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電子契約NINJASIGNで契約書業務を楽にする3つのポイント

リモートワークの広がりとともに「印鑑レス」の必要性が浮き彫りとなり、印鑑レスを実現する方法として「電子契約」に注目が集まっています。
今回は、そんな電子契約ツールのひとつ、NINJASIGNを使って契約書の作成・管理業務を効率化させるポイントをご紹介します!

電子契約を活用するメリットとは?

電子契約のメリットとしては、以下の3つを挙げることができます。
  1. 作業時間の削減
  2. 手間の削減
  3. コストの削減
紙で契約を交わすと、契約書を作成後に押印し相手企業へ送付、記入後返送して頂いた後、必要に応じてデータスキャンをしてからファイルへ保管する…
という工程が契約ごとに発生し、契約数が増えればその分作業もコストもどんどん増えていきます。

そこで電子契約を活用すると、押印や郵送といった作業がなくなり、収入印紙や郵送時の切手も不要になるためコスト削減にもつながります!

電子契約(電子署名)とはそもそも何なのか?活用すべき理由を解説した記事はこちら!

▼紙の契約書から脱却し、電子署名を導入するべき3つの理由

NINJASIGNとは?

NINJASIGN(ニンジャサイン)は、契約書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをこれ1つでオンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービスです。

NINJASIGNによる電子署名が為された契約書は時刻認証事業者(TSA)によるタイムスタンプが付与されるため、文書作成時刻の信頼性が保証されています。
また、すべての通信と契約に関するデータを暗号化しており、なりすましや第三者による復号を未然に防いでくれるのでセキュリティ面もばっちり。

一般的な契約書(秘密保持契約予や業務委託契約書、請負契約書)の他、雇用契約書等の人事労務関連の契約書、発注書や売買契約書といった商取引関連、土地売買契約書、建物賃貸借契約書といった不動産関連の契約書等々…紙であれば印紙代がかさむ書類も電子化が可能です。

NINJASIGNで契約書作成業務が楽になる3つのポイント

1.契約書を簡単に作れる!

テンプレートを登録しておけば、契約書や申込書を簡単に作成できます。
使用するテンプレートを選択し、あとは必要項目を入力するだけでOK!ここで入力する項目は、あらかじめテンプレート作成時に書類に合わせて指定することができます。

2.契約書を簡単に送れる!

必要項目を入力した後は、宛先とメッセージを入力してそのままデータを送信できます。
相手方に必要項目を入力して頂き返送されてきたら、締結完了!押印や郵送の手間が省け、データ送信したその日のうちに締結完了することも可能です。

3.契約書を簡単に管理できる!

締結後の契約書はフォルダ分けで見やすく管理することができます。
紙ベースでの管理だと探すのが大変だった契約書も、データで管理しておけばすぐに見つけ出すことが可能です。

プランにより、アカウントに応じて閲覧の権限を制限することもできます。

テンプレートはワードから!スペースも自動で調整

スムーズに契約書を作成・送付するためには、まず契約書のテンプレート作成が不可欠です。

NINJASIGNでは、他の電子契約サービスでも対応しているPDFからのテンプレート作成だけではなく、ワードからもテンプレートを作成することができます。
Googleドキュメント(旧サービス名:GoogleDocs)と連携しているため、必要に応じてそのまま中身を編集したり、入力内容に合わせて幅を自動調整してくれたりと、かなり柔軟に設定することができます。

ファイルを読み込んだら、後は契約書に合わせて「自分の入力項目」と「相手の入力項目」でそれぞれ必要な項目をあてはめ、押印個所を設定すればテンプレートの完成です!

契約を電子化することでビジネススピードがアップ

ここまで、テンプレートに沿って誰でも手早く契約書が作成できること、郵送等といった手間がいらないこと、クラウドツールのため、契約書受領後の管理が簡単であること、さらには電子契約のため印紙が不要であること等、様々なメリットをお伝えしてきました。

自社内だけではなく、受け取るお客様側から見ても「場所を問わずすぐに内容を確認、署名ができる」ことは大きなメリットです。

お客様に素早く確認いただくことで、お客様側の意思決定のスピードが上がります。
実際にコムデックから電子契約書をお送りしたときにはわずか数分でご署名いただくこともあり、その後の社内の事務処理・意思決定もスピーディに進めることができるのです。

もし御社が紙の契約書を使っているのであれば、まずは一部、電子化してみませんか?

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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