kintoneとマネーフォワードクラウド債務支払･経費を連携して原価管理の効率化に成功｜建設業 株式会社タスク・フォースさまの開発事例

建設業の企業さまでは、経費精算システムや請求管理システムなどを導入し、原価管理を効率化されているケースが多いでしょう。
しかし、複数のシステムを併用すると、集計に必要なデータが分散したり、エクセルにデータを転記してから集計を行ったりと、手間がかかるだけでなく、転記ミスや集計ミスのリスクも増加します。

そんな時、マネーフォワードクラウド債務支払とマネーフォワードクラウド経費のデータをkintoneに連携させることで、これらのリスクを抑えながら効率的に原価集計を行える仕組みを構築できます。今回は、kintoneとマネーフォワードクラウド債務支払およびマネーフォワードクラウド経費を連携させて、原価管理の効率化に成功した株式会社タスク・フォースさまの事例を紹介します。

「複数のシステムを併用して原価管理が煩雑化している」「kintoneで原価管理を効率化したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

エクセルを使った原価管理に手間と時間がかかる……kintoneを中心に効率化したい！

株式会社タスク・フォースさまは、各専門のマイスターが集結し、現場竣工までを一貫して行う建設業さまです。
高い技術力と多様性を活かした現場力が特色で、通信や電気など国民の生活基盤であるインフラ整備を通じて安全と品質を確保するとともに、満足いただけるものを提供することを心掛けておられます。

当時の株式会社タスク・フォースさまが利用されていた案件管理システムでは、現場が求める形での原価集計を行えないという課題がありました。
原価に含めるべき経費や支払データが複数システムに分散しているため、都度CSVで出力したうえでエクセルに転記したり、手作業による加工が発生したりと、業務が煩雑化していたのです。

手作業が発生する分、入力ミスや集計漏れのリスクもあります。
また、集計作業そのものに時間がかかり、担当者の負担が増大していたという背景もあり、集計担当者の負担を軽減したいと考えていました。

これらの課題を解決し、工事ごとの原価をリアルタイムかつ正確に把握できる仕組みを整えれば、経営判断に必要な情報をタイムリーに把握できます。
そこで、マネーフォワードクラウド債務支払とマネーフォワードクラウド経費のデータをkintone(キントーン)に連携し、ニーズを満たす仕組みを構築することにしました。

kintoneとマネーフォワードクラウド債務支払･経費を連携して原価管理を効率化する仕組みを構築

ここではkintoneを基盤とした原価管理の仕組みを解説します。

パッケージを元に現場が見たい形で自動集計できるようにカスタマイズ

今回は、kintoneとマネーフォワードクラウドのデータを連携する関係で、kintoneの管理者だけではなく、kintoneを利用するすべての担当者にとって扱いやすく、定着しやすい仕組みを作る必要があります。

これを前提として、株式会社タスク・フォースさまでは大まかに次の流れで仕組みづくりに着手しました。

まずは「建設業 業務改善パッケージ」を導入しました。
このパッケージは以下のようなアプリ構成で、建設業向けにさまざまな機能が盛り込まれてます。

パッケージに含まれる原価管理機能を活用すると、登録された経費情報をもとに自動で現場ごとの原価集計ができるようになります。
今回は、この建設業業務改善パッケージをベースに、現場が見たい形で集計項目やダッシュボードを整備しています。

まず、手作業で転記･集計していた経費データをマネーフォワードからワンクリックでkintoneに連携し、自動集計ができるようにカスタマイズしました。

最初はマネーフォワードクラウド債務支払とマネーフォワードクラウド経費のデータをCSVで取り込む方式も検討していましたが、この2つはAPI連携が可能だったため、kintone×マネーフォワードクラウド債務支払連携システムを活用し、自動取得するようにしています。

これなら、一度マネーフォワードに入力したデータをkintoneに連携できるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

kintoneとの連携は誰もが行えるわけではなく、あえて権限を制限した専用スペースに連携用のアプリを設置しています。

これは、誤って連携の設定を変えてしまったり、意図しないデータを連携したりしないようにするためです。

一方、取得してきたデータが登録される支払管理アプリと経費管理アプリは、担当者全員がアクセスできるように案件管理スペースに設置しています。
担当者が利用するアプリをわかりやすく設置することで、業務をスムーズに進められるだけではなく、誤った操作を防ぐことが可能です。

マネーフォワードクラウド債務支払･経費から取得したデータはkrewSheetで入力しやすい形に

マネーフォワードクラウド債務支払･経費のデータは、アプリに設置された連携ボタンをクリックすることで取得可能です。

支払管理アプリに設置されている「MF債務支払連携」ボタンをクリックし、取得したいデータの期間を設定して「OK」をクリックすれば、連携完了です。

データの取り込みは、債務支払いと経費でそれぞれ実施する必要があります。

取り込まれてきた債務支払いのデータがこちらです。
明細の内容がテーブル形式で取り込まれています。

マネーフォワードクラウド債務支払･経費側には「kintoneのどの案件に該当する情報なのか」を登録できないため、データの取得後にkrewSheet(クルーシート)上で案件情報(工事名)と紐づけます。
こうすることで、マネーフォワードから自動登録されたデータが一体どの案件の原価にあたるのかを指定できる仕組みです。

krewSheetは、エクセルのような見た目でデータを編集したり一覧表を操作したりできるプラグインです。
エクセル感覚でkintoneに入力できるため、従来の原価管理表ような使用感を維持できます。

当初は一覧画面上でルックアップ機能を使って案件を選択できるようにTISの一覧画面編集プラグインを利用して対応していましたが、入力のしやすさを追求し、エクセル感覚で編集できるkrewSheetにたどり着きました。

kintoneとマネーフォワードクラウド債務支払･経費を連携して原価管理を行うメリット

原価管理の入力作業を効率化する仕組みを構築した結果、エクセルを使った複雑な集計作業が不要になり、データの作成が効率化されました。
マネーフォワードクラウドにはkintoneの案件情報が無いため、kintoneへデータを連携したあとの案件との紐付け作業は手動で行う必要がありますが、現場の要望に沿ったダッシュボードや一覧表示が整備されたことで、情報共有が迅速化されています。

kintoneとマネーフォワードクラウ債務支払を連携したメリット

従来は、マネーフォワードクラウド債務支払側に入力していたデータを、会計システムや案件管理システムにも二重で登録する必要がありました。
しかし、kintoneを基盤とした仕組みによって、マネーフォワードクラウド債務支払のみに入力すればよくなりました。

これにより、入力工数が大幅に削減され、処理スピードも向上しています。
あわせて手作業が削減されたため、転記や集計ミスが発生するリスクがなくなりました。

kintone とマネーフォワードクラウド経費を連携したメリット

マネーフォワードクラウド経費とkintoneを連携させたことで、経費の内訳を全社員に共有できるようになり、原価の透明性が向上しています。
また、従来は原価管理における実行予算書の作成で会計データを引っ張ってくる必要があり労力がかかっていましたが、連携後はkintoneにアクセスすれば閲覧可能です。

必要な情報にアクセスしやすくなったうえ、各々でエクセルへ転記したりCSV出力したりといった活用も効率化されました。

kintoneを中心にさらなる原価管理の効率化を目指す

株式会社タスク・フォースさまは、kintoneを中心にした原価管理の仕組みによって、集計作業の負担を軽減することに成功されました。
作業効率が向上しただけではなく、情報共有が迅速化されるとともに、透明性も保てています。

今後は、蓄積された案件ごとの原価データを分析し経営判断に生かせる仕組みと、予算と実績の差異分析や目標原価の精度向上に役立つ仕組みの構築にも取り組まれる予定です。

コムデックでは、建設業の課題解決につながる「建設業 kintone業務改善パッケージ」を提供しています。
「煩雑化した原価管理を改善したい」「エクセルや紙を使わず原価管理を一元化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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