ボランティアの管理を効率化する方法とは？おすすめシステムや事例も解説
ボランティアのマッチングや地域住民からの相談対応を行っている社会福祉協議会(社協)さまやNPO法人さまの中で、「ボランティア管理を効率化したい」と考えている方は多いのではないでしょうか。
ボランティアの管理業務は多岐にわたることから、情報や企画進捗、ボランティア団体の管理などが複雑化してしまっていることが課題として挙げられます。
本記事では、ボランティアの管理を効率化する方法や、おすすめの効率化システムについて詳しく解説しますので、システム導入を検討されている方は是非参考にしてください！
この記事でわかること
- ボランティア管理を効率化するおすすめのシステム
- ボランティアの管理業務を効率化した事例
こんな人におすすめの記事です
- 社会福祉協議会(社協)のボランティア担当の方
- デジタル活用での業務効率化に興味がある福祉関係者の方
目次
ボランティアの管理が抱える主な課題とは？
ボランティア管理業務における大きな課題は、「スケジュール管理」「資料管理」「情報共有」の3点です。
ボランティアの活動は多岐にわたり、ボランティア団体や市民のサポート、定期イベント、地域活動が同時進行することがあります。
これに伴い、ボランティアの管理業務では複雑なスケジュールの管理にミスが生じないよう、いかに効率化できるかが課題となっています。
また、紙やエクセルで資料を管理していると、適切なタイミングで必要な情報を見つけることが難しくなりがちです。
この場合、効率的な資料管理やアクセスしやすい環境づくりが求められるでしょう。
それに加えて、ボランティア活動に関する情報が各担当者や部門で孤立し、組織全体での情報共有が不足してしまうことも課題として挙げることができます。
情報共有不足により情報の把握や連携が難しくなり、業務上のミスが生じる要因となってしまいます。
ボランティア管理を効率化する3つの方法
課題を踏まえたうえで、ボランティア管理業務を効率化する方法を3つご紹介します。
ボランティア管理システムの導入
ボランティア管理システムを導入することで、各ボランティアのスケジュールや情報を一元管理し、イベント参加者も含めてデータの管理業務が効率的に行えるようになります。
また、システムを日常的に利用することで社内のデジタル化が進み、業務活動でより効率化を図るための組織体制や文化づくりにも貢献します。
資料作成･管理業務のデジタル化
紙媒体で行っていた資料の作成･管理をデジタル化することで、手間のかかる資料作成や複雑化した管理業務の効率化を実現できます。
また、従業員やボランティア団体との情報共有がしやすい環境の形成にもつながります。
ボランティア管理を代行業者に委託
ボランティアの管理業務支援を専門とする代行業者に委託することも、選択肢の一つとして考えられます。
代行業者にボランティア管理を委託することで、組織内の従業員は新たなプログラム企画や、ボランティア団体へのサポートに注力することができます。
しかし、業務は楽になる一方で、情報セキュリティの懸念や組織文化との相性には注意が必要です。
ボランティア管理を効率化するおすすめシステム
ここでは、ボランティア管理を効率化するおすすめのシステムを3つご紹介します。
システムを検討されている場合は、ぜひ参考にしてください。
NEC つながり支援サービス
「NEC つながり支援サービス」は、企業の社会貢献活動をデジタル化し、社外や地域･イベントのボランティア活動をサポートするボランティア管理システムです。
主に管理業務のデジタル化、育成効果の定量化、コミュニティ形成の3つの機能を提供しています。
募集機能やマッチング機能で効率的な運営を実現し、受付機能やマイページ機能で参加者との円滑なコミュニケーションを促進することができます。
ボランティアシティ【まちぼら】
「ボランティアシティ【まちぼら】」は、募集から出席管理までを一括して支援するボランティア総合運営システムです。
NPOや行政は募集、マッチング、出席管理が効率的に行えるようになり、一元的なボランティアの管理･運営が可能となります。
また、市民やNPO、行政が利用することを想定してパソコンやスマホでもアクセス可能となっており、マイページで活動履歴や証明書、会員証などもスマホで管理可能なのが特徴です。
kintone
kintone(キントーン)は、プログラミング知識不要で業務効率化アプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。
ボランティア管理に必要な機能やデータベースを1から開発できることから、各企業にとって最も運用しやすい最適なシステム導入を実現できます。
kintoneはエクセルやCSVでのデータ移管が可能でドラッグ＆ドロップでアプリを簡単に作成できるのが特徴です。
アプリのテンプレートも充実しているので、すぐに使い始めることができます。
▼kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！
ボランティア管理システムの選定ポイント
ボランティア管理システムを選定する際には、組織のニーズや特定の目標に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。
この時、意識していただきたいポイントは以下の3つになります。
ポイント①従業員が使いやすいかどうか
ボランティア管理システムの提供機能が、組織のボランティア管理業務の形式や要件に適しているかどうかを確認しましょう。
特に、システムの導入においてはデジタル業務を苦手と感じる従業員にも簡単に扱えるような配慮も必要です。
ポイント②情報セキュリティの対策
ボランティアや組織だけでなく、イベントなどに参加した一般の方の個人情報も取り扱うため、セキュリティ機能が強化されているかどうか、データのプライバシーが確保されているかを確認しましょう。
法令や業界標準に適合しているかどうかも考慮しておく必要があります。
ポイント③導入コストとサポート体制
システムの導入にあたって発生するライセンス料や初期費用は、予算に合わせて検討する必要があります。
コストに見合った機能や拡張性、また導入したシステムで効率化を実現するまでのサポート体制があるかを確認しましょう。
ボランティアの管理業務を効率化するならkintoneがおすすめ
ボランティア管理･対応業務の属人化や、紙とエクセルの混在により業務に必要な情報のアクセスが難しいという課題がある場合には、kintoneの活用がおすすめです。
kintoneを導入し、名簿管理やボランティアマッチング、業務記録などを効率化する専用のアプリを開発することでこれらの課題を解決できます。
具体的には、ボランティアニーズにあわせたマッチングを自動化できたり、各職員間の情報共有をスムーズにできたり、外出先でもスマホから業務レポートやデータ入力ができるようになったりといった効果を見込めます。
コムデックでは、ボランティア管理に必要なアプリをまとめた社会福祉協議会業務改善パッケージもご用意していますので、「1から自分たちでアプリをつくるのは大変そう」という場合には是非検討してみてください。
ボランティア管理を効率化するkintoneパッケージの詳細は、以下の記事で詳しくご紹介しています。
▼社会福祉協議会(社協)でよくある課題をkintoneで解決！社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージ
ITツールを導入してボランティア管理を効率化しよう
ボランティア管理を効率化するためには、手作業では限界があります。
ボランティアの情報管理や活動スケジュールの把握は複雑で効率的な運営を求められることからも、システムの導入がおすすめです。
特に、kintoneでは企業ごとに最適なシステムを開発し、ボランティア管理を効率化することが可能です。
社会福祉協議会(社協)さま用にボランティア管理業務を改善できるアプリをパッケージ化した社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージもあるため、すぐに業務に活用いただけます。
お手軽に導入できるkintoneのボランティア管理システムをご検討であれば、ぜひお問い合わせください。
