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kintoneで非接触な受注管理を実現|製造・小売・飲食業 株式会社勢乃國屋さまのアプリ開発事例

kintoneで直接注文を受け付ける方法とは?

お客様から電話やFAXで注文を受け付けたら、その注文をどのように管理していますか?
多くの企業さまでは、注文をエクセルに入力したり、紙の台帳に手書きして管理を行っているのではないでしょうか。

そんな受注管理をkintone化し、従来の紙によるアナログな注文受付から、直接オンラインで注文を受け付けるシステムを構築した小売業の企業さまがいらっしゃいます。

非接触かつ蓄積したデータをマーケティングにも活かせるkintone受注管理システム、是非最後までご覧ください!

団体のお土産注文をアナログ管理……非接触な方法に切り替えたい

伊勢神宮内宮に繋がる宇治橋正面にお店を構える株式会社勢乃國屋さま
明治時代に創業し、伊勢神宮へお参りする方々に向けたお餅や最中を製造、販売してきました。

そんな株式会社勢乃國屋さまでは、バスでお越しになる団体のお客様向けに、バス車内限定でお土産の注文を取っていました。
バスの添乗員さんに専用の注文用封筒を配布いただき、注文書と代金を中に入れてもらって回収することで注文を受け付けます。
長らくこの運用を続けていましたが、2020年以降は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、封筒を手渡して回収する方法が難しくなってしまったのです。

なるべく接触機会を減らす必要があるということで、非接触な仕組みで車内販売を行いたいと考えた株式会社勢乃國屋さま。
また、せっかく非接触な受注システムを作るなら、これまで紙でやり取りしていたためデータ化されていなかった注文情報もデータベース化したいという思いがありました。

お客様から直接非接触な形で注文を受け付けながら注文データを蓄積し、今後のマーケティングや製造計画、仕入に活かしていきたいということで、kintoneを使った受注管理システムを構築することになったのです。

受注管理アプリをkintoneで構築!

株式会社勢乃國屋さまでは、数年前からkintone(キントーン)活用を進め、社内の様々な業務管理をkintone化してきました。

最近では、自社で製造しているお餅の原材料在庫管理をkintone化。
製造実績に合わせて自動で在庫が引き落とされるようになり、目視で在庫量を確認しなくても発注が可能になりました。

製造の在庫管理をkintone化した事例はこちら!
▼在庫管理をkintone化!業務効率化の鍵は徹底的な「見える化」にあった

そんなkintoneを、今回非接触化したい車内販売の受注管理でも利用できないかと考えた株式会社勢乃國屋さま。
確かに、受注管理自体をkintoneで行うことは難しくありません。

kintoneで受発注管理システムを作るときのポイントはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼【脱紙・エクセル】kintoneでの受発注管理システムの作り方を解説!

しかし、今回株式会社勢乃國屋さまが目指すのは「非接触な受注管理システム」
受注管理をkintone化しただけでは、お客様からの注文は従来通り紙で受け付けし、誰かがkintoneに入力しなくはなりません。

そこで着目したのが、お食事の予約受付システムに活用したフォームブリッジでした。

注文はお客様のスマホから!フォームブリッジで非接触な受注システムへ

株式会社勢乃國屋さまでは、自社のホームページからお食事の予約を受け付けるためにフォームブリッジを活用していました。
フォームブリッジとは、kintoneと連携した問い合わせフォームなどを作ることができる外部連携サービスです。

フォームブリッジとは

WEBフォームとkintoneを紐づけられる外部連携サービス。
フォームブリッジで作成したアンケートフォームの回答はkintoneアプリに自動保存される。

お食事のご予約受付にフォームブリッジを活用した事例はこちら!
▼kintoneで予約管理!フォームブリッジでオンライン予約受付システムを構築

このフォームブリッジを使って、お客様個人のスマホやタブレットから注文を受け付けられるようにした画面がこちら!

コムデック 勢乃國屋 kintone 車内販売

入力いただいたデータはそのままkintoneに保存され、受注データとして蓄積されていきます。
また、受注データが自動保存されるだけでなく、そのレコード内で「商品の準備ができたか」「受け渡しが完了したか」というステータスまで管理可能です。

コムデック 勢乃國屋 kintone 車内販売

月別や日別で商品別の受注数や金額を自動集計することもでき、今後のデータ活用を進める土台が整いました。

受注管理をkintone化するメリット・デメリットとは?

kintoneとフォームブリッジで、お客様自身のスマホから注文を受け付けできる仕組みを構築した株式会社勢乃國屋さま。
受注管理システムを導入したメリットとデメリットをまとめました。

メリット デメリット
・封筒のやり取りが無いため、接触回数を減らすことができる
・団体ツアーの添乗員の方の業務負担軽減
・自動登録された受注データ内でステータスも管理できる
・自動的にデータが蓄積され、集計も行える
・特にご年齢層の高いお客様にとってはスマホでの注文は難しい

自社の業務が効率化しただけではなく、団体ツアーの添乗員さんの手間も省くことができるのは互いに良い効果が出ていると言えます。
スマホを使い慣れていない方の場合には、フォームブリッジからご注文いただくのが難しいというケースももちろんありますが、その場合にはこれまでの紙での運用も併用しているとのことです。

無理に一斉に切り替えるのではなく、できるところから効率化を進めていくこともkintone化の過程では重要となります。

受注のデータ化を「データから次の手を考える」一歩へ

株式会社勢乃國屋さまでは、受注管理のkintone化により非接触な注文を行えるようになっただけではなく、注文データのデータベース化も実現できました。
「非接触な注文システム」と聞くと高額な専用システムを思い浮かべてしまうかもしれませんが、普段使っているkintoneに少し工夫をすることで、外部からも情報を登録できる仕組みを作ることが可能です。

今後は、蓄積されたデータを自動集計し、仕入やマーケティングに活かしていきたいとのことです。

これまでは紙のまま管理されており、データ化には至っていなかったお客様の注文データですが、それがkintoneに登録されることで見える化し、次の一手を検討する材料にもなります。

紙やFAXで注文を受け付けている企業さまは、株式会社勢乃國屋さまのように受注管理のkintone化とフォームブリッジの活用を検討されてみてはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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