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給与計算のミスが多い原因と対処法・ミスを防止するためにやるべきこと

給与計算のミスを防ぐ!原因と対処法を解説

給与計算は従業員の生活にかかわる業務のため、ミスは許されません。
しかし、残業代や控除など複雑な計算も多く、最初のうちは苦労する方も多いのではないでしょうか。

人の手で給与計算を行う場合、最も多いのは勤怠の数字の転記ミスや計算ミスです。
これらのミスを防ぐために、チェックを何回も実施していないでしょうか?

一つ一つ数字を確認していくのは時間がかかりますし、万が一気づかずに給与を支給してしまうとその修正にも手間がかかります。
一度ミスが起きれば、そのミスを防ぐためにまたチェック項目が増えて……という悪循環に陥っている企業さまは、「起きたミスに対応」するだけではなく、「ミスが起きる根本原因を突き止める」ことから始めてみるといいかもしれません。

今回の記事では、給与計算でミスが多くなる原因と対処法を解説!
給与計算業務に不安がある方はぜひ最後までご覧いただき、計算ミス防止にお役立てください。

この記事でわかること

  • 給与計算ミスの原因
  • 給与計算ミスへの対処法
  • 給与計算ミスをなくすためにおすすめのクラウド型給与計算ソフト

こんな人におすすめの記事です

  • 給与計算のミスが多い原因と対処法を知りたい方
  • ミスなく効率的に給与計算を行いたい方

給与計算でミスが多くなる3つの原因

給与計算でミスが多くなる原因は主に以下の3つです。

  1. 給与計算に必要なデータが適切に管理されていない
  2. 担当者の人員不足、スキル不足
  3. 給与計算のスケジュールに余裕がない

ミスを減らすためには、まずミスの原因を知る必要があります。
まずは自社のミスが何に起因するものなのかを把握しましょう。

給与計算に必要なデータが適切に管理されていない

勤怠データの収集や、従業員データの更新が適切に管理されていなければ、そもそも正確な計算はできません。

タイムカードや出勤簿で勤怠管理を行っている場合、データの転記ミスにも注意が必要です。
また、雇用形態や賃金変更、扶養の追加など、従業員の情報を逐一把握しておかなければいけません。

アナログで限界がある場合は、勤怠システムや給与計算ソフトなどを利用して管理することで漏れがなくなるのでおすすめです。

給与担当者の人員不足、スキル不足

給与計算の対象人数、つまりは従業員数に対して給与計算担当者の人員が不足している場合、担当者の負担が大きくなりミスが起きる原因となります。

また、担当者が給与計算の基本的なルールを把握していなければ、当然ミスが多くなります。
給与計算には一定のルールがありますが、そこを知らないままにただ前任者から引き継がれた自社独自のルールとやり方だけで給与計算を行っていないでしょうか?

まずは基本のルールを押さえ、その上で「自社はどうか」を検討しましょう。

▼【初心者向け】給与計算のやり方とミスなく効率的に行う方法を解説

給与計算のスケジュールに余裕がない

勤怠の締め日から支給日までの間隔が短いと、その分給与計算に割ける時間が短くなるため、ミスも多くなりがちです。
タイムカードなどのデータ収集・集計を手で行っている場合には、より給与計算のスケジュールを圧迫してしまいます。
手作業での集計・計算は時間がかかるうえにヒューマンエラーも起きやすいため、可能な限りシステム化していくのが良いでしょう。

勤怠の締めについてはこちらの記事でも詳しく解説しています!
▼勤怠の締め処理・締め日とは?やり方と業務を効率化するポイントを解説

給与計算で起きやすい5つのミス

根本原因を解説したところで、ここからは給与計算で起きることが多いミスを解説します。
実際に起きやすいミスを把握し、対策を考えましょう。

単純な入力・転記ミス

手作業で給与計算を行う場合、勤怠数値の入力ミスや転記ミスなど、ヒューマンエラーによる単純なミスがどうしても発生してしまいます。
このような単純ミスを避けるためには、入力項目を減らしたり、ダブルチェックを行ったりするなどの対策が必要になります。

雇用形態・賃金の変更についてのミス

雇用形態(正社員、パート)や賃金(基本給の変更や日給制→月給制への変更等)の変更が反映されていないと、正しい給与計算が行えません。
その月給与計算を行うために必要な従業員の基本情報について、随時更新し、管理する仕組みが必要です。

また、雇用形態の変更や昇給で標準報酬月額が変わる際、月額変更届の提出が必要になる場合があります。
届出が必要なのは以下の3つを全て満たした場合となるため、担当者は把握しておきましょう。

  1. 固定的賃金に変動があった
  2. 変動月から3か月間の標準報酬月額と以前の標準報酬月額に2等級以上の差ができた
  3. 変動月から3か月とも支払基礎日数が17日以上

社会保険料についてのミス

社会保険料の改定を反映し忘れるミスも多いです。
社会保険料は毎年料率そのものが改定される他、従業員の給与額に応じて控除する金額が変わることもあります(標準報酬月額の定時決定と随時決定)。
前者は年一回ですが、後者の場合には入社や昇給のタイミングでも発生してきますので、変更月を忘れないよう注意しましょう。

また、介護保険料や雇用保険料は年齢によって開始や終了のタイミングが決まっているため、間違えやすいポイントとなっています。
介護保険料は40歳以上65歳未満の従業員が対象となりますが、40歳になる誕生日の前日からかかるため、注意が必要です。

例えば、5月1日が誕生日の従業員は、4月から徴収されます。
雇用保険料に関しては、以前は65歳以上の被保険者は免除されていましたが、2020年4月から雇用保険料を支払うことが義務化されたため、間違えないよう注意が必要です。

手当についてのミス

従業員に扶養人数の変更や異動による住居変更があった場合も要注意です。
通勤手当や家族手当等、従業員ひとりひとり適用される手当や金額が異なるため、就業規則や給与規定をしっかりとチェックしておきましょう。

また、手当を反映させるため、従業員のデータも逐一把握しておく必要があります。
特に日割り計算では、除外する手当を間違えるミスが起きやすいので、ダブルチェックを行うなど入念に確認を行いましょう。

日割り計算の詳しいやり方は以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
▼給与の日割り計算のやり方は?欠勤や手当はどうする?注意点についても徹底解説

税金に関するミス

住民税や所得税の金額も注意が必要です。
住民税は毎年5月くらいに各市町村から届く一覧表に基づき、その年の6月から翌年5月までの金額を控除します。
控除すべき金額が去年から変わっていなかったということにならないよう気を付けましょう。

また、所得税については毎月の支給額に応じて変動するほか、従業員に扶養家族が増えたり、障がい者に該当する場合に金額が変わります。
単純に金額から計算すれば良いわけではないため、所得税の計算に関わる情報を整理しておくようにしましょう。

給与計算のミスへの4つの対処方法

給与計算で起きやすいミスへの対処法として、以下の4つが有効です。

  1. データ管理・スケジュール管理を見直す
  2. 担当を変更する、人員を増やす
  3. 外注する
  4. クラウド型給与計算ソフトを導入する

自社でできることから始めてみてください。

データ管理・スケジュール管理を見直す

まず、勤怠管理システムなどで正確なデータを収集・管理する仕組みを構築しましょう。
そのうえで、余裕のあるスケジュールで給与計算を行えるように社内ルールを見直していくことが重要です。

担当を変更する、人員を増やす

もしどうしてもミスが多いという場合は、担当者を変更するのも1つの手です。
人には向き不向きがあるため、別の仕事を任せたほうが成果につながるケースも往々にしてあります。

また、一人で給与計算を行っているとミスに気づけない可能性があるため、人員を増やしてダブルチェックを行うのも有効です。
しかし、この場合は人件費が増えるため、費用対効果としては高くありません。

外注する

給与計算業務を税理士や社労士に外注するという方法もあります。
プロに依頼するためミスの可能性は格段に下がりますが、その分の外注費が必要になります。

また、勤怠データの収集は自社で行い、外注先への申し送り事項等を取りまとめる必要があるため、その段階でミスが起きてしまう可能性は否定できません。

クラウド型給与計算ソフトを導入する

クラウド型給与計算ソフトとは、WEB上で自動で給与計算を行ってくれるソフトのことです。
勤怠システムから自動的に勤怠データを取得したり、CSVで取込ができるため入力・転記ミスの心配もありません。
従業員情報の変更もきちんとデータベースとして記録できる他、登録された情報を元に自動的に給与計算を行うため、社会保険料や税金のミスも低減できます。
加えて、給与明細を電子化し、紙による配布をやめることが可能となります。

クラウド型給与計算ソフトを導入することで大幅に給与計算業務が効率化されるだけでなく、ミスの削減にもつながります!

給与計算のミスをなくすにはクラウド型給与計算ソフトの導入がおすすめ

先ほどご紹介した通り、クラウド型給与計算ソフトを導入することで、給与計算のミスを防ぐことが可能です。

コムデックでは、「マネーフォワードクラウド給与」をおすすめしています。
勤怠データを取り込み自動で給与計算が行えて、保険料率も自動でアップデートされるため、ヒューマンエラーによるミスの心配がありません
担当者を増やしたり外注したりするよりも費用を抑え、かつ正確な給与計算が可能になるため、コストパフォーマンスの高い方法と言えるでしょう。

株式会社コムデックでは、マネーフォワードクラウド公認ゴールドメンバーとして導入、運用サポートも行っておりますので、「初めてで不安」という担当者の方もお気軽にお問い合わせください。

給与計算のミスをなくすために原因を知り適切な対処をしよう!

給与計算のミスをなくすためには、原因を突き止め、適切な対処を行うことが大切です。
勤怠データの管理方法は適切か、担当者の負担が大きくないか、無理なスケジュールになっていないかなど、さまざまな角度から原因を探っていきましょう。

そのうえで、手動でなくてもできるものは自動化することで、ヒューマンエラーによるミスの防止につながります。
クラウド型給与計算ソフトを導入して、正確な給与計算を行うとともに、業務効率化を図りましょう。

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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