2022.10.03 Imadokiバックナンバー

Imadoki 2022年10月号が発行されました

Imadoki 2022年10月号が発行されました

サイボウズ社長室　野水フェロー来訪

シルバーウィークの三連休は、台風14号の影響で台無しでしたが、後半の三連休は伊勢神宮も観光に訪れた大勢の人で賑わいました。
関東から来訪予定だった友人からは、「ホテルの予約が取れない！」何とかして~と連絡をもらった程ですので、コロナ第七波の影響も薄らいで、ようやく伊勢の街も平常運転モードに戻りつつあるようです。

また、遠方からの来客が多かった弊社にも、久々に懐かしい方々が訪れて戴けるようになってきたのも嬉しいことでございます。
今月は弊社が主力商材とする「kintone」や「サイボウズOffice」で有名なサイボウズ社の古参メンバー、野水フェローが来訪してくださり昔話＆事業承継について話が盛り上がりました。

中高年（失礼！）Youtuberでもある野水フェローは、副業として撮影、インタビューを行っており「40チャンネル人生の後半戦をたのしく」の取材としてコムデックの事業承継話を取り上げたいとのことで、生田社長と、私のインタビューとなりました。
「IT活用戦略セミナー2017」、5年前のセミナーの時点で既に「副業OK」「リモート勤務OK」など多様な働き方について取り組まれていたサイボウズ社の主要メンバーの方ですので、非常に勉強にもなるお話を頂くことができました。

「仕事人間」、「会社人間」で過ごしてきた自負がある私は、自分の人生を愉しむという概念が薄い自覚があるだけに、
人生の後半戦となる50才になって直ぐに、人生を愉しむ達人とお会いできる機会をいただけて良かったです。

取締役会長　樋口雅寿

クラウド活用お客様インタビュー

介護業　社会福祉法人ゆめネット様　kintone活用編

今回のお客様インタビューは、コムデックとは2017年からのお付き合いになる社会福祉法人ゆめネット様の登場です！
を中心に、障害のあるお子さんの生活支援からカフェ運営などの就労継続支援まで、様々な支援をされているゆめネットさまは、kintoneをはじめとしてLINE WORKSやDropbox、KING OF TIMEなど、様々なクラウドツールを活用していらっしゃいます。
社内でkintone対面開発を実施するまでになったIT担当の山川様と上原様にお時間をいただき、各種クラウドツールの運用状況や導入時の苦労、定着のコツなどをお伺いしてきました！今回はkintone編ということで、2号連続でお届けします！

ゆめネット様HPはこちら！

クラウドツール導入のきっかけは？

コムデック：今日はよろしくお願いします！

ゆめネット　山川様：よろしくお願いします、人生初インタビューで緊張しています(笑)

そんな固くなりすぎず(笑)今日は是非、本音のところをお伺いできればと思います！早速ですが、ゆめネット様とのお付き合いももう5年になるんですね、きっかけってご存知ですか？

ゆめネット　上原様：あっという間でしたね……確か最初は、理事長がコムデックさん主催のセミナーに参加したのがきっかけで。

2017年というと、まだITソリューション部の前身の前身、今となっては伝説の「Evernote事業部」が名古屋駅のすぐ近くで開催したセミナーですね。
当時はまだ「クラウドツールを仕事に使う」というのがあまり一般的ではなかったので、まずクラウドツールって何？というところから丁寧に説明していた記憶があります。

そうです、そのセミナーです。Evernoteをきっかけにして、kintoneや勤怠管理のKING OF TIME、チャットツールのLINE WORKS……と徐々に導入していきましたね。

『新しい一歩を踏み出すための伴走者』として、現場と一体になって業務改善

今ではkintoneが業務の中心になっていて、この間数えてみたら200個近くアプリを作っていました！もちろん消したアプリもあるので200個全部が動いているわけではないんですけど……。

ここまで試行錯誤を重ねながら作ってきた証ですね。kintoneを使っていて、便利さを実感するのはどんなところでしょうか？

やっぱり、スマホで閲覧・編集ができるところですかね。支援の現場ではパソコンの前に座っていられる時間というのは限られてくるので。そう考えると、200個で満足していないでもっとExcelとかワードでやっている仕事をkintoneにしていかないとな、と思います。

介護業はどうしても紙・Excelの資料がたくさんありますよね。そして使い慣れているからなかなかExcelを手放せない。

そうなんです！Excel大好きな方が多いのと、関数とかちょっと凝ったことをしたいときにはExcelに負けてしまうんですよね……。

でも最近は、「部署をまたいで情報共有をするときはkintoneを使った方が便利」ということに気が付いてくれて、じわじわと運用が広がっています。

どうしてもツールの得意不得意はありますから、「個人で使う時はExcelでもいいけれど、チームで共有するならkintoneで」の共通認識というか、棲み分けができているならそれもアリだと思います！どういった場面でkintoneの広がりを感じていますか？

うちは部署単位・拠点単位でアプリを活用することが多くなっているんですが、その各部署の方から「こういう項目や書式でkintone化してほしい」という要望が上がってきます！

部署から自発的に意見が上がってくるのはとても良いですね。どんなものが欲しいかを洗い出してくれるというのも、kintoneでどんなことができるかを実体験いただいているからこそできることだと思います。

こちらも、要望を持ってきてもらったら絶対にネガティブなことは言わないようにしています。せっかく意欲をもって出してきてくれた案なので、こちらも笑顔で「はい、わかりました！」と応えています。ちょっとできるかわからない時は元気よく「目指します！」にしてますけれど(笑)

コムデックさんに教わった「井戸端会議のような雰囲気で業務改善をする」を目指して、2021年には『新しい一歩を踏み出すための伴走者』という自分たちのビジョンを定めたんです。IT部門が専門でやるんじゃなくて、「一緒に問題解決していきましょう」という姿勢を会社に浸透させていきたいな、と思って。

素晴らしい！IT活用って、やっぱり誰か一人が頑張っても難しくて、「現場とIT部門が一緒に進めていく」、まさに伴走が大事だと私たちも考えています。今はその「社内伴走支援」はどれくらいやってらっしゃるんですか？

定期的に打ち合わせをしているのは今5部署ですね。本当にコムデックさんの対面開発と同じような形で、現場とIT部門が月1でkintone環境をブラッシュアップしています。それに加えて、スポットで「こういうもの欲しい」とか「ここを直してほしい」とかのプチ対面開発も随時実施しています。

ゆめネット様のkintone環境をもっと詳しく！

ゆめネット様のkintone活用の基盤となっているのは「利用者様の情報管理」です。これまでExcelや紙に分散していた情報をどのように一元管理したのか、その仕組みと効果を解説します。

より良い支援を利用者様に……浸透のコツはグラフ機能

最近だと、特定の利用者様の支援に活かすための行動記録データ蓄積用アプリを作りました。「どうすればより利用者様にとって良い支援ができるのか」というところからスタートし、「より良い支援」を検討するためにはデータが必要ということで、必要なデータを蓄積して分析するためのkintoneアプリが欲しい、というご要望でしたね。

なるほど、蓄積したデータを元に「こういう時にはこういう風に支援しよう」という判断ができるようにしたいということですね。

最近は、「部署全体の業務改善のアプリ」というよりも「ピンポイントでこの利用者様にフォーカスしたアプリが欲しい」という要望が多いですね。しかもこのご要望、これまであまりITになじみのなかった60代の方からの意見なんです。

その方をはじめとして、従業員の皆さんは介護業の御経験があってベテランの方ばかりです。だから当然「勘と経験」は十分。でもそれだけじゃなくて、kintoneというツールを活用することで「データという根拠のある支援」ができる環境を作っていきたいと思っています。

「データがあれば支援の質を上げることができる」ということがそこまで社内に浸透しているのが驚きです。何がきっかけでデータ活用の意識が広まったと考えていますか？

やっぱり、実際のkintone環境でグラフを作って見せたことじゃないかな、と思っています。例えば、利用者様の体重や血圧は毎週計測していますが、前回の数字は何となく覚えていても過去半年の推移とかは資料を確認しないと把握することができません。
その点、kintoneなら自動的に推移のグラフをつくってくれますし、動きが分かることで変動の理由を推察することもできます。データをkintoneに登録しただけでパッとほしい情報が見える化するというのを体感してもらうことで、「kintoneってこういうことができるんだ！それなら…」という次のステップにつながりました。

年に2回実施しているご家族の方との面談も、kintoneのグラフをお見せしながら説明するとより理解してもらいやすいですし、重宝しています。ただ、Zoomをしながらkintoneの画面を共有して……というのがまだ慣れないようで、それをみんなができるようにしていくのも一つの課題ですね。

国保連への請求もkintoneで！効率を上げるところはしっかり上げる

その他、kintoneが業務で役立っているところがあれば是非教えてください。

これはコムデックさんのオウンドメディアでも記事にしてもらっていますが、国保連(国民健康保険団体連合)への請求データ作成は本当に早くなりました。
日々現場で登録する介護記録(支援実績)からデータが作られるので、登録時点でチェックができるんです。
自動で請求データを集計してくれるので、私自身の業務時間が半日以上、現場も「集計用のエクセルデータ」を作成する必要が無いのでその分業務効率があがっています。

「集計用に改めてデータをまとめなおす必要が無い」、つまり二重入力や二重チェックがいらなくなるのは現場にとって大きなメリットですね。

期日前にきちんとデータが出てくるようになりましたし、もう絶対に前の仕組みには戻したくないですね(笑)

さっきは『利用者様により良い支援を提供するための直接的なkintone活用』についてお話ししましたが、今の国保連への請求なんかは『間接的なkintone活用』ですね。
業務効率を上げられる間接業務のところはしっかりと効率化して、その分の時間を利用者様の支援に充てていけるようにしていきたいです。

ゆめネット様のkintone環境をもっと詳しく！

毎月Excelを使って作成していた国保連への請求データを、kintoneを活用することで日々の登録データから自動的に集計・出力できるようになりました。

山川様、上原様ありがとうございました！次回Imadoki 11月号では、LINE WORKSやDropbox、KING OF TIME等のツールについてのお話と、「中小企業がIT化を進めるときのアドバイス」を掲載予定です、お楽しみに！

お客様のkintone活用　現場の声
ゆめネット　水野様

コムデック　ゆめネット　インタビューゆめネット様の「ている」という施設で障害のあるお子さんたちの生活能力の維持･向上の支援をされ、共にお花や野菜を育てていらっしゃるという介護歴25年の水野様。
今回、ゆめネット様のITチームに利用者様の行動記録アプリの作成を依頼されたということで、どんな思いでkintoneアプリの作成を打診してくださったのかを伺いました。

今回kintoneのアプリ作成をお願いしたのは、データを取ることで客観的に利用者さんの行動を見える化して、私たちスタッフが「根拠のある支援」をできるようにしたいというのが一番大きな理由です。
長く支援している利用者さんになると、スタッフとの関係も長くなります。
もちろんきめ細やかな支援ができるという利点はありますが、反面スタッフの思い込みが強くなってしまって、主観で支援してしまうというケースが少なくありません。
そこで、利用者さんの客観的な行動データを取ってグラフ化し、全体像を把握したいというのがありました。
このアプリが機能してくれば、スタッフ側の思い込みを排除して、どうアプローチするのが最適なのかを全スタッフで共有できると考えています。実際にもう一部では効果も出ていて、例えば「こういう時に問題のある行動が多くみられる」というデータから、未然にそういった状況にならないように配慮する、という対策ができているんです。
今後は「こういうアプローチをしたら、利用者さんにどのようないい影響があったのか」も見える化されてくると思うので、スタッフのやりがいにもつながると思います。

また、現場の人間からすると「データを取ってグラフ化する」ってすごく大変な作業なんです。でもそれがkintoneだと、登録したらすぐ、タイムラグなしに見える化できる。グラフ化するために割いていた時間を、利用者さんのために使えるようになるのはうれしいですね。
今度実際のデータを別の施設の人にも見てもらって、kintone活用を広める勉強会を開催する予定です！データを元に今後の支援を検討していく動きが、全体に広がればいいなと思っています。

Imadoki総務部「お片付けマニュアルのQRコード化」

「名もなき家事」ならぬ「名もなき仕事」って、思った以上に多いものです。
どのような業種でも、「収入に直結しない仕事」が、仕事時間の40％は占めていると言われていますが、特に庶務は「収入に直結しない仕事」がメインとなるため業務効率化だけでなく誰でも出来るように考える必要があります。

コムデックあれば「来訪対応」「セミナー室の準備」が代表的な庶務作業であり、全社員が行う機会があるため作業の標準化が求められていました。
しかし年数回しか実施しないメンバーも多く、微妙に違う対応、結果となるため最後に庶務が手直しするため、二度手間となることが多々ありました。
マニュアルをラミネート加工して壁に掲示する案もありましたが、手順の変更時や掲示物は劣化すると交換の手間が必要なので却下され、「QRコード」を利用して、現場でスマートフォンを使って参照できる仕組みとしました。

マニュアル自体はURLで管理できる場所にあれば良いので、コムデックでは「Evernote」を利用しています。
マニュアルは必要な時に、必要な場所で確認できる事が望ましく、書庫にあっても誰も参照しません。
これは意外に良い仕組みかなと自画自賛しておりますので、画像のQRコードを読み取って確認してみてください！

コムデック　Imadoki10月号

Imadokiサービス　匿名Q&Aサービスslidoで忌憚のない意見を集めよう

コムデックでは、3か月に一回四半期発表会を開催しています。
9月初旬に社員全員参加で開催した四半期発表会では、社長交代後初の四半期発表会ということで、「社長になんでも聞いてみよう！匿名質問大会」を開催。
会社のことや仕事のことなど、社長が何を考え、何を目指し、何を見ているのか、社員からの自由な質問で伺っていきました。

とは言え、面と向かって社長に質問をするのは少し気後れしてしまいますし、出てくる質問も当たり障りのないものになってしまいますよね。そこで今回コムデックが使ったのがこちらのツール！

slido(スライドゥ)というQ&A・アンケートプラットフォームです。
匿名で質問を送ることができるため、積極的に手を挙げて質問するタイプの人がいないコムデックでも、slidoで様々な質問が寄せられました。
コムデック　Imadoki10月号　slido 気軽な質問から、自分自身の待遇、会社全体のことなど、他の社員の前で手をあげて面と向かって聞くのは……とためらってしまうことでも、匿名なら気兼ねなく聞くことができます。