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kintoneと販売管理システムを連携!使いやすさと便利さを両立

kintone×販売管理 おすすめの売上管理方法とは?
kintoneで販売管理や売上管理を実現したいとお考えの企業様、ちょっと待ってください!

kintoneは「集計・分析・データ管理」は得意ですが、「ルックアップ以外のアプリをまたいだデータ活用・印刷」等はあまり得意ではありません。

今回は、kintoneで販売管理はできるのか?という点から、おすすめの販売管理方法まで、詳しく解説します!

この記事でわかること
  • kintoneで販売管理はできるのか
  • kintoneと販売管理システムを連携させるメリット
こんな人に向いている記事です
  • kintoneで販売管理はできるのか知りたい
  • 見積~入金の消込までやりたい
  • kintoneで売り上げを管理したい
  • 販売管理システムとkintoneを連携させたい

kintoneで販売管理は実現できるのか?

まず結論から申し上げますと、kintoneで販売管理を行うことは「標準機能では不可能」だとコムデックは考えています。

先ほどお伝えした通り、kintoneは「ルックアップ以外のアプリをまたいだデータ活用・印刷」はあまり得意ではありません。

集計が簡単にできるから、販売管理も簡単にできるだろう……とお考えかもしれませんが、実は「販売管理」と一口に言ってもその機能は多岐にわたります。

一般的な販売管理に備わっている機能のうち、kintoneの標準機能で実現できる部分・難しい部分をまとめました!

標準機能でできる部分
標準機能では難しい部分
  • 商品のマスタ化
  • 取引先のマスタ化
  • 見積の作成
  • 見積の承認
  • 売上の登録
  • 取引先ごとの売上額の集計
    ※売上日の期間を指定して集計は可能
  • 締め処理(個別の伝票にチェックを入れる)後の編集不可
  • 売上や利益の集計(グラフ化)
  • 締め処理:個別の売上を締日で取りまとめて合算し、合算結果を別アプリに展開
  • 請求書のフォーマットに合わせた印刷
  • 取りまとめた金額に対する入金の消込
  • 未入金分の繰り越し
  • 商品の販売に連動した在庫の変動

kintoneが業務の主軸になってくると、「販売管理や請求業務もkintoneに集約したい……!」と思われるかもしれませんが、実は販売管理の要とも言える締め処理(合計請求書の作成)や未入金分を繰り越して翌月の請求書に反映すること、そして所定のフォーマットでの印刷がkitnoneの標準機能では難しいのです。

標準機能をひとつひとつ解決してくれるプラグインを組み合わせたり、販売管理専用のプラグインを使うことで締め処理や請求書作成もできるようになりますが、項目数が多く複雑な見積書、請求書等、kintoneでの作成に向かないケースもあります。
加えて、入力はkintoneの機能に依存するため、「かゆいところに手が届かない」そんな状態に陥ってしまうことも珍しくありません。

kintoneで難しいなら…販売管理システム連携で売上管理を実現

標準機能では販売管理の実現は難しく、またkintoneで実装しても使い勝手が悪い、簡単なものにしか対応ができなければ意味がない……

そこで、コムデックがお勧めしているのは「販売管理専門のシステムとkintoneを連携させること」です。

販売管理システムであれば、仕入や在庫管理にはじまり、見積作成や承認、売上伝票の作成はもちろん、kintoneの標準機能では難しかった請求書の作成・印刷・締め処理による「合計請求書」の発行から入金の消込、未入金の繰り越しまで、一貫して行うことができます。
ただ機能としてできるだけではなく、「販売管理を行うのに最適な形での作成・入力」ができるため、kintoneの仕様に沿った入力が面倒くさい……ということもありません。

しかし、その一方で、販売管理システム内で売上データ分析を行ったり、柔軟に分析項目を変更したりすることは困難です。

分析を行いたければ、集計されたデータをCSVで取り出して、都度グラフ化する等の手間が必要になります。

そんな時には、販売管理に特化した販売管理システムと、「集計・分析・データ管理」が得意なkintoneを連携させることで、販売管理システムに蓄積したデータを活用することができます!

kintoneと販売管理システムを連携させるメリットとは?

販売管理システムの情報をリアルタイムでkintoneに連携させ、kintone上で集計や分析を行える販売生産管理 × kintone連携システムを導入することで、販売管理システムの使いやすさはそのままに、販売に関するデータがkintoneに一元化されます。

自動で連携されるため、分析のために情報を取り出したり、手動で転記をする必要はありません。

販売生産管理システムとkintoneを連携させることでできるようになること
  • グラフで可視化
  • 変化の見える化
  • 様々な視点(部門、商品、特定顧客の)での分析、集計がパッとできるようになった
  • 販売管理に登録されている情報をkintoneに自動で転記するため、漏れがない
  • 基幹システムに通知機能を持たせるのは大変だが、kintoneにアラート通知をしてもらえるように(契約の更新時期や入金期日)
  • システム操作ログの取得
  • 販売管理システムを開かなくても売上管理ができる
  • kintoneのトップページなどで日常的に目にすることで意識が上がる

kintoneと販売管理を連携させている事例をご紹介

では、実際に販売管理システムとkintoneを連携させている会社さまがどのように活用していらっしゃるかを見ていきましょう!

三重県伊勢市で電気工事業を営む株式会社アイフク・テックさまでは、もともとエクセルで各自が見積書を作成しており、フォーマットもバラバラで「誰がいつどんな見積書を作成したのか」が取りまとめられない状況でした。

元々kintoneを活用して業務改善を進めておられた株式会社アイフク・テックさまですが、kintoneの入力方法や見え方等から、工事に関わる細かい見積書をkintone上で作成することは難しいと判断し、販売管理システムを導入することで会社として見積の情報を集約

決まった形で出力されるだけでなく、過去の似た見積を参照して効率的に見積書を作れるようになりました。

さらにその情報を販売生産管理 × kintone連携システムでkintoneに自動連係し、kintone内の日報から工数を参照する等複数のアプリを組み合わせ、案件ごとの予算と実績の比較に活用されています。

▼【kintone活用事例】予実管理もスムーズに!|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの事例-後編

工事原価が見える化するまでの軌跡 社員の意識を変える秘訣 kintoneで行う予実管理

また、見積の情報がkintoneに自動連係されることで、これまでは社内にいないと承認できなかった見積を社外からもすぐに確認できるようになりました。

それまでのエクセルの見積書では、「プリントアウトした見積書を上長に見てもらう」「印鑑で承認を貰う」という流れが基本になり、上長が社外にいるときには「エクセルをメールで添付して上長に見てもらう」「電話で修正点を指摘してもらい、また直して送る」と、さらに手間がかかっている状態でした。

販売管理システムそのものでも見積の承認依頼は可能ですが、販売管理システムはあくまでパソコンで使うことを想定しています。

kintoneであれば、標準機能のプロセス管理機能(ワークフロー)を使って、スマホからでも内容を確認・承認可能となります。
連携にも一工夫し、販売管理システムで見積を作った際、わざわざkintoneを開かなくても、販売管理システム側からkintone上の承認依頼ができるように設定。

販売管理のポイントは、「kintoneだけ」にこだわらない

今回は、kintoneで販売管理を行おうとしたときにできること・できないことをメインに、販売管理システムの使いやすさを維持しながらkintoneに情報を一元化できる販売生産管理×kintone連携システムをご紹介しました!

kintoneは様々な業務に適応できる業務改善プラットフォームですが、特定の業務に特化したサービスではない分、何でもできるけれど全て100点満点というわけではありません。

もちろん、100点に足りない部分を補ってくれるプラグインはたくさんありますが、専門性が高く、高額なプラグインが必要な部分は全てkintoneでやるのではなく、専門ソフトに頼るのも一つの方法と言えます。

その上で、最終的なデータはkintoneに連携してデータベース化し、分析や集計といったkintoneが得意な部分で活用する……そんな、「役割分担」も時には必要ではないでしょうか?

全てを一つで賄うのではなく、「自社の業務効率を高めるためには何が最適なのか」を念頭に、是非販売生産管理×kintone連携システムもご検討ください!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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