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タイムカードを含む勤怠データの保管期間は基本は5年!違反した際の罰則は?

タイムカード・勤怠データの保管期間は?

2020年4月1日の労働基準法改正により、タイムカードをはじめとする勤怠データの保管期間が延長されました。
法律で定められた期間は保管しておく必要がありますが、実情としては何年も前のタイムカードが捨てずにずっと残っており、整理したいという担当者の方も少なくないのではないでしょうか。

今回の記事では、タイムカードの保管期間と違反した際の罰則について解説します。
より効率的に勤怠のデータを保管する方法もご紹介しますので、タイムカードの管理にお悩みの担当者の方は必見です!

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▼タイムカード打刻にはルール設定が重要!不正打刻・誤りを防止する方法

この記事でわかること

  • タイムカードを含む勤怠データの保管期間
  • タイムカードを含む勤怠データの保管方法
  • タイムカードを含む勤怠データの保管義務に違反した際の罰則

こんな人におすすめです

  • タイムカードを含む勤怠データの保管について詳しく知りたい方
  • タイムカードを含む勤怠データの正しく保管したい方
  • 10年以上前のタイムカードが会社に残っている方

タイムカードの保管期間は3年から5年に延長、7年になるケースも

タイムカードをはじめとする勤怠データの保管期間は、労働基準法で決まっています。

従来は勤怠データの保管期間は3年間でした。
しかし、2020年4月1日の労働基準法改正に伴い、保管期間が5年に延長されています。
勤怠に関わる書類の保管については、労働基準法第109条に以下のように記載されています。
合わせて労働者名簿や賃金台帳等の書類の保管期間も変更となっているため、現在の自社の保管状況がどうなっているかチェックしておきましょう。

労働基準法第109条(記録の保存)
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

※労働基準法 | e-Gov法令検索より引用
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049

改正後の法律は2020年4月1日以降の勤怠データから適用されるため、2020年3月31日以前の勤怠データの保管期間は3年で構いません。
しかし、退職金請求権や賃金請求権の消滅時効についても5年間に変更されているため、法改正以前の勤怠データも5年間保管しておくことをおすすめします。

また、すぐに法改正に対応するのは難しいため、しばらくの間は経過措置として、改正前の保管期間である3年間が適用されます。
ただし、法律そのものはすでに5年間に変更されているため、できる限り早く改正後の保管期間に対応していくことが重要です。

今ご紹介した通り、労働基準法上ではタイムカードの保管期間は5年です。
しかし、法人税法施行規則 第59条の解釈によっては、タイムカードもその他の税法上保管が必要な書類同様、7年の保管が必要となる可能性があります。
どういったケースで7年保管が必要になるかというと、源泉徴収簿を作成せず、賃金台帳で源泉徴収簿を兼ねているような場合です。

源泉徴収簿は法的に必要な帳簿書類ではないため、作成せずに賃金台帳で賄うことが可能です。(作成した場合には7年保管)
その場合、賃金台帳の保存期間が7年となるため、自動的に賃金台帳を作成するための資料であるタイムカードも7年の保管が必要であるという解釈になります。

源泉徴収簿を作成する場合には、源泉徴収簿が7年、賃金台帳とタイムカードは5年の保存期間となるというのが一般的な考え方ですが、解釈によっては「源泉徴収簿を作成するために必要な賃金台帳、タイムカードについても、税法的に考えれば保存期間7年」という捉え方もできます。
この辺りは各社顧問税理士や社労士に確認の上、自社の保管期間を5年とするか7年とするかご検討ください。

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タイムカードに保管期間が設定されている理由

タイムカードを含む勤怠データに保管期間が設定されている理由は、主に2つあります。

従業員との労働時間に関するトラブルを防ぐため

タイムカード等の客観的なデータで従業員の労働時間を正確に記録しておかないと、給与計算ミスなどのトラブルがあった際に正確な給与額を算出できなかったり、労働時間の認識に労使間で相違が発生してしまったりします。
勤怠データは、トラブルが起きた際に正しい労働時間を証明するために必要となるため、一定期間は保管しておく必要があるのです。

労働基準監督署の調査の際に必要となるため

労働基準監督署は、企業が労働基準法に抵触していないか、以下のことを確かめます。

  1. 長時間労働や未払い賃金などに関わる労働時間の管理が適正か
  2. 労働条件の不利益変更や不当解雇が行われていないか
  3. 健康診断などの安全衛生が行われているか

上記のうち、1つ目は客観的な勤怠データ、つまりタイムカード等による証明が必要です。
証明ができない場合は、労働基準監督署から指導を受けたり、最悪の場合、送検されたりする可能性があるため、必ず保管しておきましょう。

タイムカードの保管対象

勤怠データの保管対象は基本的に全従業員ですが、一部保管対象とならないケースがあります。

アルバイトや派遣社員を含む従業員も保管が必要

勤怠データの保管は、正社員だけではなく、アルバイトやパートなどの準正社員や、派遣社員も必要です。
派遣社員に関しては、派遣元と派遣先の両方が 勤怠データを管理しなければなりません。

管理職やみなし労働時間制の従業員は保管対象外だけど……

労働基準法では、労働時間を管理しなければならない従業員の範囲を「管理監督者に該当する労働者とみなし労働時間制適用者以外」と定められています。
したがって、「管理職」や「みなし労働時間制の従業員」の 勤怠データの保管は必ずしも必要ではありません。

ただし、管理職やみなし労働時間制の従業員であっても、企業は勤怠管理の義務があるため、対象外とはいえ 勤怠データを保管しておいたほうがいいでしょう。

タイムカードの保管期間はいつから起算する?

勤怠データの保管期間をいつから起算するかは、雇用形態によって異なります。
こちらも法改正に伴い変更がありますので、押さえておきましょう。

基本的には給与を支払った日から

勤怠データの保管期間の起算日は「その勤怠に関わる給与の支払いが完了した日」です。
法改正前は「従業員が最後に打刻を行った日」であったため、間違えないように気をつけましょう。

例えば、3月1日から3月末までのタイムカードに関わる給与支払い日が2021年4月25日だった場合は、3月のタイムカードは2026年4月24日まで保管しなければなりません。

派遣社員の場合は起算日が異なる

派遣社員の勤怠データ保管期間の起算日は、最後の給与の支払いが完了した日ではなく、「派遣契約終了日」です。
他の雇用形態の従業員とは異なるため、よく注意しましょう。

タイムカードの保管期間を怠った場合の罰則

タイムカードを含む勤怠データの保管を怠ると、労働基準法における「労働関係の重要書類における保存義務」に違反したとして、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
たとえ故意でなかったとしても、タイムカードを紛失したり廃棄してしまったりすると、罰則の対象となるため注意が必要です。

また、従業員と給与の未払いや労働時間などについてトラブルになった際、会社として正当な管理をしていることを証明するためにも、タイムカード等の勤怠データは必要になります。
客観的な証明ができない場合、会社側が不利になってしまうため、勤怠データを法律に則って保管することが重要です。

タイムカードの保管方法

タイムカードの保管期間が延長されたことにより、どのように保管しておくかがより一層重要になります。ここでは、おすすめの保管方法をご紹介します。

年月ごとに保管する

タイムカードを紙ベースで保管する場合は、年月ごとに分けることをおすすめします。
必要な時に探しやすくなりますし、監査にもスムーズに対応できるためです。
保管する際は、劣化を防ぐため、専用の入れ物を用意しておくといいでしょう。
クリップや輪ゴムは劣化の原因になるため、使用しないのが無難です。

また、タイムカードが定められた保管期間を経過したら、処分しても問題ありません。
何年も前のタイムカードが会社に残っている場合は、5年を目途に処分し、整理しましょう。

WEB勤怠管理システムで保管する

タイムカードの保管方法としておすすめなのが、WEB勤怠管理システムの利用です。

タイムカードはこれまで解説してきたように、場合によって起算日が異なったり、従業員によっては保管の必要がなかったりします。
そのため、それぞれの場合に合わせてタイムカードを管理するのは大変です。

しかし、WEB勤怠管理システムを導入することで、タイムカードを自動で正しく保管することが可能です。

タイムカードをWEB勤怠管理システムで保管するメリット

タイムカードは紙ではなく、勤怠管理システムでの保管がおすすめです。
今回は、勤怠管理システムでタイムカードを管理するメリットを4つご紹介します。

保管場所が必要ない

タイムカードを紙ベースで保管する場合、ボリュームがあるため保管場所の確保が必要となります。
従業員の多い企業であればなおさら苦労するでしょう。

しかし、勤怠管理システムを利用すればデータとして保管されるため、印刷しておく必要がなく、保管のためのスペースも不要です。
「印刷しておかなくて良いの?」という声もよく伺いますが、いつでも印刷できる状態なら、あえて印刷して保管する必要はありません。

WEB勤怠管理システムであれば、必要になった時に「対象従業員」「対象期間」それぞれを指定してすぐタイムカードを出力でき、労働基準監督署から情報開示を求められた際もすぐに対応可能です。
タイムカードをデータで管理するため、紛失の心配も無くなります。

法改正に対応している

WEB勤怠管理システムであれば、自動アップデートによって法改正にも対応可能です。
実際、今回も法改正によってタイムカードの保管期間が延長されましたが、今後も更なる法改正が行われる可能性があります。

もし法改正に対応できないと、たとえ故意でなくても罰則を課されてしまう恐れがありますが、WEB勤怠管理システムを導入しておけばその心配も不要です。

業務効率化が可能

紙ベースでタイムカードを保管する場合、保管方法や給与計算が手動となるため、担当者の負担が大きくなります。

しかし、WEB勤怠管理システムを導入することで、自動で正しく保管でき、給与計算システムとの連携や、有給休暇の管理なども可能です。
そのため、大きな業務効率化が期待できます。

不正を防止できる

労働時間を記録するタイムカードも、内容に虚偽があれば意味がありません。
WEB勤怠管理システムでは、指紋認証や顔認証などによって不正を防げるため安心です。

さらに、誰がいつ操作したかという履歴が残るため、データ集計の不正も防げます。

タイムカードの保管期間を守り適切な勤怠管理を

タイムカードの保管期間を守らないと、トラブルの際に困ったり、罰則が課せられたりしてしまう恐れがあります。
そのため、法律で定められている原則5年間はタイムカードを保管しておきましょう。

紙ベースでの保管は手間もかかるうえ、スペースも必要なため、KING OF TIME(キングオブタイム)等のWEB勤怠管理システムの利用がおすすめです。
法改正のタイミングを機に、勤怠管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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