kintone(キントーン)対面開発初回打合せ大公開!30分でヒアリング~アプリ構築編

これまで、コムデックラボを通して、実際にコムデックが支援をさせていただいたお客様のkintone(キントーン)による業務効率化の事例を数多くご紹介してきました。

▼kintone(キントーン)の事例を見る

今回は、マーケティング・店舗デザイン等を幅広く手掛ける株式会社ステッチさまのkintone(キントーン)構築初回ミーティングに密着し、kintone(キントーン)構築の具体的な進め方をご紹介します。

まずは現状確認から。今の仕事の流れと情報管理方法をヒアリング

kintone(キントーン)の構築といっても、「いったいどうやって活用していったらいいのかわからない、アプリなんて作ったこともないし、何から始めればいいのか?」という会社さまがほとんど。

そこで、コムデックではまずお客様の仕事の流れ情報管理の状況をヒアリングし、現状のアナログな業務や人依存、場所依存している業務を洗い出してアプリ化のお手伝いをしています。

デザイン関係のお仕事をされていらっしゃる株式会社ステッチさまでは、お客様からご相談をいただき、デザインを行うだけに留まらず建築やコンサルティング等、複合的にお客様を支援されていらっしゃいます。
デザインチーム、建築チーム、制作チーム等、お客様のご要望に応じてそれぞれ専門のチームで業務を行うため、進捗管理も各チームごとの「進行管理表」というエクセルの資料で行っていました。

各チームの進捗管理が独立している状態のため、会社全体での業務の進捗や、他チームの業務の進捗を把握する事が難しく、それらの情報をどのように連携させていけばいいかという点に課題を感じておられるとのことでした。

株式会社ステッチさまで実際に使っていらっしゃる進行管理表は以下のようなもの。

こちらのような進行管理表が、デザインチーム、建築チーム等、業務を行うチームごとに存在します

現在の案件の状態を管理し、担当者を明確にする、まさにkintone(キントーン)が得意とする分野です。

そのため、まずはこちらの「進行管理表」を全チームまとめてkintone(キントーン)化し、情報を一元管理してはどうか?とご提案させていただいたところ、この進行管理表はあくまで受注済みの案件についての業務フロー管理であり、今は管理ができていないが、これより前の「お客様から相談があった見込みの段階」から全社的に管理を行いたいとのお話をお伺いしました。

そこで、受注前の案件も含めて、現在各部署、各チームごとバラバラに管理している情報を集約し、組織全体の仕事量や、誰が、どこまで作業しているといった進捗情報の管理から着手することになりました。

最初のミーティングから即構築!トライアル環境でまずは「触って、使って」

kintone(キントーン)の良い所は、専門的なプログラミング言語を使う必要はなく、「パーツを置いていく」という画面さえ見ることができれば視覚的に「何が起きているのか」「何を作っているのか」がわかる点です。

オンラインのミーティングでは直接コムデック側でアプリを作成している画面を共有し、構築の様子をお見せしています。

さらに、お客様にもその場でログインいただけるため、構築後のアプリすぐに操作いただくことが可能となります。

Zoomの画面共有にてkintone(キントーン)アプリ構築の様子を共有している様子

kintne(キントーン)化の第一歩はシンプルなアプリから

先ほど、組織全体の案件を管理していくという方針になりましたが、とはいえ最初から全て項目を管理しようとすると、kintone(キントーン)を見たことも使ったこともない人にとっては「入れるべき情報が多すぎて使い方がわからない」そんな状態に陥ってしまう恐れがあります。
そのため、まずは慣れ親しんだ進行管理表の項目を元に、必要最低限の内容でkintone(キントーン)化することから始めることにしました。

まずは小さくスタートすることで、kintone(キントーン)でできることやどういった管理になるか、といったイメージを共有して頂けるように構築していきます。

進行管理表を踏襲したkintone(キントーン)アプリ、5分程度で作成した【案件管理アプリ】がこちら。

進行管理表から、必要最低限の項目だけを取り出したため、非常にシンプルですが、kintone(キントーン)の機能と組み合わせることでこれまでのエクセルではできなかったことが実現可能となります!

案件管理アプリのポイントは以下の通りです。

  • 案件区分…kintone(キントーン)では、選択式の項目に初期値を設けることができます。「案件は圧倒的にリピートのお客様が多い」ことから初期値でリピートにチェックが入るように設定いたしました。
  • 顧客窓口や現場窓口…案件の担当者。kintone(キントーン)の自社内ユーザーから選べるように設定いたしました。
  • 状況…ドロップダウンで今の案件の状態を選択します。全案件は「問い合せ」の状態がスタートとなるため初期値で見積未提出が選択されるように設定いたしました。
  • 受注金額…半角の数値のみ入力できるように制限。各案件の金額を集計して、グラフ化することもできます。
  • 施工開始日・納期…日付のみ入力できるように制限。こちらの日付を元にカレンダー上にスケジュールを表示したり、納期前に通知を行うことができます。

打合せ開始30分でアプリ化まで。業務に併せてアプリをアップデート

株式会社ステッチさまのお話をお伺いし、最初のアプリ化を行うまでおおよそ30分
まずは必要最低限の情報でアプリ化し、実際にログインしてアプリに触れていただくところまでを実施しました。
ここからリアルタイムでどんどん情報を肉付けし、「このアプリを使ってどのように業務を進めていくか」、つまりkintone(キントーン)を前提として業務を組み立てなおしながら、滞りなく仕事を進めていけるようにアプリをアップデートしていきます。
後編では、先ほどお伝えした案件管理アプリのポイントを詳しく解説する他、どのようにして「kintone(キントーン)を見れば仕事に関する情報全てがわかる」状態を構築するのかをご紹介します!