2025.05.07

kintoneのルックアップでテーブルを自動取得する方法と活用事例

その他 kintone kintoneアプリ開発顧客管理案件管理請求管理 kintoneノウハウ

kintoneの標準機能では、ルックアップ機能でテーブル(サブテーブル)のデータを取得することはできません。
ルックアップ時に一緒にコピーできないとなると、別アプリのデータを手動で転記する手間がかかってしまいます。

標準機能では難しいルックアップ時のテーブルデータ取得ですが、プラグインを利用すれば自動でできるようになります。
テーブルデータの自動取得ができれば、kintoneの活用の幅がぐっと広がるでしょう。

この記事では、ルックアップでテーブルを自動取得する方法やデータ更新の方法を解説します。
具体的な活用事例も紹介するので、kintoneをより便利に活用するきっかけとしてお役立てください。

この記事でわかること

ルックアップでテーブルの値を取得する方法
ルックアップで取得したテーブルの値を更新・自動取得する方法

こんな人におすすめの記事です

kintoneのルックアップ機能を使いこなしたい方
kintoneのルックアップでテーブルの値を取得する方法を知りたい方

kintoneのルックアップでテーブルを自動取得する方法

kintoneのルックアップ機能とは、別アプリからの情報取得を効率化する機能です。
例えば、案件情報を登録するときには必ず顧客名の入力が必要ですが、その顧客名を「顧客マスタ」から参照して入力できます。
別のアプリに登録された情報を参照して入力できるため、表記ゆれや入力ミスの心配がなくなる便利な機能となっています。

また、参照できるのは一つの情報だけではなく、ルックアップフィールドの「ほかのフィールドのコピー」で取得したい情報を選択することで簡単にデータを自動取得できます。
先ほどの例で言うと、顧客名と一緒に住所や電話番号といった情報もコピーしてくることができるのです。

たいへん便利な機能ですが、kintoneの標準機能ではルックアップ時にコピーしてくる項目にテーブルの情報を指定できません。
例えば、請求書と見積書を別アプリで管理している場合、請求書のデータ入力の際には、見積書に記載されたデータを引用するケースが多いでしょう。
このとき、見積書の明細をテーブルに入力していると、明細の部分を請求書アプリにルックアップしてくることができないのです。

「別のアプリに登録されたテーブルデータもルックアップの時に自動取得したい！」というご要望は、プラグイン等を活用することで解決できます。
プラグインについては設定方法も解説しますので、是非試してみてください。

ルックアップ内サブテーブルコピープラグインを利用する

テーブルデータをルックアップする1つ目の方法は、ルックアップ内サブテーブルコピープラグインを利用することです。

このプラグインでは、対象のルックアップフィールドを選択して、ルックアップ元アプリ内にあるテーブルからルックアップ先のテーブルにデータを自動取得させることができます。
このプラグインを使うためには、まずコピー先のアプリのテーブルに行番号フィールド(数値フィールド)を作成する必要があります。

続いて、プラグインの設定画面を開き、どのルックアップフィールドを取得したときに一緒にコピーしてきたいのかを指定します。
同じルックアップ元アプリの中の複数のテーブルをコピーしてくることも可能です。

※コピー元のテーブルとコピー先のテーブルは一対一です。複数のコピー元テーブルから同一テーブルへのコピーは出来ません。

最後に、コピー元とコピー先のフィールドを関連付ければ完了です。

テーブルデータを自動取得させるには、どのテーブルのどの範囲のデータをルックアップするかを指定するだけです。
これだけで、ルックアップ元アプリのテーブルの内容をコピーしてくることができます。

簡単な設定でルックアップ時にテーブルデータの自動取得が実現できるので、おすすめの方法です。
注意点として、行番号フィールドが必要になるためコピー先のアプリに事前に作成しておきましょう。
行番号フィールドを追加することで余計なものが見えるのを避けたいという場合には、フィールド非表示プラグインを使うとテーブルの中のフィールドも非表示にできます。

カスタマイズする

kintone REST API ClientやCustomineを使用したカスタマイズによっても、ルックアップでテーブルを自動取得することが可能です。
Customineは、プラグインでは実現が難しい細かいカスタマイズを、プログラミングなしで実現するツールです。

ただし、カスタマイズによる方法は難しく専門的知識も必要となるため、基本的にはルックアップ内サブテーブルコピープラグインの利用をおすすめします。

kintoneでルックアップしたテーブルのデータを更新する方法

ルックアップしたテーブルのデータを更新するには、ルックアップ元アプリの情報のテーブルを更新した後で、再度ルックアップによる取得を行ってください。
または、条件分岐処理プラグインを利用することでルックアップ元の情報が更新された際にルックアップ先のテーブルの情報も自動更新されるように設定できます。

※「ルックアップの項目」だけを更新対象にするのではなく、テーブルの項目を直接指定しましょう

テーブルのルックアップ活用事例

ここでは、テーブルデータをルックアップ時にコピーすることで実現できた活用事例を2つ紹介します。
御社の業務にも活用できないか、是非ご覧ください。

見積管理アプリのテーブルデータを受注管理アプリに転記

▼【脱紙・エクセル】kintoneでの受発注管理システムの作り方を解説！

紙やエクセルで受発注を管理すると、手作業での入力や転記が必要となり、手間がかかるだけでなくミスも発生しやすいという課題があります。
そこにkintoneを活用することで、データを一元管理することができるようになります。

そこで、「見積管理アプリ」「受注管理アプリ」等にルックアップ機能を利用すれば、転記や手入力の作業を省略可能です。

例えば、見積管理アプリから受注管理アプリに必要な情報を転記する場合、見積の明細についても転記できると便利です。
見積の明細をテーブルで作成しているとkintoneの標準機能ではルックアップできないため、ルックアップ内サブテーブルコピープラグインを利用して、明細のテーブルデータをコピーします。

受発注の管理では、見積管理、受注管理以外にも、発注管理や顧客管理など複数のアプリの使い分けが必要です。
その分だけ転記作業も必要となるため、ルックアップ機能の活用は欠かせません。
その際、見積の明細のようにテーブルデータをルックアップしたい場面も出てくるため、プラグインも活用し、テーブルデータもルックアップできるようにすると、効率的でミスの少ない受注管理が可能となります。

スケジュール管理に活用

▼kintoneでスケジュール管理を効率化！便利なプラグインもご紹介｜人材育成事業　メイクカンパニー合同会社さまのアプリ開発事例

企業でのスケジュール管理は、社員ごと、案件ごとなど、複数のスケジュールを一括管理しなくてはなりません。
紙やエクセルでのスケジュール管理では変更や共有が難しく、スケジュールの把握漏れを防ぐのは難しくなります。

人材教育事業のメイクカンパニー合同会社さまでは、講師ごとのスケジュールと授業科目ごとのスケジュールの管理に頭を悩ませていました。
講師ごと、授業科目ごとのスケジュールを作成すると数が膨大となり、授業ごとに教師が割り当てられているかを確認するには両方のスケジュールを見比べる必要があったのです。

メイクカンパニー合同会社さまが展開する講座では、講座ごとに登録すべき授業の予定が異なります。
そのため、スケジュールの元となる日程表マスタとして、日程表にその講座で登録すべき全ての授業をテーブル形式で登録できるアプリを作成しました。

この際、テーブル形式で登録された授業のデータをルックアップするには、kintoneの標準機能では対応できないため、ルックアップ内サブテーブルコピープラグインを利用しました。
このように、テーブルデータのルックアップができれば、複数アプリ間のデータ更新やデータ共有を大幅に効率化できるのです。

在庫管理に活用

▼【動画あり】kintoneで製造業の在庫管理を実現する方法をケース別に5つ紹介

製造業や小売業で欠かせない「商品の原材料在庫数」の管理は、紙やエクセルを使って手作業で行われるケースが少なくありません。
紙やエクセルで在庫管理を行う場合、在庫チェックの手間に加えて記載漏れや入力ミスなどの発生リスクが高く、kintoneを使って手作業を削減したい企業さまも多いでしょう。

そんなときは、kintoneとTISが提供する「在庫管理プラグイン」を利用することで、商品ごとの入庫･出庫の集計から棚卸時の実在在庫まで管理可能です。

在庫管理プラグインは、商品/入庫アプリの情報をもとに自動で在庫数を算出するプラグインです。
商品ごとの入庫･出庫数を集計できるので、棚卸時の実在庫数管理が効率化されます。

在庫管理プラグインを使うときは、TISの「ルックアップ内サブテーブルコピープラグイン」を併用すると、より効率化が可能です。

たとえば、生産管理アプリで商品Aを登録したとき、製品マスタアプリから商品Aを構成する原材料情報をルックアップして自動反映できます。
kintoneの標準機能だと手作業でコピー&ペーストしなければならないところですが、ルックアップ機能とプラグインの掛け合わせによってその作業を削減できます。

設備点検に活用

▼設備点検をkintone化！QRコードで保全記録を登録｜製造業　伊勢舗装工業株式会社さまのアプリ開発事例

製造業における設備点検は、業務効率の維持や安全性の確保、トラブルの防止にもつながる重要な定期業務です。
点検時は紙のチェックシートを使って書きながら設備を点検して回り、あとでエクセルに転記してデータをまとめたり、報告書を作成したりといった運用も多いでしょう。
kintoneを活用すれば、設備点検のアナログ作業をデジタル化することが可能です。

アスファルト合材の製造販売を手掛ける製造業の伊勢舗装工業株式会社さまは、kintoneを活用して業務の効率化に取り組んでおられました。
環境を整えるなかで次に着目したのが、製造設備点検業務の効率化です。

設備点検に関わる情報はすべて紙ベースで管理されていたため、「必要な情報を探すのに時間がかかる」「前回の点検記録を活かせていない」といった課題がありました。
そこで、点検表のkintone化をするにあたり利用したのが、TISのルックアップ内サブテーブルコピープラグインです。

これにより、点検機器管理アプリに登録した点検用のチェックポイントが、点検管理アプリに自動でコピーされるようになりました。
点検管理アプリを開きながら点検を行い、スマートフォンからチェックやコメントを入れればよいため、あとでエクセルに転記する必要がありません。

このように、ルックアップ機能とプラグインの掛け合わせによって、紙ベースの運用から大幅な効率化を実現できています。