Googleフォーム→kintone(キントーン)への転記自動化でイベント予約管理がぐっとラクに!|エクステリア・ガーデニングショップ フローラさま

イベントや教室などの予約の管理には何をお使いですか?
公式LINEアカウントやGoogleフォームなどを活用されている企業さまも増えてきています。そんなとき、よく課題になるのは「入った予約をどう管理するか」。
参加者名簿を紙やエクセルで作って予約管理をしていらっしゃる企業様に朗報です!今回はGoogleフォームで回答してもらったイベントの参加予約をkintone(キントーン)へ自動転記することにより、ミスや無駄のない、効率的な予約管理業務を実現した導入事例をご紹介します。

申込フォームからエクセルへ転記。人気のイベント予約管理業務が従業員さんの負荷に……

三重県松阪市を中心にエクステリア・造園業を展開されているエクステリア・ガーデニングショップ フローラさま。

花の苗や植木、観葉植物の販売や外構・エクステリアの設計施工を手掛けておられる他、店舗ではさまざまな教室やワークショップなどのイベントを開催したりお部屋を貸し出したりと、地域の方々の集まる場を提供されています。

エクステリア・ガーデニングショップ フローラさま主催のイベント予約方法は、店頭や電話メール
そして最近ではGoogleフォームを採用していました。

Googleフォームは、Googleアカウントを持っていれば無料で簡単に作成できるアンケートツール。
選択式や記述式など設問の設定なども直感的にできる使い勝手の良いものです。

バラバラの方法で予約されたイベントの予約管理は、以下のようなステップで行っていました。

  1. お客様が店頭・電話・メール・Googleフォームからイベントを予約する
  2. 従業員さんがそのイベントの集計用エクセルファイルを作成
  3. 取得した予約されたお客様の情報を従業員さんが手作業でエクセルへ転記する
店頭や電話で予約を受け付けた際はその都度、メールやGoogleフォームの場合は定期的に予約が入っているかをチェックし、従業員さんがその内容を転記

毎月複数のイベントを開催しているため、一気に予約が入ることは少ないとはいえ、イベント予約管理についてはかなりの手間がかかります。

また、時間や手間がかかるだけではなく、手作業での転記でミスや二重入力などが発生することも。

エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでは、この一連の作業でのミスを防ぎ、そしてもっと作業の効率を上げたいと考えはじめました。

イベント予約管理にもすでに導入済みだったkintone(キントーン)の活用をご提案

エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでは、これまでにも業務課題を解決するために、ITの力を使って取り組んできました。

工事施工の件数や店舗での商品別売り上げ、HPのアクセス数などの集計自動化や効率の良い分析のためにkintone(キントーン)導入。

さらに、クラウド型RPAのCoopel(クーペル)を活用して、Web上のサービスやツールからkintone(キントーン)への情報転記・登録を自動化する仕組みも構築済みです。

▼ kintone(キントーン)×RPAで集計作業を完全自動化!集計に割く時間をゼロに! 

積極的にイベントを開催し、地域の方々の集まる場の提供に一役買っているからこそ出てきた、イベントの予約管理に関する作業のミス防止や効率アップという課題

この課題についても、既に様々なデータが蓄積されているkintone(キントーン)で一元管理できることが最も効率がよいと考えました。

イベント別の申込数集計表

kintone(キントーン)であれば、ただデータを蓄積するだけではなく、そのデータをもとに例えば予約人数の比較や、年齢、性別といった切り口でグラフ化・分析することができます。

さらにこれまでにkintone(キントーン)でデータ化されている顧客情報などとの紐づけも簡単にできるようになるのです。

kintone(キントーン)で予約情報を管理していくにあたり、ただ転記先をkintone(キントーン)に変えるのでは、データ活用はできるようにはなりますが作業の効率化はできません。

そこで、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでは、もともとイベントのお申し込みにGoogleフォームを利用していたため、Googleフォームとkintone(キントーン)の連携を活用していくことになりました。

イベント予約は基本的にGoogleフォームで取っていただき、連携したkintone(キントーン)へ自動的にデータが集まっていく、という仕組みを考えたのです。

転記と集計の自動化が実現すれば、作業時間が大幅に短縮されるだけではなく、転記ミスや2重入力もなくなります。

イベント予約情報の転記や集計の自動化だけではなく、さまざまなデータがkintone(キントーン)で一元管理できることには、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまに大きなメリットがあるのです。

Googleフォームとkintone(キントーン)の連携で、イベント予約の転記・集計自動化を実現!

課題解決のために、まずはGoogleフォームとkintone(キントーン)を連携させる作業からスタート。

Googleフォームとkintone(キントーン)を連携するには、Google Apps Scriptでプログラムを作成する必要があります。

Google Apps ScriptはGoogleが提供しているプログラミング言語です。

これを使うと、Googleが提供しているさまざまなツールやサービス(Gmail・Googleドキュメント・Googleフォームなど)同士を連携させられるのはもちろんのこと、それ以外のWebサービス(Twitter・LINE・Slack・kintone(キントーン)など)とも連携が可能に。

また、作ったプログラムはGoogleのサーバで保存、実行されるため、同じプログラムの定期的な自動実行なども実現できます。

具体的な連携方法はこちら!
▼Googleフォーム×kintone(キントーン)連携で抜け・漏れなしの問い合わせ対応

はじめはコムデックにてプログラムを構築し、Googleフォームとkintone(キントーン)の連携ページを作成。

2回目からは、1回目のプログラムをコピーし、変更点に手を加えるだけで使うことができます。

担当の従業員さんに何度かレクチャーを重ね、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさま内で作成できるようになりました。

こうして、Googleフォームとkintone(キントーン)を連携させることができ、イベント予約情報の転記・集計の自動化に向けた準備が整いました!

イベント予約の転記作業はほぼゼロ化!kintone(キントーン)での一元管理で分析もスムーズに!

Googleフォームとkintone(キントーン)を連携させ、Googleフォームからのイベント予約の情報がkintone(キントーン)へ自動的に転記管理できるようになりました。

これを機に、各イベント予約用のGoogleフォームのURLをLINE公式アカウントやホームページに配置。
お客様も好きな時間に好きなタイミングで予約がしやすいからか、Googleフォームで予約してくださる方が増えたそうです。
もちろん、店頭や電話で予約が入ることもあります。

そんな時にはお客様に店頭でGoogleフォームにイベント予約のご登録をいただいたり、電話の内容をその場でGoogleフォームへ入力したりすることで、kintone(キントーン)への転記自動化を活用。

結果として、エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまでは予約情報の転記自動化により、これまでの転記作業にかかる業務時間はほぼゼロになり、転記ミスや二重入力なども解消されました。

さらにはGoogleフォームでのイベント予約をPR、推進したことにより、電話やメールでの予約への対応業務時間の削減にも成功

予約方法を複数確保しておくことはお客様のためにも必要ですが、一度便利だと感じてもらえればオンライン予約にシフトすることはさほど難しくありません。

なお、kintone(キントーン)で集計されたイベント予約のデータは自動的にグラフ化され、イベントごとの比較や顧客情報との紐づけなどの分析作業にもスムーズに取り組める環境も同時に整いました。

従業員さんだけではなく、お客様にも喜ばれる業務改革を積み重ねていく

Googleフォームとkintone(キントーン)の連携で、イベント予約の転記作業を自動化し、従業員さんの転記作業をほぼゼロにしたエクステリア・ガーデニングショップ フローラさま。

これまでのkintone(キントーン)を中心としたさまざまな施策と合わせて、業務の効率化、スリム化が促進されました。

kintone(キントーン)を自社の情報のプラットフォームとして活用することで自然とデータが集まり、業務効率化によって空いた時間を蓄積したデータの分析やサービスの検討に割けるようになったため、よりお客様に喜ばれる魅力的なイベント展開が可能になりました。

Googleフォームでは定員による締め切り(受付終了)を自動化できないため、お客様の予約状況をある程度ウォッチしておく必要があったり、タイミングによっては定員オーバー後に申し込まれた方への連絡業務が発生したり、と活用してから見えてきた課題もあります。

 エクステリア・ガーデニングショップ フローラさまであれば、生まれた課題に対してより効率を高めたり、質を向上させたりといった解決策を取られることでしょう!