AIで採用業務を効率化！フェーズごとの活用法や導入事例を紹介

採用業務は、企業経営の根幹を担う重要な業務です。
一方で、採用担当が足りなかったり、他の業務と兼務していたりして、思うように進められないという方も多いのではないでしょうか。

そんなときに役に立つのがAI活用です。
「さすがに、人物の見極めをAIに任せるわけには……」と思われるかもしれませんが、事務作業をAIで効率化すれば、人間はより本質的な「人材の見極め」に集中できるようになります。

本記事では、採用業務でAIを使ってできることや活用事例について解説します。

採用業務におけるAI活用の現状

最近はさまざまな分野でAI活用が広まっていますが、採用業務も例外ではありません。
マイナビ2024年に実施した調査によれば、新卒採用担当者の49.1%、中途採用担当者の39.9%が「採用活動にAIを取り入れている」と回答しています。

具体的な業務としては、ターゲット設定、求人票作成、適性検査、書類選考、面接などが挙げられました。
こちらは、採用業務にAIを活用する場合の業務フローの例です。

また「AI活用によってどれくらい業務負担が軽減したと感じるか」という質問では、新卒･中途とも「3割前後」という回答が最多となりました。
このことから、人材の獲得競争に勝つためにも、AI活用は重要な要素になってきていると言えるでしょう。

参考：採用の春 AI活用で企業負担軽減～マンパワー不足解消のヒント～ | マイナビキャリアリサーチLab

採用業務でAIを使ってできること

先ほどの調査結果にもある通り、採用業務ではさまざまなフェーズでAIが使えます。
ただし、AIを活用する際は候補者に応募の段階で了承を得ておくことも大切です。

このことを踏まえたうえで、採用活動のフェーズごとにAIでできることを見てみましょう。

募集要項の作成

募集要項の作成では、募集条件の整理や求める人物像の言語化にAIが役立ちます。
「募集要項を作成したいので、必要な項目を教えてください」と相談すれば、対話を進めながら条件を整理できます。

必要に応じて、競合他社の募集条件やアピール文を分析し、より魅力的な募集要項を作成することも可能です。

書類選考

書類選考でAIを活用すれば、履歴書や職務経歴書のPDFファイルをテキスト化して、所定のデータベースに登録することが可能です。
あらかじめ「〇〇資格を保有する人」や「実務経験〇年以上」のように必須条件を設定しておくことで、担当者の代わりに一次スクリーニングもしてくれます。

さらに、資格や経験年数などをスコアリングするよう設定すれば、優先的に面接すべき候補者をピックアップすることも可能です。

面接の記録と評価

面接の音声や録画データをAIに読み込ませれば、会話内容の文字起こしや要約が可能になります。

「コミュニケーション能力」や「論理的思考力」など、評価したい項目をあらかじめ設定することで、発言内容を自動的に抽出･分類することも可能です。
これにより、面接官による評価の偏りを防ぎ、客観的で公平な評価がしやすくなります。

採用結果の振り返り

AIは、採用結果の振り返りにも使えます。
具体的には、応募媒体や採用率の分析、費用対効果の検証などが可能です。

また、入社後の定着率やパフォーマンスを分析することで、今後の採用活動に活かすこともできます。
面接官ごとの評価傾向を分析すれば、面接官のスキルアップにも役立ちます。

採用業務でAIを活用するメリット

採用業務でAIを活用するメリットは、大きく3つあります。

作業時間を短縮できる

採用業務の中には、募集要項の作成、書類選考、面接記録のとりまとめなど、1つひとつの難易度は高くないものの、時間のかかる作業が多く含まれます。
こうした定型的な作業をAIで自動化すれば、大量の応募者にも対応できるのがメリットです。

これにより、選考期間を短縮でき、優秀な人材が他社に流れてしまうのを防ぐことも期待できます。
AI活用により創出された時間は、候補者との対話や採用戦略の立案など、より重要な業務に充てられるようになるでしょう。

客観的で公平な評価ができる

人間が選考を行う場合、どうしても主観や気分によって評価が左右されてしまうことがありますが、AIならそうしたリスクを回避できます。
複数の採用担当者がいる場合でも、全ての候補者を同じ基準で評価でき、評価の根拠も明確に示せるのがメリットです。

これにより、採用プロセスの透明性が高まり、企業への信頼感も向上します。

属人化を防止できる

採用活動をベテラン社員の経験や勘に頼っている企業も少なくありません。
そうした企業では、担当者の異動や退職によって一気に採用力が落ちてしまう例も見受けられます。

AIを活用した採用活動では、評価基準やノウハウが明文化され、データとして残るため、誰でも一定の水準で選考できるのがメリットです。
回数を重ねるごとにブラッシュアップもできるため、仮に担当者の入れ替わりがあっても、組織の資産として引き継ぐことができます。

製造業の採用におけるAI活用事例

ここからは、実際に従業員80名ほどの製造業で採用活動にAIを導入した事例を紹介します。
これまで採用活動においては、応募情報を取りまとめるために応募書類の情報を1つひとつ手で入力しなければいけないことや、一部のベテラン社員しか書類選考ができないことなどが課題となっていました。

そこで同社では、kintone(キントーン)とAIを連携して、書類選考の効率化を目指すことにしました。

まずは、kintoneで「応募者情報アプリ」を作成し、氏名、生年月日、住所といった「応募書類から抽出すべき項目」を設定。
次に、「kintone for 生成AI」でAIとkintoneを連携して履歴書や職務経歴書のPDFを自動でテキスト化し、「応募者情報アプリ」に自動登録するように設定しました。

さらに、書類選考をするための条件をあらかじめAIにプロンプトとして登録し、「応募者情報アプリ」の情報をもとに同じ基準で選考できるようにしています。
例えば、必須条件として「製造業での実務経験が3年以上あること」「エクセル･ワードの基本操作ができること」、歓迎条件として「リーダー経験があること」などを設定しました。

最後に、選考結果として適合の度合いを「高･中･低」の3段階で出力し、「応募者情報アプリ」に保存するようにしました。
採用担当者はこの3段階評価を見て「高」の人から優先的に面接を案内していくことで、応募書類のデータ入力から書類選考までをAIで自動化することができました。

この企業さまはAIを導入したことで、以前は一部の人しかできなかった書類選考を手順に沿って誰でもできるようになりました。
応募者情報を入力する手間がなくなり、明らかに応募資格がない人をスクリーニングすることも可能になっています。

空いた時間は候補者との対話や内定者フォローなど、より重要な業務に注力できるようになったとのことです。

AI活用で採用業務を効率化しよう！

採用業務には、人間性の理解や信頼関係の構築など、機械的に処理できない業務が存在します。
一方で、入力作業や一定の条件に基づくスクリーニングなど、地道で時間のかかる定型作業が多いのも事実です。

今後、特に地方においては採用がますます難化することも予想されているため、AIを賢く使って、効率化と品質向上を目指しましょう。

コムデックでは、kintoneとAIを連携できるサービス「kintone for 生成AI」を提供しております。

kintoneとAIを連携することで、採用業務はもちろんのこと、労務管理、人事評価、教育研修など、あらゆる業務を効率化できるのが特長です。
kintoneのプロが、「AIにまかせるべきことは何か、人間がやった方がいいことは何か」という見極めから携わり、お客さまにとって最適なシステムを構築いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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また、下記のページでは、さまざまな業務でのkintone × AI活用をまとめた事例集が無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

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