海外連携にも活用できるkintone！「じぶんページ」導入で協力会社と取引先のスムーズな情報共有を実現｜外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまのアプリ開発事例

1者を間に挟んで3者が情報共有をおこなうと、コミュニケーションが円滑に進みにくい上、間に立つ企業さまの作業時間や手間はかさみがちです。
協力会社から届いた情報を、取引先に伝達する……

今回は、そんな作業を「じぶんページ」導入によって3者の間の情報共有をスムーズにし、密なコミュニケーションを実現して関係性を強化できた外国人技能実習生受入サポート業　ダイバーシティ事業協同組合さまの導入事例をご紹介します。

3者のコミュニケーションの強化のため、これまでの取り組みをさらに一歩進めたい

外国人技能実習生受入サポート業ダイバーシティ事業協同組合さまは三重県伊勢市に拠点を持ち、アジア諸国の派遣元団体と日本の配属先企業さまの架け橋として日々尽力されています。

外国人技能実習生に日本語だけではなく日本のマナー・習慣を学んでもらったり、配属先企業への事前オリエンテーションや事後訪問をしたりといった手厚いサポートを強みとして、派遣元団体と配属先企業さまの双方が安心して送り出し・受け入れができるように努めていらっしゃいます。

そんなダイバーシティ事業協同組合さまでは、以前より「海外の派遣元団体と配属先企業さま、そしてダイバーシティ事業協同組合さまの3者のコミュニケーションを密にし、関係性を強化したい」と考えておられました。

その一歩目として、前回は海外の派遣元団体との情報共有にkintone(キントーン)を導入。
メールやLINE、FaceBookのMessenger等、派遣元団体からさまざまなツールで提供されていた外国人実習生の日本語習熟度やテストの点数、生活の様子といった情報をkintoneへ一元化し、リアルタイムな情報共有を実現しました。

▼海外連携にも活用できるkintone！スムーズな連携が実現し、情報取りまとめ業務効率も大幅UP！

派遣元団体に直接ダイバーシティ事業協同組合さまのkintone環境へ外国人技能実習生の情報を入力してもらうことで、これまではエクセルで管理していた日本語学習状況等もkintoneに一元化。
kintoneが外国人技能実習生のデータベースとなり、メールやさまざまなツールで届いてた情報の集約作業そのものが不要になりました。

派遣元団体(送り出し機関)に入力していただいた情報

派遣元団体で入力したデータは、保存された瞬間からダイバーシティ事業協同組合さまのkintone環境で確認できるようになるため、情報共有のタイムラグもありません。

しかし、配属先企業さまから外国人技能実習生についての問い合わせがあった際には、ダイバーシティ事業協同組合さまの従業員さんがkintoneをチェックして回答をしていました。
つまり、ダイバーシティ事業協同組合さまと配属先企業さまとの情報共有にはまだタイムラグや作業が発生している状態だったのです。

kintoneのデータからマイページを自動生成できる「じぶんページ」導入を決めた

kintone上に出来上がった外国人技能実習生のデータベースを活用することで、配属先企業さまにタイムラグなく情報提供できないか？
そう考えたダイバーシティ事業協同組合さまでは、「じぶんページ」を活用してkintoneから配属先企業さまが知りたい情報を直接共有できる仕組みづくりをスタートされました。

「じぶんページ」は、kintoneにあるデータから、他社に共有したい項目を自由にピックアップしてマイページを自動作成できるサービス。
特徴として、kintoneの複数のアプリからデータがピックアップできることやコメント機能の連携も可能なことがあげられます。

もちろん、マイページの情報はkintoneのデータをリアルタイムに反映します。

ダイバーシティ事業協同組合さまではすでに、派遣元団体との外国人実習生の情報共有にkintoneを導入、運用できていることから、「じぶんページ」を活用するのが最もスムーズで無駄がありません。

kintoneから直接情報共有ができることで、配属先企業の担当者さまが気になった時に外国人技能実習生の情報を自ら確認でき、問い合わせの手間を省くことができるだけではなく、ダイバーシティ事業協同組合さまの従業員さんによる転送作業等も削減可能です。

kintoneのデータから「じぶんページ」で配属先企業さまごとのマイページを作成することで、ダイバーシティ事業協同組合さま、派遣元団体、そして配属先企業さまの3者間でタイムラグなく、手間をかけずに、お互いに有益な情報共有ができる環境を整えることができるのです。

3者がしっかりと関わり合いながら「じぶんページ」をよりよいものに作り上げていった

「じぶんページ」のマイページ作成は、派遣元団体と配属先企業さま、ダイバーシティ事業協同組合さま3者の意見を取り入れながらじっくりとおこないました。

まずは、ダイバーシティ事業協同組合さまのイメージや考えをもとに土台となるマイページを作成。
マイページに掲載する内容は、日本語レベルなど配属先企業からよく問い合わせのある項目などを中心にピックアップしました。

海外の派遣元団体の担当者とZoomで打ち合わせをしている様子

次に、できあがった土台となるマイページで、一部の配属先企業さまに先行公開してテスト運用をスタートさせました。

配属先企業さまの目線で「あると嬉しい項目」や「不要な項目」などのご意見を収集して反映し、ある程度形になったところで、ご覧いただく配属先企業さまを増やしてさらに意見を収集し…ということを繰り返してブラッシュアップしていったのです。

配属先企業さまからいただいた意見の中には、情報を入力してもらう派遣元団体の協力も必要な項目もありました。
そのため、いただいたご意見をを派遣元団体とも共有し、お互いに打ち合わせをくり返して、3者でよりよい情報共有が実現できるように改良していきました。

一方、配属先企業それぞれの業務内容や環境により、情報共有してほしい内容が異なる部分もありました。

今回は、当初の目的である「3者の関係性向上や密なコミュニケーションが実現できる環境を」というところに重点を置き、多くの配属先企業さまにとってメリットがある環境を構築するようにしていきました。

リアルタイムな情報共有と、お互いの協力で作り上げた環境自体が3者のつながりを強固なものにした

こうして本格的に配属先企業さまへの「じぶんページ」での情報共有がスタートし、配属先企業さまは外国人技能実習生のリアルタイムな情報をオンラインでチェックできるようになりました。

配属先企業の担当者さまが必要な時にすぐチェックできることに喜んでいただけたほか、
「これまでは氏名・年齢・性別だったが、顔写真があってとてもよい」
「動画で実際の雰囲気や現時点での日本語レベルがわかるから、働いてもらう際のイメージがしやすい」
といったお声があがっているそうです。

じぶんページ内コメント機能

「じぶんページ」の活用により、ダイバーシティ事業協同組合さまにおける3者の情報共有のための作業時間や手間はほぼゼロになりました。

ダイバーシティ事業協同組合さまが派遣元団体と配属先企業さまをつなぐ情報のプラットフォームとなることで、3者にとってメリットのある情報共有が随時おこなえるという環境が整い、関係性もより深まっていっています。

外国人技能実習生のことならココ！というポジションを目指したい

kintoneと連携した「じぶんページ」の導入で3者での情報共有をスムーズにし、作業の効率化も実現したダイバーシティ事業協同組合さま。
今後の目標は、派遣元団体と配属先企業、そしてダイバーシティ事業協同組合さまのコミュニケーションをさらに密にし、関係性を深めて、外国人技能実習生の2期生、3期生を派遣すること。

便利で使いやすいプラットフォームを提供し、より良い関係を構築することで、外国人技能実習生のさらなる受け入れも検討していただきやすい環境が生まれることが期待されています。

「外国人技能実習生のことならダイバーシティ事業協同組合さまに相談！」というポジションを目指し、よりよい情報共有プラットフォームの環境づくり、関係づくりを進められることでしょう。