kintoneとfreeeの連携で請求書作成を効率化｜データ分析サービス事業 株式会社EBILABさまのアプリ開発事例

ビジネスのデジタル化が進む中で、顧客管理や案件管理、請求、会計などの各種業務へのシステム導入は欠かせないものとなっています。
しかしその一方で、業務ごとに異なるシステムを使っており、データが連携できない状態の企業さまが多いのも現状です。

システム同士が連携できないと、転記作業に手間がかかるだけでなく、転記漏れなどのミスが起きてしまうリスクもあります。
また、最初は連携できていても、後々いずれかのシステムのを入れ替えたことにより、他のシステムと連携できなくなることも考えられます。
そのため、システム移行の際には、これまでと同様の連携を実現できるかどうかを確認することが大切です。

今回は、kintoneとfreeeの連携により、請求書作成の効率化を実現した株式会社EBILABさまの連携事例を紹介します！

▼kintone × freee連携の動画も合わせてご覧ください！

他システムからkintoneへ切り替えfreeeと連携したい

株式会社EBILABさまは、三重県伊勢市にあるIT企業です。
飲食店や商業施設などのサービス業に特化して、データ分析による業務効率化や戦略の立案、お客様のDX化支援などの事業を展開されています。
経営不振に陥っていた商売を立て直したノウハウをもとに、政府や大企業から中小企業まで、幅広いお客さまを支援されているのが特徴です。

株式会社EBILABさまはIT事業を展開している企業ということもあり、自社のDX化にも積極的に取り組んでおられます。
営業支援システム(SFA)や請求書発行システムのfreee(フリー)などは早くから導入され、SFAとfreeeを連携させることで請求書発行を効率化していました。
しかし、業務改善を進める中でSFAをkintone(キントーン)に切り替えることになり、freeeとの連携ができなくなることが判明したのです。

せっかくkintoneで顧客情報や取引情報が整理できても、請求書を作るたびにfreeeに転記していたのでは非効率です。
そこで「今までのようにkintoneとfreeeのデータ連携ができるようにしたい」と考えていました。

freee連携用アプリを導入し請求書作成用のフローを作成

kintoneとfreeeは「freee for kintone」という専用のアプリを導入することで連携できます。
freee for kintoneは無償で提供されているアプリで、次のような機能があります。

【freee for kintoneでできること】

• freeeに登録されているマスタ情報(勘定科目、税区分、取引先、部門、メモタグ、セグメント、経費科目、口座)をkintoneレコードに保存して連携できる
• kintone上の情報を連携し、freeeで帳票を作成したり会計処理をしたりできる(※)
• 1つのkintoneサブドメインと複数のfreee事業所を連携できる

(※)kintoneの各種情報を連携する際は、複数のレコードをまとめて連携できるものもあります。また、freeeのステータスをkintoneに同期することも可能です。

参考：freee for kintone の概要 – freee ヘルプセンター

このアプリをインストールすれば、次の手順で請求書が発行できるようになります。

1. kintoneの請求アプリを開く
2. レコードページで画面左上にある「freeeへ請求書登録」をクリック
3. 確認ダイアログで「OK」をクリック
4. 登録が完了すると、請求アプリの「freee_URL」欄に請求書URLが表示される
5. 「freee_URL」をクリックして内容を確認し、請求書が完成

株式会社EBILABさまでは、freee for kintoneを活用して、これまでのSFAと同じような連携の仕組みを構築することになりました。

請求書データの集計･転記はkrewDataで自動化

kintoneはあらゆる業務に対応できる便利なツールですが、請求データの集計や請求書の発行など、アプリをまたぐ複雑な集計や帳票印刷は苦手です。

そこで役に立つのが「krewData(クルーデータ)」というプラグインです。
krewDataを使うと、複数のkintoneアプリ間のデータを集計したり、自動的にレコードを登録したりといった処理が可能となります。

株式会社EBILABさまでも、kintoneの見積データや定期請求書データをkrewDataで集計し、自動で請求データを作成できるようにしました。
これにより、請求データを手で集計し直したり、freeeに入力したりする手間が省けます。

krewDataの活用でデータ集計や確認作業が効率化できた事例についてはこちらの記事でも詳しく紹介しています！
▼日報の数字を元にkintone上で請求書との照合データを自動作成し大幅な時短に成功

krewDataで集計フローを作成するにあたっては、まずこれまでの業務の流れを確認する必要があります。
データの集計と連携を機械的に処理するためには、個々のデータの形式や単位が揃っていることが必要なためです。

株式会社EBILABさまでは、見積書と定期請求を合わせて、freeeに連携するための請求書アプリに出力をしています。
さらに、見積管理アプリを元に発注先別の注文書を自動作成するフローも付け加えることで、同時に処理をおこなえるようにしました。

kintoneとfreeeを連携するメリット

kintoneとfreeeを連携すれば、顧客管理→案件管理→見積→請求→会計という一連の業務をスムーズに進めることができます。

請求書を作成するために顧客情報を転記したり、請求データを手作業で集計したりする手間がなくなるのがメリットです。
また、自動で連携することで、人の手による入力間違いや、チェック作業を減らすことにもつながります。
freee公式から連携アプリが提供されているため、「kintone内のデータから請求データを作成する」仕組みができているのなら、連携アプリの導入だけで解決できるかもしれません。

請求書のデータを連携する際は、毎回「連携」のボタンを押す必要がありますので、常にリアルタイムな請求データが反映されるわけではありませんが、データが整った状態で請求データを作成できるため、誤請求のリスクは低いと言えるでしょう。

kinroneとfreeeを連携して請求書作成を効率化しよう！

kintoneとfreeeを連携することで、請求書の作成業務が格段に速く･正確にできるようになります。
効率化によって生まれた時間は、データ分析や戦略の立案など、よりクリエイティブな作業に充てることも可能です。

データをfreeeへ連携するためには、まずkintone内で請求データが出来上がっている必要があります。
kintoneの標準機能では、例えば案件管理や契約管理等複数のアプリを元に請求データを自動集計することはできません。
そんな時には、krewDataを活用することで請求データを自動作成できますので、外部サービスとの連携と併せて是非ご検討ください。