AI-OCRで手書き日報を自動読み取り！運送業の事務作業を大幅削減する方法

運送業では、kintoneを導入して顧客管理や案件管理、配車管理などを行っている企業さまが増えています。
そのなかで日報アプリを使ってkintoneで効率的にデータを管理されているケースもありますが、ドライバーがkintoneに運転日報を入力できない場合もあり、手書きの日報を事務スタッフがkintoneに転記するという運用も見られます。

もし御社が紙で日報を運用されているのなら、kintoneをベースにAI-OCRを活用することで、手書きの日報を読み込ませるだけで必要な情報をkintoneに自動登録する仕組みを構築することが可能です。

今回は、運送業でよくある手書き日報の入力作業を、kintone × AI-OCRで解決する実践事例を紹介します。
「事務スタッフの入力作業を削減したい」「転記ミスを減らしたい」という企業さまは、ぜひご覧ください。

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

AI-OCRを活用して登録を自動化する日報管理とは？

こちらが運送業の日報アプリです。

このアプリでは、日付や運転者名、車両、出庫時刻、配送明細などをテーブル形式で管理しています。

各フィールドへの入力はそれほど難しくありませんが、ドライバーのITレベルや利用端末によっては明細テーブルへの入力が難しいというケースも少なくありません。
そのため、日報に記載する情報を紙に書いてもらい、集計等のために事務スタッフが代わりにkintone(キントーン)へ入力するという運用も見られます。

本来の業務で負荷が大きいドライバーにkintoneの入力方法を覚えてもらうよりも、手書きのほうが速く、ストレスも小さいことを考慮されての選択でしょう。
しかし、代わりに事務スタッフの負担は大きくなっています。

そんな時にAI-OCRを使えば、この課題を簡単に解決できます。

OCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)とは、画像やPDFから文字を読み取ってテキストデータに変換する技術です。

AI-OCRは、OCRにAIを組み合わせることで、従来よりも手書き文字や癖のある文字も高い精度で認識できるようになっています。
以下の記事ではAI-OCRの活用メリットを紹介しているので、あわせてご覧ください。

▼kintoneとAI-OCR を連携できるプラグイン5選！活用シーンやメリットも解説

AI-OCRを使って手書きの日報をkintoneに読み込めるようにすれば、事務スタッフの転記作業を削減することが可能です。
まずは、kintoneの新規登録画面で、添付ファイルフィールドにドライバーが書いた運転日報のPDFを保存します。

今回添付したのは、以下のような日報です。

10時から16時まで、ABC工場、QRS工業、サービスエリアでの休憩時間などが記録されています。
手書きの運用はそのままなので、ドライバーはkintoneの入力方法を覚える必要がありません。

今回はPDFにスキャンしていますが、スマートフォンやタブレットで写真を撮ってkintoneに格納する方法でも対応可能です。
添付ファイルフィールドにPDFや写真を添付したら、「日報読み取りOCR」ボタンをクリックします。

すると、裏側でAIへの指示(プロンプト)が走り、手書きで書かれている内容を読み取って、kintoneの各フィールドやテーブルに値を自動入力してくれます。
30秒も経たないうちに、運転者名や車両番号、出庫時刻、メーターなど手書きで書かれた内容がkintoneに登録されます。

これまでは転記作業に1レコードあたり2～3分かかっていたところが、AIの処理によって数十秒でできるため、1/2以上の工数削減効果が出ています。

運送業でAI-OCRを活用できるシーン

日報以外にも、運送業ではAI-OCRを活用できる場面が多くあります。

配送伝票･受領書のデータ化

荷主から受け取った受領書や配送伝票を、スマホで撮影してkintoneに自動登録できます。
配送先名、数量、日時などが自動で抽出されるため、案件管理アプリや請求管理アプリへの連携もスムーズです。

点呼記録簿のデータ化

運行前後の点呼記録を手書きで記入している場合も、AI-OCRで読み取ってkintoneに保存できます。
アルコールチェックの結果や健康状態、車両の確認事項などを自動でデータ化し、法定帳簿の保管も効率化することが可能です。

車両点検表のデータ化

日常点検や定期点検の記録を紙で管理している場合も、AI-OCRで読み取れます。
点検項目、異常の有無、修理が必要な箇所などをkintoneに蓄積することで、車両ごとの整備履歴を一元管理できます。

kintone × AI-OCRで事務作業を大幅削減

運送業では、ドライバーが手書きで記入した日報を事務スタッフがkintoneに転記する作業が大きな負担となるケースがあります。
AI-OCRを活用すれば、転記作業を自動化して、事務スタッフの負担を軽減できます。

ドライバーは従来どおり手書きで日報を記入し、それをスマホで撮影するだけでよいので、運用の変更で負荷をかけることもありません。
今回は日報を中心に紹介しましたが、配送伝票や点呼記録、車両点検表など、運送業で扱うさまざまな帳票のデジタル化にAI-OCRを活用できます。

コムデックでは、業務フローを整理し最適なAI活用を提案する「kintone for 生成AI 導入コンサル」を提供しています。
「手書き日報の転記作業を削減したい」「紙を使った業務をデジタル化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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