営業フローにAIを組み込んで担当者の負荷を抑えつつ対応スピードと品質の向上に成功！建設業のAI導入事例
| 業種 | 建設業 |
| 従業員数 | 30名程度 |
| 目的 | 営業担当者の負担を抑えつつ、対応スピードや品質を向上させたい |
| 課題 | ･営業担当者の業務が多く、作業負担が大きい ･既存のリソースだと限界があり、対応が遅れることがある ･担当者によって提案の質が異なり、成約率に差が出ている |
| 効果 | ･同じ時間でクオリティが高くなった ･提案をお客さま個別に最適化できるようになった ･見積作成の時間が半分になった |
営業フローをすべて人力で進めようとすると、対応件数が増えるほど担当者の負荷が高まっていきます。
近年、人材不足が問題となっている各業界では、営業担当者の数を増やすという対応は難しいでしょう。
その対策として、営業フローにAIを組み込めば、担当者の負荷を軽減しながら対応品質を標準化することが可能です。
今回は、営業フローにAIを組み込んだことで、担当者の負荷を抑えながら対応スピードと品質の向上に成功した事例を紹介します。
「人手不足で顧客対応が後手に回っている」「リソースはそのままで営業の品質とスピードを向上させたい」という企業さまは、是非ご覧ください。
目次
負荷の軽減と対応スピード･品質向上を両立する営業フロー！ポイントはAIを「自然に組み込む」こと
こちらが、今回の事例企業さまで実際に営業業務にAIを組み込んだ業務フローです。
横軸が営業の進捗で、右にいくごとにステータスが進みます。
縦軸はステータスごとのステップで、上から下にタスクが進みます。
また、グレーのカードが人の作業、ピンクのカードがAIの作業に分かれています。
成功のポイントは業務のなかで「能動的にAIを活用する」のではなく、「自然とAIが動いている状態」を作ることです。
そのため、まずは従来の営業の業務フローをヒアリングした上で、AIが自然と業務フローに溶け込むような流れを検討しました。
従業員としてはAIを使っている感覚がないものの、自然と組み込まれているという状況を作り出すことで、AI活用の価値を最大限に高めることができます。
ここからは、フローの各フェーズにおけるAIの動きを解説します。
問い合わせメールの返信とランク付け、商談資料はAIで作成
まずは問い合わせ対応の業務フローです。
1.問い合わせ記録から営業メールの草案を自動作成
通常、問い合わせがあればすぐに一次回答を行います。
今回は、AIが一次回答を考えて返信する仕組みを構築しました。
新規問合せ管理アプリには、問い合わせフォームと連動して自動で問い合わせ記録が追加されていきます。
「営業メール草案作成」というボタンをクリックすると、左側にあらかじめ設定したプロンプトが表示され、それにしたがって右側にメールの下書きが出力されます。
担当者は、これをコピペして調整するだけで、問い合わせに対する一次回答メールを送ることが可能です。
2.問い合わせ内容から優先度や受注確度を自動判定
問い合わせがあったときは、一次回答の作成と並行して問い合わせ内容の分析を行います。
過去のデータから、優先度や受注確度などをランク付けする仕組みです。
この作業を人がやると、新入社員から見たらDランクでも、ベテランから見たらBランクというように人によって評価がブレやすくなりますが、ここにAIを挟むことで評価の標準化が可能になります。
左側があらかじめ評価基準を設定したプロンプトで、右側が出力結果です。
AIによる出力は完璧ではないため、人の目によるチェックや調整が必要な場合がありますが、人間が問い合わせ内容を分析してから判定を下すまでの過程を短縮することが可能です。
3.商談のアジェンダやヒアリング内容を提案
ランク付けが終わったあとは、初回商談であらかじめ聞いておかなければならないことや、用意してほしい資料をAIが判断して作成します。
事前に設定したプロンプト元に、問い合わせ内容も踏まえて商談を進めていくうえで必要なアジェンダと提案メールを作成していることがわかります。
商談はAIで文字起こし･要約が必須！後の工程に活用する準備
問い合わせ対応の次は、実際の商談のフェーズにもAIを組み込んでいます。
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商談は基本的にオンラインで行うため、AIに録画データを読み込ませて文字起こしと要約をさせます。
対面の場合も、録音･録画できるツールを活用することでAIを活用した商談のまとめが可能です。
コムデックがおすすめしているのは、Nottaです。録音データはクラウドに連携され、自動で文字起こしが可能になります。
また、ペンタイプやカードタイプ(スマートフォンの裏に貼り付ける)といった小型の録音機材もあり、オフラインでの商談でも対応可能です。
ここで記録・作成した商談の文字起こしと要約は、見積もり書作成以降のフェーズで役立ちます。
見積もり書の作成から決裁、提案ストーリーの作成もAIにお任せ
見積もり書の作成フェーズでは、AIが3つのステップで活躍します。
1.商談の内容をベースに見積もり内容を自動作成
まずは、AIがお問い合わせと商談の内容をもとに、以下のような必要工数の見積もりを作成してくれます。
※画像はシステム開発を受託したときの見積もり例
建設業の場合は、各工程の作業内容のほか、使用する材料や原価データなどを含めて提案させることが可能です。
担当者はここで整理された原価情報をチェックして、表現や内容を修正しながら見積もり書を作成すればよいため、イチから見積もり書を作成するよりも時短につながります。
2.上長への稟議書も自動作成
見積もり書を作成したら、上長へ承認をもらう必要があります。
このとき、案件の説明や申し送りなどを稟議書のようにまとめるのも、AIの仕事です。
実際にAIが作成した稟議書がこちらです。
依頼内容や対応経過、見積の判断理由などが自然な文章で整理されています。
あとは、担当者の目線から案件に対する想いを加えるだけです。
3.お客さまへの提案ストーリーも構築
見積もり書の承認をもらったら、お客さまへの提案ストーリーもAIに考えてもらいます。
過去の成功商談の事例やお客さまの好みなどをAIに分析させることで、個別最適化されたストーリーを提案してもらえる仕組みです。
商談に成功した営業担当の話し方や提案の仕方がベースになっており、これをカスタマイズして実際の提案につなげます。
新人の営業担当者が自然とハイパフォーマーのスキルやノウハウを取り入れながら商談を進められるため、最短でトップセールスに育てる仕組みとしても効果的です。
提案の文字起こし･要約をもとにアクションリストの作成を自動化
準備が整って提案フェーズに入ったら、打ち合わせの内容を文字起こし･要約するためにAIを活用します。
受注が決まったら、納品のために様々なアクション(タスク)が生じるので、そのためのタスクリストもAIが自動で作成してくれます。
以下はシステム開発会社の例ですが、案件ごとに必要な契約書やライセンスなど、タスクが分解されています。
これをもとに担当に割り当てれば、すぐにでもプロジェクトをスタートさせられるでしょう。
契約後は「良い商談」の分析から改善まで！トップセールスを育てる仕組みを構築
契約後もAIの活用は止まりません。
契約に至った商談は、どこかしらに受注の決め手となるポイントがあった「良い商談」のはずです。
商談の成功率を向上させて会社の成長を促すためには、成功商談をどうやってほかの営業担当で再現するかが重要になります。
そこで、一連の商談から会社として決めたほうがいいルールや、共有すべきノウハウやナレッジが何かをAI分析させます。
商談のなかで良かったポイントだけではなく、再現可能な部分や商談ストーリーの組み立て方などが詳しく言語化されています。
トップセールスができて当たり前のことをいかに組織へ展開していくかが重要なので、そのためのポイントを整理してもらっているのです。
あとは、分析結果をもとに、週1や月1程度で営業活動の改善を促していくことで、営業担当者の成長とともに商談成功率の向上、ひいては会社の成長を促すことが可能です。
営業フローにAIを組み込むメリット
営業フローのなかにAIを組み込むメリットは、大きく2つあります。
営業担当の負荷を軽減しつつ、高い接客品質を保てる
営業の対応件数が増えるほど担当者の負荷が増えるのが自然ですが、AIを活用すればなるべく負荷をかけずに高い接客品質を維持する仕組みを作ることが可能です。
AIによる作業の自動化が入るため、メールや資料の作成といった作業負荷を軽減できます。
ワンクリックで、だれもが標準化されたAIの提案を受けられるため、接客品質にバラつきが生まれにくいのが特徴です。
トップセールスのスキルやノウハウを組織に蓄積できる
AIは人間では到底対応できない量のデータを分析できるので、トップセールスの過去の成功体験を再現する方法を短時間で提案することが可能です。
これにより、質の高い営業活動がすべての担当者に展開され、新人の成長やセールスの標準化を促すことができます。
ただし、AIが提案してくれるのは、あくまでそのときの最適解です。
担当者は、AIがくれた最適解に自分自身の強みを加えることで、よりよい営業活動に昇華できます。
AIに丸投げするのではなく、それを踏み台にしてステップアップする姿勢や仕組みが会社の成長につながるでしょう。
営業フローにAIを組み込んで担当の負担軽減とレベルアップを両立させよう
営業フローにAIを組み込むことで、担当者の作業負担を軽減しながら、接客品質の標準化を図ることが可能です。
コムデックでは、kintone(キントーン)とAIを掛け合わせた仕組みをご提案する「kintone for 生成AI」を提供しています。
業務フローのうちAIに何を任せるのかを整理するところからサポートできますので、「AIで効率化したい」とお考えの方は要件が定まっていなくてもお気軽にお問い合わせください。
「kintone for 生成AI」のサービスページはこちら
また、コムデックでは、kintoneとAIを掛け合わせて業務課題を解消する事例を多数ご用意しておりますので、ぜひ資料をご覧ください。
