kintoneで見積書を作成！プラグイン活用で印刷も実現｜住宅機器関連事業 株式会社ダイキアクシスさまのアプリ開発事例

コムデックがkintone活用を支援する中で、「kintoneで見積書を作成したい」というご要望を良くお伺いします。
kintoneには顧客のデータや商品のデータがそれぞれのアプリとして登録されており、それらのデータを使えば簡単に見積書を作ることができそうです。

しかし、kintoneの標準機能では印刷が難しく、様々なケースに合わせた柔軟なレイアウト変更等も行うことができません。
元々エクセルを用いて見積書を作っている場合、kintoneでは従来の見積書以上の使い勝手は実現することができず、kintone化を諦めてしまうケースもあります。

そこで今回は、kintoneとプラグインを用いて見積作成をkintone化し、脱エクセルを実現した株式会社ダイキアクシスさまの例を紹介します。
見積作成をkintone化したい事業者様は、ぜひ参考にしてください。

目指せ見積書の脱エクセル！でも普通に作るのは難しい…

愛媛県松山本社と東京本社を始めとして日本全国・海外にも事業所を持つ株式会社ダイキアクシスさまは、「環境を守る。未来を変える。」をコンセプトに、「水」に関わる環境機器関連の事業･住宅機器関連の事業、再生可能エネルギー関連の事業などを手掛けています。

株式会社ダイキアクシスさまでは、今までエクセルで行っていた事務所処理を効率化するために、kintone(キントーン)を導入しアプリ作成の内製化を進めていました。

株式会社ダイキアクシスさまがどのようにしてkintoneアプリの内製化を進めたのかはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneアプリ作成の内製化支援で開発効率を向上

kintoneと言えば、プログラムなどの知識がなくても画面上のドラック＆ドロップだけで自社専用のアプリをつくることができる業務改善プラットフォームです。

内製化を進め、簡単なプラグインであれば自社でも設定できるようになった株式会社ダイキアクシスさまですが、その手が止まったのが見積書を作るためのアプリでした。

見積書アプリを作るにあたり、課題として浮上したのは「販売価格の算出方法が2パターンあるときはどうすればいいか」「お客様によって端数処理の方法が異なる場合にはどうすればいいか」の2点です。

一つ目の課題は、定価に対して実際の販売価格の数字の出し方が2パターンあること。
あらかじめ販売価格が決まっており直接金額を入力するパターンと、定価に対して掛率を設定して販売価格を計算するパターンを使い分ける必要がありました。

二つ目の課題は、お客様によって端数の金額をどの桁で丸めるのか、例えば「100円単位で丸める」のか、「1000円単位で丸める」のかが異なり、さらに丸める際の処理についても切り上げ、切り捨て、四捨五入など計算方法が異なるということです。

これらの課題は単純に項目を配置し計算式を設定しただけでは対応が難しく、見積書アプリの内製化は暗礁に乗り上げてしまいました。

ラジオボタンで条件分岐、エラー表示でミス防止

従来のエクセルの見積書は、「使いやすく自由に項目を修正できる、柔軟に入力できる」ことが魅力の一つです。
kintone化にあたっては、なるべく使いやすさは落とさず、先ほど挙げた二つの課題に対応できる必要があります。
最も簡単な解決方法は「パターンに合わせてアプリを分ける」ことですが、それでは見積書のデータが分散してしまうため意味がありません。

そこで、「一つの見積書アプリの中でパターンわけができる」ように、まず以下画像のように表示や計算方法を切り替えるラジオボタンを設置しました。
販売価格のパターンに合わせて、「販売価格が決まっており直接金額を入力するパターン」と、「定価に対して掛率を設定して販売価格を計算するパターン」を選べるようになっています。

とは言っても、ラジオボタンを設置しただけでは計算方法は切り替わりません。
その設定にはプラグインや計算フィールドを利用しているのですが、詳しい設定については次のセクションでご紹介いたします！

これらのラジオボタン項目で見積作成条件を指定すると、その条件に合わせて正しい販売価格が計算されます。

緑の枠がその商品の定価で、計算方法が「掛率入力」の場合には、赤枠の「掛率(入力)」項目に定価に対する掛率を入力すると販売価格が自動算出されます。
反対に、先に販売価格が決まっている場合には青枠の「販売価格(入力)」にその金額を入力すると、低下に対する掛率が表示されます。

わかりやすいように今は両方の項目を表示していますが、実際には選択した表示区分に従って必要な項目のみが出てくるようになっています。
物理的に入力･計算項目を分けて、必要に応じて出しわける形であれば間違いも起こりません。

さらに、もし「掛率」と「販売価格」両方を入力した場合にはエラーとなり保存することができないようになっています。

エラーが発生した場合には、「表示区分」を「エラー確認用」に切り替え、もう一度保存ボタンを押すことでエラー箇所のアラートが表示されます。

条件分岐処理プラグインとIF文計算式で対応

表示区分に応じた項目の表示わけ設定は、「条件分岐処理プラグイン」で実施しています。
条件分岐処理プラグインは、ドロップダウンリストやチェックリストで選択された値や、入力された文字の条件に応じて自動的に処理を分岐し実行するプラグインです。

株式会社ダイキアクシスさまの場合には、ラジオボタンで指定した条件に従って非表示にするフィールドを指定しているのです。

掛率入力が選択された時には、販売価格入力用の項目は非表示にしています

その他にも、保存時のエラーチェックも条件分岐処理プラグインで実施しています。

条件分岐処理プラグインについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼入力効率大幅アップ！kintone条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説！

「100円単位で数字を丸める、1000円単位で数字を丸める」、「端数を切り捨てる、端数を四捨五入する」などの端数処理の設定については、計算フィールドに各パターンのIF文を入れることで対応しています。

見積書印刷はエクセル出力できるRepotonUで実施

冒頭で、kintoneの標準機能では印刷が難しいとお伝えしました。
kintoneから印刷を行いたいときには、印刷出力専用のプラグインを使う必要があります。
出力方法にはPDFやエクセル等各プラグインによって異なりますが、株式会社ダイキアクシスさまの場合には、現場からのリクエストでエクセル出力ができるように設定しました。
見積書アプリ上部の「見積書作成」ボタンをクリックすると、入力されたデータを元にレイアウトされた帳票がエクセルファイルで出力されます。

出力された見積書イメージ

このエクセルへの出力は、「RepotoneU(レポトンユー)Excelプラグイン」を使用しています。
RepotoneU Excelプラグインは、エクセルやPDFを取り込んでテンプレートをkintone上で作成できるプラグインです。
kintoneからエクセルへの出力もできるので、kintoneから出力されたデータを既存の業務フローにのせて処理することもできます。

RepotoneUプラグインを含む、kintoneからの帳票出力方法についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで帳票を簡単に作成・PDF出力したい！便利なプラグイン5つを徹底比較！

見積書をkintone化するメリットとは？

エクセルは、自動計算や自由にレイアウトができる優れたツールです。
1枚の見積書を作成してプリントアウトするだけならば充分な機能を持っています。
しかし、エクセルは柔軟で使いやすい分、チームの情報共有や管理に向いているツールとはいえません。

kintoneで見積書を作成することで、それまで各個人が管理していた見積の情報を一元化でき、情報共有やその後のデータ活用がスムーズになります。

株式会社ダイキアクシスさまの場合には、見積管理のデータを別のアプリに自動連携し、営業活動の可視化や売上目標達成のための状況把握に役立てることができました。
ただ脱エクセルができるだけではなく、その先まで展開できるのがkintoneの強みと言えるでしょう。

プラグインを活用して見積書の脱エクセルを実現

今回の株式会社ダイキアクシスさまの事例では、一見難しそうに見える仕様もプラグインや計算式を工夫することで実現可能であることをお伝えしました。

「場合によって必要な項目が異なる」場合、kintoneの詳細画面は一つのアプリにつき一種類のため、仕方なくアプリを分割してしまうケースがあります。
もちろんそれが最適なときもありますが、株式会社ダイキアクシスさまのように「見積書」という会社として一元管理をしておきたい情報の場合には、アプリを分けるのではなく同じアプリ内で完結できるようにするのがおすすめです。

今回は、課題をあまり難しくとらえ過ぎず、項目を分けてプラグインを設定することで解決することができました。
条件分岐処理プラグインで設定していること自体は難しくありませんし、標準機能で使える計算フィールドに設定しているIF文もエクセルで利用できるものとほとんど変わりありませんが、課題を解決するのには十分でした。

株式会社ダイキアクシスさまでは、kintoneで作成した見積書のデータを活用して営業担当者の活動の可視化もできるようになりました。
今後は、見積書のデータをさらに活用し、売上予測などの分析をおこなっていきたいとのことです。

「エクセル管理を辞めて業務を効率化したい」「見積のデータを元に案件管理やその先の売上管理まで行いたい」とお考えの事業者さまは、是非一度kintoneの活用を検討してみてはいかがでしょうか？