部門ごとに増えてしまったkintoneアプリを「建設業 業務改善パッケージ」でスッキリ整理！｜建設業 株式会社北奥設備さまの開発事例
| 業種 | 建設業･リフォーム業 |
| 従業員数 | 45名 |
| 地域 | 青森県 |
| 目的 | 事業部ごとに管理している顧客･案件･取引先データの統合 |
| 課題 | ・顧客･案件･取引先データを事業部ごとのkintoneアプリで管理しているため、全体像が見えづらい ・集計作業が煩雑になり、エクセルでまとめ直すため手間がかかる |
| 効果 | ・部門ごとにバラバラで管理していた情報を統一できた ・集計の手間がなくなった ・ダッシュボード化により全体像がひと目で分かるようになった |
建設業界やリフォーム業界では、複数の事業を展開する企業さまが多いのが特徴です。
例えば「建築事業と土木事業」「給排水設備と空調設備」などの組み合わせがよく見られます。
こうした企業さまの場合、顧客情報や請求情報など、各部門で共通して使う情報が多く存在します。
一方で、現場ではそれぞれの部門が個別に顧客情報などを管理しており、組織内で無駄な作業が生じている企業さまも多いのではないでしょうか？
そこで今回は、コムデックが提供する「建設業 業務改善パッケージ」を使ってkintoneアプリを整理した株式会社北奥設備さまの事例を紹介します。
「部門間の情報を整理して、一元管理を実現したい」方は、ぜひご覧ください。
目次
事業部ごとにアプリを作った結果、情報管理や集計が煩雑に……1ヶ所でまとめて管理したい！
株式会社北奥設備さまは、青森県八戸市に本社を構え、建設業･リフォーム業などを営む企業さまです。
創業時はガスの配管工事店でしたが、50年以上にわたる歴史の中で給排水や空調設備の工事、住宅のリフォーム工事などにも事業を拡大されています。
そんな株式会社北奥設備さまの社内には、ガス工事、給排水工事、リフォームなど複数の事業部門があります。
以前からkintone(キントーン)を導入されていて、顧客情報や案件情報、取引先情報などは、それぞれの部門で作ったアプリで管理していました。
ところが、部門ごとにkintoneアプリを作ったことで情報管理の手間が増え、集計作業も煩雑になってしまいました。
kintoneの標準機能では複数のアプリをまたぐ集計ができないため、データを一旦エクセルに移して手作業でまとめ直している他、似たような内容のアプリが複数存在するため会社全体の案件や売上も分かりにくい状態です。
そこで、部門ごとでバラバラに管理している情報を一元化したいと考えた株式会社北奥設備さま。
kintoneの便利な機能を駆使して、集計作業の手間を削減しつつ、リアルタイムで最新の数字を把握できる状態が理想です。
以上を踏まえて、コムデックが提供する「建設業 業務改善パッケージ」を使って、kintoneアプリを整理することにしました。
建設業に必要なアプリが揃った「建設業 業務改善パッケージ」
「建設業 業務改善パッケージ」は、建設業に必要なkintoneアプリがセットになったものです。
具体的には、工事台帳、顧客管理、見積･発注管理、スケジュール管理といったアプリが含まれています。
このパッケージを使えば、必要なアプリを一から設計しなくてもすぐに使い始められる他、難しい集計フローを設定しなくても原価集計を自動化できるのがメリットです。
これまで紙の資料やエクセルに分散していた見積、発注、経理データなども、すべてkintoneに集約することが可能です。
実際に導入した企業さまからは「基本のアプリが揃っていたのですぐに運用を開始できた」「自社の複雑な管理体制にもマッチして助かった」といったお声をいただいております。
現状を丁寧に確認しながら、新たなアプリを構築
ここからは、実際に株式会社北奥設備さまがアプリを整理した流れについて解説します。
はじめに、株式会社北奥設備さまで利用している現在のkintone環境を確認しました。
株式会社北奥設備さまではkintoneの導入以来、必要なアプリをその都度構築してきたことで、同じような内容のアプリが複数作られてしまい、微妙に異なる表記で管理されていることが明らかになりました。
例えば顧客管理では、「取引先他リスト」「工事部青森支店 顧客リスト」「リフォーム水彩顧客リスト」など、管理している情報に重複があるアプリが複数見つかりました。
これでは、せっかく蓄積したデータもうまく活用できませんし、同じお客様の情報が全てのアプリに存在する場合、どれが最新か判断できなくなってしまいます。
顧客管理に相当するアプリ
案件管理に相当するアプリ
このような現状を踏まえ、まずはアプリ統合までの手順を検討し、会社全体の業務を考慮しつつ必要なアプリ構成を設計していきました。
今回は、前述の通り「建設業 業務改善パッケージ」のアプリをベースに、株式会社北奥設備さまに必要な項目を追加していく方式を取っています。
これなら必要なアプリが揃っているので、一から構築する手間をかけずに、従来のアプリを整理可能です。
まずkintoneで管理したい項目を洗い出し、各部門が共通で使う項目と、特定の部門のみで使う項目に分けてグループ化。
部門共通の項目についてはフィールド名、選択肢、全角･半角などの表記を統一しています。
必要な項目を整理出来たら、新たなアプリを構築して過去のデータを移行します。
先ほど紹介した通り、顧客管理系のアプリは3種類ありましたが、新たな環境では「会社管理アプリ」という名前で1つにまとめました。
他にも、工事管理系のアプリは4種類ありましたが「工事管理アプリ」というアプリに一本化しています。
最後に、完成したアプリを現場で運用してみて、必要な箇所を微調整すればアプリの整理は完了です。
krewDashboardで情報をダッシュボード化
アプリを整理できたところで、さらなる業務効率化のためにkintoneデータをダッシュボード化しました。
ダッシュボードとは、大量のデータを分析した結果を表やグラフにして、1つの画面にまとめたもののことを言います。
kintoneでダッシュボードを実装する方法はいくつかありますが、今回は簡単に高機能なダッシュボードを作れる「krewDashboard(クルーダッシュボード)」というプラグインを使うことにしました。
krewDashboardでは10種類以上の表やグラフを使用でき、レイアウトもドラッグ＆ドロップの簡単な操作で設定できます。
完成したダッシュボードでは、グラフをクリックすれば詳細なデータを参照することも可能です。
このkrewDashboardを使って、実際に株式会社北奥設備さまで構築したダッシュボードがこちらです。
kintoneアプリを整理するメリット
自社で一からkintoneを構築した企業さまの場合、年月の経過とともにいろんなアプリが乱立してしまい、入力の二度手間が発生したり集計が煩雑になったりすることはよくあります。
そのため、kintone活用がある程度進んだ段階で全体を整理すると、大幅な効率化が図れます。
株式会社北奥設備さまはkintoneアプリを整理したことで、会社全体でどれだけの案件が動いているのか、どれくらいの売上があるのかが、ひと目で分かるようになりました。
今まで行っていたエクセルでの集計作業は不要になり、リアルタイムで最新情報を確認できるようになっています。
これにより、データに基づく素早い経営判断も可能になりました。
アプリを整理する際は一時的に負荷がかかりますが、長期的に見ればメリットの方が大きくなると考えられます。
建設業でのkintone活用なら、コムデックにお任せください
kintone活用においては、何でもアプリを作って登録すれば良いというわけではなく、蓄積したデータを活用するところまで見越して設計することが大切です。
「建設業 業務改善パッケージ」を活用すれば、アプリ構築の手間が省けるだけでなく、その後のデータ活用も考慮した最適な設計がされていることもメリットです。
「紙やエクセルでのデータ管理から脱却したい」「現場ごとのスケジュールや原価をきちんと管理したい」とお悩みの企業さまは、お気軽にお問い合わせください。
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