで私たちの取り組みを記事化し発信してくださることも嬉しいです。
自分たちでできれば一番良いんでしょうけど、やはりなかなか難しいので。

（上原さん）
コムデックさんは新しい情報やツールを発信・共有してくださいますよね。
私たちゆめネットも新しいことに取り組むことが大好きですから、感覚が合うし、大変お付き合いしやすいなと感じています。

福祉業界はまだまだ紙書類が多いですし、内容的に業務効率化が難しい部分もたくさんあります。
ITリテラシーが高い環境とも言えません。

そんな中、私たちはコムデックさんと出会えたことで、いろいろな改善が進められていると実感しています。
互いの良いところ、強みの相乗効果が生まれているなぁ、と。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

（山川さん）
コムデックさんは業種や課題に合うパッケージなども用意されていて、kintoneを新たに導入したい、構築したいという企業さんに合うのではないでしょうか。

（上原さん）
私たちのように「課題をたくさん抱えているけれど、どこからどうしてよいかわからない、自社ではなかなか難しい」という企業さんにオススメしたいですね。
私たちはコムデックさんの伴走支援によって、現状や課題の整理をし、ITを活用して解決に向けて進んでくることができましたから。

先述のとおり、新しいことに挑戦していきたい、という企業さんも、きっとコムデックさんと波長が合うと思います。

AI活用や次のチャレンジも、コムデックさんと一緒に描いていきたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

（山川さん）
ここまで、IT活用や業務効率化についてある程度は進めることができました。
スタッフのkinｔoneに関する知識やスキルを社内研修などで向上させ、もっと触ってもらって、kintoneの定着やさらなる活用を推進したいです。

そしてこれから挑戦したいのは、業務へのAI活用です。
例えば、利用者様へのサービス提供記録や計画にAIを掛け合わせて活用できないかな、と。
日々の対応で文章化できるもの・できないものがあり難しい面もあると思いますが、情報とAIの掛け合わせをうまくサービスに反映させていくことで、利用者様やご家族の満足度が高まると考えています。

シフト作成業務にも活用したいですね。勤務時間や連勤など条件が複数あるため難しいのですが、シフトミスは利用者様にもスタッフにも影響が大きいため、うまくやりたいところで。
kintoneでのシフト管理はなかなか実現できていませんが、AIも使って現状を打破したいです。

（上原さん）
法人として一区切りを迎え、次の新たなチャレンジの設定がまだできていません。
もちろん目先の課題や取り組みたいことはありますが、現場や日常業務優先になる中で、長期的な部分はどうしても片手間になりがちです。
次のチャレンジやビジョンについて、コムデックさんから社会のトレンドなどを伺ったり、ヒントをいただいたりしながら考え、設定して、しっかり取り組んでいきたいです。

担当者より

kintone伴走支援を提供し始めたころと比較して、最も市民開発が進んだ企業の一つだと思います。
kintone hive 2023 にも出場されたことは今でも覚えています。

kintone導入において一番の難関といっても過言ではない「現場に使ってもらう」に対して真剣に取り組んでいただいている結果だと思います。
この記事を見ていただいている方の中にも「なかなか現場に定着しなくて…」というお悩みをお持ちの方もいらっしゃると思いますが、ぜひkintone hive 2023の当時の記事をご覧いただき参考にしていただければと思います。