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kintoneで日報管理・集計作業を効率化!アカウントをもたない社員の日報提出も可能に|通信人材業 LIVE株式会社さまのアプリ開発事例

kintoneアカウントのない従業員に日報を提出してもらう方法とは!?

kintoneはさまざまな業務改善を実現できるITツールで、近年知名度も上昇しているため既に導入している、あるいは導入を検討されているという企業さまも多いのではないでしょうか?

決まったアプリの形があるわけではなく、自社の業務に合わせて自由にアプリを作ることができるkintoneですが、その分一人当たりのライセンス料は少し高め。
もちろんフル活用するならむしろ割安な金額ですが、「kintoneは導入しているが、全員がアカウントをもっているわけではない」という企業さまも多くいらっしゃいます。

kintoneはアカウント保有者のみがログインやデータ登録、情報の閲覧などができます。
そのため、ひとつのアカウントを複数人で共有したり、やむなく一部の業務はkintone化を諦めたり、社内全体でkintoneを使えていない企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

今回ご紹介する通信人材業の企業さまでも、全社員がkintoneアカウントを持っているわけではありませんでした。
そのため、多くの従業員が関わる日報はkintone化出来ておらず集計作業に時間がかかっている状態だったのです。

そんな時、各種プラグイン・連携サービスを使えば、kintoneアカウントをもたない社員がいる場合でも社内データの一元管理が可能です。
「一部社員だけしかkintoneアカウントをもっておらず、kintoneの活用シーンが限定されている」とお悩みの企業さまは、ぜひ最後までご覧ください。

kintoneアカウントをもっているのは一部社員のみ…日報提出や集計作業に手間がかかる!

LIVE株式会社さまは、愛知県名古屋市に本社を構える通信人材業の企業さまです。
大手キャリアグループの商材を軸に、営業支援コンサルティング事業や通信業界に特化した人材派遣業などを展開しておられます。

LIVE株式会社さまでは、以前より「kintone(キントーン)」を導入しておられました。
とはいえ、kintoneのアカウントを全員がもっているわけではなく、管理者や本社スタッフを中心にkintoneを活用している状況だったため、現場スタッフが提出する日報はkintone化できていませんでした。

このように、「kintoneを導入しているものの、アカウントをもっているのは一部社員のみ」という企業さまは多くいらっしゃいます。
「一部機能だけを使ってもらうには1アカウントの費用が高い」「現場レベルになるとkintoneを使うのが難しいためあえてkintone化していない」など、企業さまの事情はさまざまです。

LIVE株式会社さまではkintoneアカウントをもたない現場スタッフはGoogleフォームに成約数や金額などを入力することで日報としていました。

Googleフォームに入力された情報はGoogleスプレッドシートに自動で連携されるため、管理者はGoogleスプレッドシートに表示される日報データの一覧を別途集計し、関係者へ集計後のスプレッドシートを共有する…といった流れで日報管理を行います。

コムデック kintone 日報 集計 事例 カスタマイズ プラグイン 作り方

LIVE株式会社さまでは店舗スタッフごとに「どのような契約がどれだけ成約になったのか」という内容を集計しており、この集計結果をもとに定量的にスタッフの評価に結びつけていました。
ポイントを月別で合算して合計の達成率を予実で管理したりエリアや店舗ごとで達成基準が異なったりするなど、複雑な集計も必要です。

コムデック kintone 日報 集計 事例 カスタマイズ プラグイン 作り方

日報は毎日提出されるため、都度生じる集計作業には大きな手間と時間がかかっていました。
週1回ほどのペースで実施してはいたものの、担当者の作業負担は膨大です。

「日報管理や集計作業にかかる時間や手間を削減したい」と考えたLIVE株式会社さま。
集計を自動化出来れば、従業員別の目標達成状況等をリアルタイムで把握することもできます。
そこで、これまでkintone化してこなかった日報管理ですが、kintoneを活用して日報管理や集計作業を簡略化できる仕様構築を目指すプロジェクトがスタートしました。

kintone×フォームブリッジでアカウントをもたない社員の日報登録が可能に!

日報を直接kintoneに登録してもらえれば、kintoneの中で自動的に集計することが可能です。
しかし、LIVE株式会社さまの場合にはkintoneのアカウントをもっているのが一部社員のみのため、日報のkintone化は難しい状態。
そこでLIVE株式会社さまが活用することにしたのが、「フォームブリッジ」でした。

フォームブリッジとは、簡単にWEBフォームを作成できるkintoneの連携サービスです。
通常、kintoneへのデータ登録や情報の閲覧ができるのはアカウント保有者のみですが、フォームブリッジを使えばアカウントをもたない社員、もっと言えば外部の方でもkintoneにデータを登録できます。

LIVE株式会社さまでは、以前より日報をGoogleフォームで提出していたため「日報データをシステムに入力する」という作業は浸透しています。
そのため、入力先をGoogleフォームからフォームブリッジのWEBフォームに変更すれば、スムーズに移行できると考えたのです。

フォームブリッジから日報を登録してもらえれば、kintoneアプリに毎日全員の日報が入ってくるようになるためkintone上で分析やデータの共有が可能となり、転記や集計と言った作業の大幅な効率化が見込めます。

プラグインで自動集計と社内状況の見える化も実現

フォームブリッジの導入で、現場スタッフの日報をkintoneに登録することができたLIVE株式会社さま。
「集計に時間と手間がかかる」「最新情報を見える化したい」という課題については、「krewData(クルーデータ)」を活用して自動化していきます。

krewDataは、複数アプリ間を跨いだ集計が可能なkintoneのプラグインです。
毎日1回の「スケジュール実行」を設定することで、日報データをもとに自動集計ができるようになります。

フォームブリッジからkintoneに登録された日報データを集計して、結果をデータ出力用のアプリへ登録するため、自動的に集計結果が毎日最新化される仕組みです。
個人別達成率の予実も、krewDataを使うことで集計が容易になりました。

さらに、LIVE株式会社さまでは「krewDashboard(クルーダッシュボード)」を使うことで集計結果を見やすい表にしました。
krewDashboardもkintoneのプラグインの1つで、各アプリのデータを1画面でダッシュボード化できます。

コムデック kintone 日報 集計 事例 カスタマイズ プラグイン 作り方

分析や評価に必要な情報をひと目かつリアルタイムで把握・共有ができる他、抽出する期間を切り替えたり、ワンクリックで分類を絞ったりできるので、さまざまな切り口で分析できます。

スプレッドシートを共有しなくても、kintoneを見れば最新情報がわかる仕組みを構築できました。

kintoneで日報管理・集計を実施するメリット

kintoneで日報管理・集計を実施するメリットは、集計作業を簡略化できることです。

krewDataを使えば複数アプリ間を跨いだデータの自動集計が可能になり、krewDashboardを活用すれば社内状況の見える化も実現できます。

また、フォームブリッジを使えばkintoneアカウントをもたない社員でもkintoneにデータを登録できるので、スプレッドシートやエクセルなどに転記したり、別途集計したりする必要はありません。

従業員が日々入力する日報の集計をkintone化すれば、日報の集計コストが下がるほか、毎日最新の集計状況も確認できるようになります。
実際に、LIVE株式会社さまでは集計にかかる時間が月2時間程度に削減されました。
krewDataの集計フローを毎日実行することで、最新の情報が把握できるようになり、意思決定のスピードアップという効果も出ています。

コムデック kintone 日報 集計 事例 カスタマイズ プラグイン 作り方

kintone×プラグインで日報管理・集計作業を効率化しよう

kintoneは連携サービスやプラグインで柔軟なカスタマイズが可能です。
フォームブリッジやkrewDataを活用すれば、日報管理や集計作業を効率化できます。

LIVE株式会社さまでは、今回のkintoneカスタマイズで日報のポイント集計ができるようになりました。
今後は、さらに売上や原価も含めた生産性の測定に向けて集計の自動化を進めていく予定です。

「kintoneは導入しているが、一部のアカウント保有者だけが使用しており、活用シーンが限定されている」「別途エクセルを作成して集計して…といった作業を削減したい」とお悩みの企業さま、ぜひkintoneのカスタマイズをご検討ください!

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この記事を書いた人

前村 拓哉

DX化の伝道師

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone AppDesignSpecialist」「Kaizen Management Expert」を取得しています。 Youtube「kintone芸人」では、実際の事例をわかりやすく説明したり、DX化を進めていく上で大事なことを提言しています!

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