マネーフォワードシリーズの導入で勤怠･給与･会計業務を効率化！｜製茶業 株式会社新生わたらい茶さまの事例

みなさんの企業のバックオフィスでは、どのようなITツールを使っているでしょうか。
中小企業さまの場合、会計ツールは税理士に勧められたもの、給与計算ツールは社労士に勧められたもの……というように、バラバラのツールを使用しているところも多いかと思います。

しかし、異なるツール同士ではデータ連携がしづらかったり、クラウド化が進まなかったりすることがあります。
そこで本記事では、バックオフィスのツールをマネーフォワードシリーズに統一して、業務効率化に成功した株式会社新生わたらい茶さまの事例を紹介します。

クラウド会計ツールの導入支援については、こちらの記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼クラウド会計ソフトの導入支援は利用すべき？サポート内容や料金を解説

税理士や社労士が推奨するツールを使ってきたけど、連携できなくて効率が悪い……

株式会社新生わたらい茶さまは、三重県度会郡でお茶の栽培から加工、販売までを手掛ける企業さまです。
豊かな自然の中で、約40年にわたり農薬や化学肥料を使わないお茶づくりに取り組んでおられます。

株式会社新生わたらい茶さまの従業員はパートを含めて十数名ほどで、給与計算や会計といったバックオフィス業務は一人の担当者が社労士や税理士と連携しながら進めていらっしゃいました。

業務に使うツールは、顧問社労士や税理士がそれぞれ推奨するものを使用しており、会計ツールはJDLの出納帳、勤怠管理ツールはアマノのタイムカード、給与計算ツールはJDL……と、ツールがバラバラの状態でした。
業務によってツールが異なるためデータ連携がしづらく、クラウド化もできていないことに課題を感じていらっしゃった株式会社新生わたらい茶さまでは、顧問税理士の変更に伴って、会計ツールを「マネーフォワードクラウド会計」に切り替えることになりました。

マネーフォワードの利用契約は税理士が進めてくれたのですが、実務面のサポートが十分とは言えず、活用が進んでいない状況だった株式会社新生わたらい茶さま。
導入したツールを使いこなしてバックオフィス業務を効率化したいと考えた株式会社新生わたらい茶さまからコムデックにご相談いただき、「バックオフィス改善サポート」でご支援させていただくことが決まりました。

「バックオフィス改善サポート」サービスページはこちら

まずは状況を整理して、導入するツールを選定

株式会社新生わたらい茶さまがバックオフィスので実現したいことは以下の2つです。

1つめは、マネーフォワードクラウド会計の導入をやりきって、きちんと使いこなせる状態にすること。
そして2つめは、会計だけでなく勤怠や給与計算のツールについても「税理士･社労士に言われたから使う」ではなく、「自社の業務を効率化できるから使う」という視点で、選び直すこと。

バックオフィス業務を効率化する際は、「会計」や「給与計算」のように業務単体で見る前に、全体像を把握することが大切です。
それぞれの業務内容、使用するツール、業務同士の関連性などを可視化すると、分かりやすくなります。

例えば、コムデックのバックオフィス業務を図で表したものがこちらです。

コムデックでは、給与、社保、会計、経費精算などのツールをマネーフォワードシリーズで統一しています。
同じシリーズなら操作がわかりやすく、データ連携もしやすいため、転記や仕訳の手間を省けるのがメリットです。

株式会社新生わたらい茶さまでも同じように状況を整理した結果、次のような状態が理想的という結論になりました。

従来通り、社保手続きは社労士に、年末調整は税理士に委託します。
それ以外の部分の多くは、会計で導入したマネーフォワードを中心として業務を再構築することになりました。

過去のデータや運用方法をふまえて、慎重に切り替え作業を実施

バックオフィス業務の全体像とツール選定ができたら、実際にツールを導入していきます。
まず、会計ツールはすでにマネーフォワードクラウド会計が導入されていましたが、実質放置されている状態でした。

以前使っていたツールからのデータ移行も遅れていて、試算表が半年以上も出せていない状態だったため、まずはこの状態を早急に解決する必要があります。
しかし、会計データの扱いは決算にも影響するため、専門知識が必要です。
そこでコムデックでは、提携税理士を含む専任のチームがデータ移行や各種設定を担当しました。

次に、勤怠ツールもマネーフォワードクラウド勤怠に切り替えます。
マネーフォワードクラウド勤怠を選んだ主な理由は、従業員数がそれほど多くなく(繁忙期に少し増えるだけ)、勤怠のパターンもシンプルだったためです。
打刻機については、専門端末で誤作動やトラブルが少ないピットタッチプロを採用しました。

現行の運用ルールを確認したうえでマネーフォワードクラウド勤怠の設定を行い、さまざまなパターンを想定してテスト打刻をしてもらって勤怠時間が正しく集計できていることを確認してから、本格運用を開始しました。

最後に、給与計算ツールもマネーフォワードクラウド給与に切り替えました。
給与計算は勤怠管理と密接に関係しますが、同じマネーフォワードシリーズなので簡単にデータ連携ができるようになりました。

給与の締日と支払日も変更

今回のバックオフィス業務改善プロジェクトでは、ツールの入れ替えとあわせて、給与の締日･支払日の変更も実施しました。

一般的な企業に多いのは「月末締め→翌月25日払い」のような形です。
銀行へのデータ送信期限は原則3営業日前（全て振込元と同じ銀行であれば1営業日前）なので、例えば4月分の給与なら、4/1～4/30の勤怠をもとに計算して、5/25(支払日)の3営業日前となる5/22までに振込データを送信しなければなりません。

しかし、企業の中には過去の慣習から「末締め→翌月10日払い」や「15日締め→当月25日払い」のように、給与計算に使える期間が短いところも少なくありません。
実際に、株式会社新生わたらい茶さまでも、締日から支払日までのスケジュールがタイトなことが課題となっていました。

これは、ひと昔前までは週休1日制で土曜日も営業していたことや、現金払いで前日までに用意すれば間に合っていたことの名残だと思われます。

企業においては、時代の変化やツールの活用にあわせて、就業規則を見直していくことも大切です。

そこで株式会社新生わたらい茶さまも、今回のツール導入に合わせて締日と支払日の変更を決断されました。
ただ、締日や支払日を変更すると、従業員が給与を手にするタイミングが変わるため、生活にも影響します。

従業員とそのご家族が困ることのないよう、株式会社新生わたらい茶さまでは社労士に相談しながら調整し、無事に変更できました。

バックオフィス改善サポートを利用するメリット

経理や人事などのバックオフィス業務は専門性が高く、属人化しやすいのが特徴です。
また、センシティブな情報を扱うため、問題点や非効率なことがあっても、担当者の力で何とかして乗り切っていたり、慣れてしまっていたりする例も多く見られます。

株式会社新生わたらい茶さまでも、税理士や社労士が勧めるツールを導入してきた結果、自分たちの効率が悪化してしまっていることに気付いていませんでした。
今回、コムデックの「バックオフィス改善サポート」を通して、改めて自分たちの「ありたい姿」を描いたことで、課題が浮き彫りになりました。

顧問の先生方の都合も大切ですが、それ以上に、自分たちの業務効率も大切だと気付けたことがメリットです。

また、ツールの入れ替えに関しても、ITの専門家が伴走したことでスムーズに進行できました。
これは株式会社新生わたらい茶さまに限ったことではありませんが、自社だけで「どのツールを･いつまでに･どうやって導入するのか」を計画するのは簡単ではありません。

自力でマネーフォワードクラウド会計を導入しようとしたときのように、途中で作業が停滞してしまうこともよくあります。
専門家の知識とノウハウを活用することで、適切なツール選びやデータ移行ができるのがメリットと言えるでしょう。

バックオフィス業務の効率化ならコムデックお任せください

株式会社新生わたらい茶さまは、バックオフィス改善サポートによって、ITツールをマネーフォワードシリーズに統一し、業務を効率化することに成功されました。
今後は休暇申請や経費精算、年末調整などにもマネーフォワードを活用し、従業員がスマホで申請できる仕組みも整えたいとのことでした。

コムデックでは、企業さまのバックオフィスの「あるべき姿」を実現する「バックオフィス改善サポート」というサービスを提供しています。
今回のように、会計や勤怠、給与計算に関する業務改善についても、専門知識を持つスタッフが丁寧に対応させていただきます。

「課題はいろいろあるけど、何から手をつけたらいいのか分からない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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