教育事業の業務効率化と成長を支える伴走支援とは

お話を伺った方：有保様

情報がとにかく分散していて……エクセル管理では限界を感じていました

事業内容

私たちメイクカンパニー合同会社は、介護福祉従事者の資格取得支援や就労支援などをおこなう「キャリア・アカデミー」を三重県松阪市内に2教室展開しています。
単なる資格取得の教室ではなく、通っている方がなりたい姿・実現したい働き方などに近づけるようなサポート体制が特徴です。

当社の教室に通った方には、働く価値を感じ、人の役に立つ職に誇りを持ってもらいたいと考えています。
そして、介護はやりがいがある一方で大変なお仕事でもありますから、自身のストレスケアなどの指導もおこない、持続性のある就労を実現してもらえればという思いで教室を運営しております。

kintone活用の目的と当時の課題

当時の私たちが抱えていた最大の課題は、エクセル管理による業務の非効率さです。

生徒情報や資格情報などさまざまなものをエクセルで管理していましたが、情報が複数のファイルに分散していて欲しい情報をすぐに見つけられなかったり、ひとつ変更が起これば関連するシート全ての内容を直す必要があったりと、業務を進めるのに効率が良いとは言えない状況でした。
同じようにエクセル管理していた各種スケジュールについても、授業に関する変更があれば複数のエクセルシートを修正し、印刷して再掲出するという作業をおこなっており、生徒さんや教員、教室内での情報共有に手間とタイムロスが発生していたんです。

加えて、社内で業務量に偏りも生じており、私自身なかなか本来の業務に時間を割けない、という状況が続いていて…
今後のことを考えても、それぞれの業務の効率を上げる、業務を平準化してスタッフたちへ業務を割り振れるような状況にする必要性を強く感じていました。

kintoneなら業務の効率化や平準化が実現できると感じました

コムデックを選んだ理由を教えてください

IT活用が当社の課題解決の糸口にならないかと考えていた時に、取引先銀行から、IT活用支援をしている企業として紹介されたのがコムデックさんです。

私自身は以前からkintoneに興味を持っていて、実際に登録しデータを入れてみたこともあったんです。
ただ、そこからどうしていいかわからず、忙しさもあって放置状態になってしまって。
実際にコムデックさんから説明を受け、「コムデックさんとなら、kintoneでの業務効率や情報の一元管理、平準化が実現できるかも」とイメージできたことが依頼の決め手でしたね。

kintone導入の効果を教えてください

コムデックさんとの初回打ち合わせでイメージしていたとおり、社内のさまざまな情報の一元管理が実現しました。
検索性もあがり、業務効率は大きくアップしています。

スケジュール管理については、kintoneとプラグインの活用で作業量や時間が減っただけでなく、修正漏れやダブルブッキングなどもなくなりました。

確認したいことがすぐ表示でき、変更作業の時間も半分になったスケジュール管理アプリ作成の様子はこちらの記事でご紹介しています。
▼kintoneでスケジュール管理を効率化！便利なプラグインもご紹介｜人材育成事業　メイクカンパニー合同会社さまのアプリ開発事例

スタッフもkintoneがしっかり使えるようになり、業務を分担できる部分が進んでいます。

ただ、これまでは私がすべて把握できていたものが各自の作業・業務となったことで、急なお休み時などのフォローに手間取ることもあります。
今後は、そういった際に進捗状況やすべきことを誰でもさっと把握できるような仕組みづくりも考えていきたいですね。

納品して終わりではなくパートナーとして寄り添ってくれるので、自社にIT部門ができたような感覚で頼りになります

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

社内でkintoneやパソコンなどのトラブルや困りごとがあったときに「とりあえずコムデックさんに相談を！」と頼れることが大きなメリットです。

これまでは、パソコンなどIT全般のトラブルが起こった際、どうしてそうなったのかを確認し、しかるべきところに問い合わせて…と解決までに1日以上かかることも当たり前でした。
その間、場合によっては業務も止まってしまうんですよね。

コムデックさんが伴走してくださるようになってからは、何かあれば専門家であるコムデックさんに聞けばいいという安心感がありますし、実際に迅速に対応していただけて、業務に影響が及ぶことも減りました。

また、kintone構築を進めていくなかで、コムデックさんはこちらの意図や目的をしっかりと理解して、提案や実際のアプリに反映させてくださいます。
コムデックさんの伴走のおかげで、目指す方向に向かって着実に進めてこられたと言えるでしょう。

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか

これを納品したら終わり、ではなく、パートナーとしての関わりが続いていくという点が、コムデックさんにお願いしてよかったことのひとつです。
kintoneの開発・アプリ作成のみならず、新しいIT技術やツール、最近だとAIについてもいろいろなお話を聞いたり、相談したりできて、とにかく頼れる存在です。

そして、コムデックさんには、当社がやりたいことを実現するためのIT環境全般（Wi-Fiやパソコンのスペックなど）についても相談でき、実際の機器選定や導入まで依頼可能です。
当社や現場にとって過度なスペックではなく適切なものを提案してくださる点がありがたいですし、信頼できると感じています。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

中小企業さんで、従業員が少なくIT専任担当者がいないような状況でしたら、コムデックさんをおすすめしたいですね。

社内の状況・目的などを把握した上で、IT環境の整備からシステム導入、kintone開発・カスタマイズなど、一貫してサポートしてもらえますから、自社のIT部門ができたような目線と感覚でお付き合いができ、とても頼りになります。

これからはAIを取り入れてさらなる成長を目指していきたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

kintoneの導入によって業務効率化や平準化が進みました。
私の残業は減りましたし、本来の業務にかけられる時間がしっかり取れるようになってきましたから、生徒募集や営業活動など会社の今後に繋がる業務に改めて注力していきたいです。

これからはAIの活用も検討中です。
例えば生徒さんと事業所さんのマッチングにAIを取り入れて、より効率的で、かつ、マッチ度があがるような仕組みづくりができたら、生徒さんにも事業所さん、そして当社にも良いことだと思います。

新しいツールの導入など、コムデックさんからいただいているさまざまなご提案も積極的に取り入れながら、これからも企業として成長し続けていきたいですね。

担当者より

担当者：前村

メイクカンパニー合同会社様とは、kintone導入に始まりIT環境サポートまで長いお付き合いをさせていただいています。
伴走スタート時、とにもかくにも担当者の方の業務量が膨大でしたから、kintoneを通じて業務を標準化することで、他のスタッフの方々でも遂行できる仕組みになるよう心掛けました。

私は特に有保様のIT活用への積極的な姿勢に感銘を受けており、今後もAIなど新しいIT技術の活用についてもサポートさせていただきたいと考えています。

教育の質を高めながら業務効率も向上させ、より多くの生徒さんに素晴らしい学びの場を提供されるメイクカンパニー合同会社様の成長をこれからも支援していきます！