Imadoki 2023年4月号が発行されました

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コムデック休日カレンダー変更について＋東京マラソン

初のフルマラソン・チャレンジとして「東京マラソン（42.195km）」を、4時間44分で完走してきました！
新宿、秋葉原、日本橋、浅草はスカイツリー、最後に東京タワーと東京の街を堪能できる「東京マラソン」は、約38,000人（海外からツアーで参加の方も約10,000人）が参加するランナーの祭典であり、国際色豊かな楽しい大会でした。

マラソンは誰もができるスポーツですが、お誘いすると「絶対無理!!」とお断りされることがほとんどです。
私も40才で走り始めるまでは「絶対無理!!」と断固拒否していたのですが、私なりにマラソンを続けるコツがみつかって、何とか10年間走り続けてきました。

私なりの続けるコツは、練習よりも先ず大会にエントリーし、お金を払い、宿を確保することです。
目標を定め、練習し、結果を出すのは、スポーツだけでなく、企業活動や社会人のあるべき姿として当たり前な話ではあるのですが、結果にコミットし逃げられなくする姿勢が継続するのにとても大切でした。

コムデックでは、4月以降の新カレンダーにおいて土日、祝日を完全にお休みにさせていただき、年間休日120日を目指すことに致しました（今年は惜しくも119日）。
単純に考えれば休日増＝コスト増になるのですが、目標としていた生産性改善が達成されたことによる結果としての休日増であり、社員が勝ち得た休日増となります。

という話を、先輩経営者の方にしていたら、トライアスロン（水泳1.5km・自転車40km・ラン10km）お誘いされてしまいました(^^;
しかし私の答えは「絶対無理!!」、人にはそれぞれの限界がありますのでご勘弁ください～(笑)

取締役会長　樋口雅寿

クラウド活用お客様インタビュー　バックオフィスを一気に改革！ペーパーレスな勤怠管理・給与計算・年末調整を実現

ここ最近kintoneを導入されたお客様のインタビューが続いていましたが、今回のお客様インタビューはKING OF TIMEやマネーフォワードを導入された三洋自動車株式会社様がご登場です！
三重県内に4つの店舗を持つBMWとMINIの正規ディーラーである三洋自動車様は、2021年度のIT導入補助金を活用してバックオフィス業務の効率化に取り組まれました。
実質的に「一人経理担当」状態だったという常務の山本様にお時間をいただき、導入時のお話や効果をお伺いしてきました。導入後のリアルな実態を聞ける貴重な機会となっていますので、是非ご覧ください！

脱タイムカードで集計時間削減！新たな担当者も活躍

コムデック：まずは一番最初に導入された勤怠管理について伺っていきたいと思います。KING OF TIME導入前はタイムカードをご利用いただいていましたが、集計にどれくらいの時間をかけていたか教えていただけますか？

三洋自動車　山本様：集計にはだいたい3日くらいかかっていたと思いますが、KING OF TIME導入後はそれが1日に縮みました。従業員の皆さんに打刻を始めてもらってから1年くらい経ちますが、打刻漏れや申請・承認漏れなんかはまだ多いですね。

コムデック：集計はKING OF TIMEで自動化されましたが、やはりエラーはゼロにはなりませんよね……そこはまだ改善の余地がある、と。

山本様：そうですね。それでも、KING OF TIMEなら漏れやエラーが起きたその日にわかるので、締め日後にまとめてチェックして直して……という従来のやり方に比べるとかなり楽になりました。もうタイムカードには戻りたくないですね（笑）

コムデック：インタビュー向きのコメントをありがとうございます！（笑）それらの勤怠のチェックは山本様が実施されているのでしょうか？

山本様：私ではなく、導入準備の段階から新しい担当者メインでやってもらっています。時間はかかりましたがその分KING OF TIMEの導入を通してすごく成長してくれて、今ではちゃんと勤怠管理を自走できていますね。

山本様：あとKING OF TIMEを入れてしっかり管理できるようになったな、と感じたのは遅刻早退と残業ですね。

コムデック：打刻を元にきっちり算出されるようになった、と言うことでしょうか？

山本様：遅刻早退はそうですね。これまで遅刻早退については各店舗の管理者の裁量と言うか……わりと管理がルーズだったんです。それがKING OF TIMEなら登録されたスケジュールを元に自動的に1分単位で自動算出できるので、従業員の意識も変わりますよね。逆に残業については申請制にすることで「どんな業務で残業したのか」を把握できるようになりました。

コムデック：日々の労働時間の管理がかなりスムーズに回り始めているということですね。その他に、KING OF TIMEを導入したことで便利になった点などはありますか？

山本様：毎日、毎月の労働時間の管理以外の面で言うと、これから休暇の管理はかなり効率化されていくんじゃないかなと思っています。

コムデック：休暇と言うと、有給休暇の管理でしょうか？

山本様：有給休暇と、あともう一つ、当社は毎月1日個人が自由に設定できる「個人休」があるんですが、その取得の管理もKING OF TIMEでやっています。100人以上の従業員がいるので、その休暇管理をするのはなかなか大変で……KING OF TIMEでは画面上でだれがいつ休むかパッとわかるので、そこもありがたいですね。

給与計算は人に任せにくい……一人経理でもスムーズに！

コムデック：続いて、マネーフォワードクラウド給与について伺っていきます！まず簡潔に、マネーフォワードクラウド給与を導入された感想をお聞かせください。

山本様：『最高』の一言ですね。給与計算って他の従業員には任せにくい業務になるので、どうしても自分が手を動かすしかないじゃないですか。だから余計にマネーフォワードクラウド給与で楽になったと感じましたね。

コムデック：確かに、センシティブな情報になるのでおいそれと引継ぎはできないですよね。

山本様：インセンティブ等、勤怠からだけでは取れない情報も多いので手入力が必要な部分は残りますが、従来の「勤怠を取り込んで、修正して、送金して、給与明細を印刷して、配布して……」という業務フローから比べるとかなり簡略化されたと思います。こちらも絶対元の給与計算には戻りたくない、というよりももう戻れないですね。

コムデック：毎月変動する手当は確かに自動化は難しいところですね。

山本様：ただ、クラウド化でどこでも給与計算ができるようになったので、例えば私が海外出張に行っても社内業務が滞ることが無いというのは安心です。

コムデック：確かに、物理的に紙を印刷する工程が要らないから、給与計算の時期は出張を避けないと……とかを考えなくてよくなりますね。

山本様：あとは、給与明細をWEB化できたことで、従業員目線でも「うちの会社はちゃんとITに対応している」と思ってくれている……といいんですけれど(笑)　欲を言うときりがありませんが、本当は人事管理もマネフォワードでやりたいんですけどね……マネーフォワードクラウド人事労務はやっぱりまだ機能が不十分ということで、現状はSmartHRを入れています。

コムデック：そこは弊社も一緒です(笑)入社の時の必要情報収集とかはSmartHRでやってますね。

山本様：当社の場合は、社長が「従業員の顔と名前を把握できるようなツールがないか」という要望もあって、タレントマネジメント的な使い方を主にしています。

コムデック：マネーフォワードクラウド人事労務の今後に期待ですね(笑)　でも、自社の課題に対して「デジタルで解決策を探す」ようになったことがDXの第一歩なので、それ自体はとても良いことだと思います！

年末調整はスマホで完結！2年目はさらに手間レスへ

コムデック：マネーフォワードクラウド給与に続いて、2022年末には年末調整もマネーフォワードクラウドで実施いただきました。昨年までは紙を配って年末調整をされていたと思いますが、切り替えてみていかがでしたか？

山本様：実は、先ほど話にも出たSmartHRさんでも年末調整ができるということで、どちらで実施するか迷ったんですが……結果的にはマネーフォワードクラウド年末調整で実施して良かったです。

コムデック：マネーフォワードクラウド給与が持っているデータをそのまま使えるので、確かにそこはマネーフォワードの方がスムーズかもしれません。従業員さんの反応はどうだったのでしょうか？

山本様：従業員一人一人が自分のスマートフォンで年末調整をする、というのは私の中でかなり大きなチャレンジだったんですが、やってみたら意外と皆さんはスムーズに対応してくれました。

コムデック：従業員さんが優秀ですね……！協力的で素晴らしい！

山本様：もちろん、入力された内容をチェックするのは以前と変わらず必要ですが、写真が添付されているから「記入された文字が読み取れない」とかは無くなったので助かりました。
あと、これまでは全ての資料をプリントアウトして保管していたのがデータ化されたのもうれしいポイントです。

コムデック：従業員さん目線のメリットで言うと、来年は「今年の年末調整で入力した内容」をワンクリックでコピーできるので、もっと楽になると思います！

インボイスに電子帳簿保存法、バックオフィスの業務改善はまだまだこれから！

コムデック：今後のIT活用の展望を教えてください！

山本様：バックオフィスの面で言うと、給与や年末調整はクラウド化してペーパーレスになりましたが、会計とは連動できていないのが課題ですね。ただ、会計についてはメーカー側のシステムとの連携もあるのでなかなか変えにくくて……あとは、インボイスや電子帳簿保存法にも対応していかないといけませんね。

コムデック：制度への対応も含めて、業務改善に終わりはないですね……！それでは最後に、どんな会社さんにKING OF TIMEやマネーフォワードをお勧めしたいか教えてください。

山本様：当社のような「一人経理」の中小企業さんに是非お勧めしたいです。当社の場合には一斉に導入をしましたが、これは従業員の協力ありきなので、余裕があるのならまずは一部署とか一店舗とか小規模に初めて、「その方法が当たり前」な風土をじわじわと浸透させていく方法が良いのかもしれません。

コムデック：具体的なアドバイス、是非皆さんも参考にしてみてください。三洋自動車様、貴重なお話をありがとうございました！

後半年！　インボイス制度対応準備できますか？

今年の10月からスタートするインボイス制度ですが、正直まだ何をしたらいいかよくわからないという方も多いのではないでしょうか？
制度そのものについては、わかりやすく解説しているYoutube動画の本がたくさん出ていますので、ご覧いただければ理解いただけますが、我々中小企業は一体何をすべきなのでしょうか？

以下に最低限抑えていただきたい3つのポイントに絞って、インボイス制度への現時点の対応を解説します！

Point① 9月までに、適格請求書発行事業者の登録申請！

申請率が悪かったためか、3月末だった申請期限は、9月まで延長されました。
法人番号の頭にTがつくだけですが、税務署への申請が必要ですのでご注意ください。

Point② インボイス要件に対応した請求書・レシート・領収書を発行できるか確認！

サポート期限が終了している、古い販売管理システムを利用していませんか？
インボイス制度の目玉と云える適格請求書の発行には、制度に対応した新しいプログラムが必須となります。
また請求書以外のレシートや領収書の対応も必要ですので、必ず経営者自ら確認を行ってください。

Point③ 免税事業者(個人)との取引方針を決めよう！

インボイス制度最大の争点となっている益税問題を抱える免税事業者（売上高1000万以下の事業者）との取引方針は決まっていますか？
インボイス制度がはじまる2023年10月以降について、免税事業者から受け取った請求書の消費税を自社が納税する消費税から控除できなくなります＝『自社が納める消費税が増えます。』
中小企業にとってベストなのは「免税事業者に適格事業者になってもらう」ことなのですが、免税事業者にとってのベストは「免税事業者のままで、取引の金額もそのまま」であることですから、利害が一致しません。
非常にナイーブな問題となりますので、自社の方針を決めた上で、免税事業者と話し合う必要があります。
※経過措置による2割負担の3年間は見過ごせても、以降は5割負担となるため絶対対応が必要です。

働き方改革法と同じく、業務における影響範囲が広いため、経理担当者まかせではなく、経営者もしっかり制度を理解してインボイス対応を行う必要があります。
IT導入補助金2023を使った対策も可能ですので、お困りの際は弊社までご相談ください。

在宅ワーク環境拝見！　Vol.4　平石理子さん

コムデック社員の在宅ワーク環境紹介、第四段は総務の平石さんです。
実はコムデックで一番最初にリモートワークを始めた平石さんの在宅ワークスペース、拝見します！

2階の一部屋を使用してリモートワークを行っております。
パソコン＋モニター2台のおかげで、出社時と変わらない環境で業務を行うことができています。

小さいほうのモニターに合うスタンドがなかなか見つからず、最終的にはオーダーメイド…もとい夫のDIYでピッタリサイズで作ってもらいました。
モニターを置けるだけでなく、請求書処理などで使用するスキャナーも下に収納できる親切設計でデスク周りが非常にすっきりできたので感謝です。

デスクの空きスペースを活用し、登園前や降園後に息子が“くもん”の宿題をできるようにしています。
並んで仕事＆勉強をするのが意外と楽しく（私だけ？）、お気に入りの時間です。

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