SharePoint Onlineで本部･店舗間における最新状態のファイル共有を実現｜フィットネス事業 オー・シー・エム東海株式会社さまの開発事例

複数店舗を運営する業態では、本部と店舗間で情報共有を行う際、最新データをリアルタイムにやり取りできないといった課題を抱えていることが珍しくありません。

エクセルでシフト表や売上表を作成しているケースでは、更新したファイルをメールで送付し合うため、ファイルが増殖し最新データがどれか分からなくなってしまうこともあるのではないでしょうか？

そんな時、SharePoint Onlineを導入すればクラウド上でファイルの共有と編集ができるようになります。
ファイルの増殖を防ぎ、常に最新状態のデータを共有をしたい場合におすすめです。

今回は、SharePoint Onlineの導入によってファイルの増殖を防ぎ、本部と店舗間で最新状態のファイルを共有できるようになったオー・シー・エム東海株式会社さまの開発事例を紹介します。
ファイルの増殖によってデータ管理に手間がかかっている企業さまや、クラウド上でファイルの共有 編集がしたい企業さまはぜひご覧ください。

クラウドストレージサービスを導入してファイルの増殖を防ぎ最新状態のファイルをリアルタイムに共有したい！

オー・シー・エム東海株式会社さまは、ガソリンスタンド事業をはじめ、石油や産業用燃料などの外販事業、女性専用フィットネスクラブ「カーブス」のフランチャイズ店舗運営、不動産事業など幅広い事業を展開している三重県の企業です。

そのなかでも、三重県･和歌山･奈良県のエリアに12店舗を展開、運営しているカーブス事業部では、SharePoint Online(シェアポイントオンライン)を導入したことで、ファイルの増殖を防ぎ、リアルタイムに最新状態を共有できるようになりました。

オー・シー・エム東海株式会社さまのカーブス事業部は、フランチャイズ加盟店であるためパソコンやネットワークなどの既存環境を容易には変えられないという制約があります。

制約により拠点間通信環境(VPN)を構築することができないため、エクセルで作成した売上表やシフト表を各店舗と共有する際にはメールで送付していました。
送付元のファイルは各店舗の端末内で保管しており、命名規則も統一されていないためやり取りの度にファイルが増殖してしまっている状態だったのです。

拠点間通信環境(VPN)とは、本社と支社といった拠点間をインターネット上で構築した仮想専用線に接続し、相互につなげるネットワークのことです。
フランチャイズ店舗ではPCやネットワーク環境を親会社から支給されるケースが一般的であり、使用中のパソコンやネットワーク環境の変更が許可されていません。
オー・シー・エム東海株式会社さまも同様で、拠点間通信環境の構築は断念せざるを得ませんでした。

オー・シー・エム東海株式会社さまのファイル共有の課題を解決するためには、既存環境を維持したまま、ファイルをシームレスに共有できる環境構築が必要だったのです。

SharePoint Onlineの導入によってクラウド上で最新状態のファイル共有が可能に！既存端末でも使用できる環境を構築

オー・シー・エム東海株式会社さまの場合、親会社より提供された環境を変えられない制約があるため、オンライン上でファイルを共有･編集できるクラウドストレージサービスの導入を検討しました。

オンラインストレージサービスにも様々な種類がありますが、オー・シー・エム東海株式会社さまはSharePoint Onlineを導入。
SharePoint Onlineを選択した理由は、他のサービスと比較してライセンス料金が安価且つセキュリティが担保されているためです。

SharePoint Onlineとは、Microsoft社が提供するクラウドストレージサービスです。
Microsoft社では、One Drive(ワンドライブ)という別のクラウドストレージサービスを提供していますが、文書の管理機能やファイル検索機能など、ファイル管理の面でSharePoint Onlineのほうが優れています。
また、プログラミングせずにポータルサイトを作成できるため、社内での共有や伝達事項を共有するための掲示板として活用できるというメリットもあります。

オー・シー・エム東海株式会社さまでは、SharePoint Onlineの導入によって既存環境を維持したままオンラインでファイルを共有できる環境を構築。
導入後はファイルの増殖がなくなり、最新のデータをいつでも閲覧できるようになりました。

Microsoft 365でアップロードに時間がかかる問題を解決

オー・シー・エム東海株式会社さまがSharePoint Onlineを導入する中、利用されているパソコンの問題でSharePoint Onlineへのアップロードやデータの同期に時間がかかることがわかりました。

パソコンは本部から提供されている端末のため変更することはできません。
SharePoint Onlineを導入したとしても、アップロードや同期がスムーズにできなければファイルを常に最新の状態に保つことが難しく、リアルタイム性が失われてしまいます。

そこで、売上表やシフト表といった即時共有したい情報は、WEB版のエクセルであるMicrosoft 365を使用し、SharePoint Online内のデータに直接アクセスできるようにしました。

ファイルのダウンロードとアップロードが必要なくオンラインで編集できるため、パソコンのスペックを気にせずにデータを同期できるようになりました。

SharePoint Onlineの導入によるメリット

SharePoint Onlineを導入し、クラウド上でファイルの共有ができるようになったことで、オー・シー・エム東海株式会社さまでは以下の3つのメリットがありました。

1つ目のメリットは、ファイルが増殖しなくなったことです。
従来の課題であったファイルの増殖がなくなったことで、最新ファイルがどれかすぐわかるようになりました。
ファイルを常に最新状態に保持してなおかつ共有できるようになったため、リアルタイム性も向上しました。

2つ目のメリットは、各店舗での情報共有がしやすくなり、業務スピードがアップしたことです。
本部の経理と店舗の間でのシフト表や売上表のやりとりがスムーズになりました。

3つ目のメリットは、店舗間のヘルプ対応が容易になったことです。
SharePoint Onlineによってリアルタイムにシフト表を共有できるため、ヘルプが必要なタイミングを早めに把握できるようになりました。
店舗間で応援メンバーを出しやすくなったため、現場の従業員の負担軽減にもつながっています。

SharePoint Onlineを使用するためには店舗ごとにライセンスが必要だったため運営コストは微増しましたが、それ以上に生産性がアップしているため、メリットのほうが大きいといえます。

SharePoint Onlineを他の事業部でも活用して業務の効率化を目指す

オー・シー・エム東海株式会社さまは、本部から提供された端末と環境を変更できないというフランチャイズならではの制約によって売上表やシフト表を各店舗がメールで送り合う必要がありました。
その結果、ファイルが無制限に増殖し、最新データを見つけるのに時間がかかってしまっていましたが、SharePoint Onlineの導入によってオンラインでデータを共有できるようになりました。
従来の課題であったファイルの増殖が無くなっただけでなく、情報共有のスピードアップにもつながっています。

今回はカーブス事業部でSharePoint Onlineを導入したオー・シー・エム東海株式会社さまですが、今後は他事業部でも運用の展開を検討しているとのことです。

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