kintoneからパワーポイント出力！？AIが提案書を自動作成！メンテナンス業の提案品質を底上げする方法

kintoneで管理している顧客情報を提案活動や営業に活用したい企業様必見！
営業担当者が提案書を作成する場合、これまでの購買履歴や案件の情報、提案する製品の情報等も調べるという作業が必要です。

その場合、どうしても調査から資料作成まで一連の作業に時間がかかるうえ、担当者によって提案書の品質にバラつきが出てしまうという課題があります。
そんな時、コムデック 生成AI for kintoneを活用すれば、kintoneに登録されている情報をAIが参照し、お客様に持っていく提案書をパワーポイント形式で自動作成する仕組みを構築することが可能です。

今回は、メンテナンス業を例に、提案書作成の手間と品質のバラつきを、コムデック 生成AI for kintoneで解決する実践事例を紹介します。
「提案書の作成に時間がかかっている」「担当者によって提案書のクオリティに差が出てしまう」という企業さまは、ぜひご覧ください。

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

メンテナンス業の営業担当が抱える提案書作成の課題

メンテナンス業の営業担当者が提案書を作成しようとすると、まず設備情報を調べ、次に修理の履歴を確認し、さらに新規提案に使う製品情報も調べる必要があります。
これらをひとつひとつまとめる作業は非常に手間がかかり、1件の提案書を仕上げるだけでも多くの時間を要します。

さらに、担当者のスキルによって提案書の品質にバラつきが生じやすいというのも課題のひとつです。
ベテラン担当者であれば修理履歴から費用対効果を算出してお客さまへ提案できますが、若手の担当者にとってはそのような分析が難しく、会社としての提案力に差が出てしまいます。

このような課題を解決するのが、設備更新･リニューアルの提案書を自動作成するAIの仕組みです。

コムデック 生成AI for kintoneで提案書をパワーポイントに自動出力する仕組み

今回は、コムデック 生成AI for kintoneを活用して、設備情報を選ぶだけで提案書が自動作成される仕組みを構築しました。
コムデック 生成AI for kintoneとは、kintone(キントーン)とAIを掛け合わせて業務効率化の仕組みを構築するサービスです。

こちらが提案書生成アプリの画面です。

新たに提案書を作成するときは、新規レコードを追加します。
このとき、顧客名のルックアップフィールドから対象の顧客･設備を選択することが可能です。

今回は「みどり薬局の調剤室のエアコン」についての提案資料を作るというシチュエーションで進めていくため、入力するのは提案日と顧客名の2項目だけとなります。
保存ボタンを押したあと、画面上部に表示される「提案資料生成」ボタンをクリックすると、AIが提案資料を自動作成してくれます。

ボタンは2つ用意されており、1つはパワーポイント形式で提案資料を出力するもの、もう1つは現状の課題･提案内容･推奨設備の改善ポイントなどをkintoneの各項目に分けてテキスト出力するものです。

パワーポイント出力を実行すると、以下のようにAIがコードインタープリター機能(AIがプログラムを実行できる機能)を使ってパワーポイントファイルを自動生成します。

処理が完了すると、出来上がった提案書は添付ファイルの項目に自動保存されます。

1ページ目には「設備更新のご提案～調剤室のエアコン　リニューアル提案資料～」というタイトルスライドが作成されています。

2ページ目には現状の設備概要として、基本情報やkintoneに保存されている設備画像がパワーポイントに反映されています。

「修理履歴と現状の課題」というページは、修理の履歴とそれにかかった費用のまとめ、さらに現状の課題のピックアップなども記載されているのが特徴です。
提案内容のページでは、どの新規設備へのリニューアルを提案するか、また更新によってどのような改善が見込めるかという内容が資料としてまとめられています。

このように、kintone側で顧客と対象設備を選んでボタンをクリックするだけで、ベースとなる提案書が自動的に出来上がるのです。
あとは変更したい箇所や強調したい内容を追記･修正するだけなので、提案書の作成時間を大幅に短縮できます。

提案書自動作成を支える3つのアプリとプロンプト設定

この仕組みがどのように動いているか、アプリ構成とプロンプトの設定に分けて説明します。

3つのアプリ

この仕組みでは、以下の3つのアプリのデータを参照しながら提案書を作成しています。

このように、kintoneに蓄積されたデータをAIが横断的に参照することで、担当者が個別に調べなくても、根拠のある提案書が自動的に出来上がります。

プロンプトの設定

プロンプトでは、パワーポイントのテンプレートに対してデータを適切に出力して資料を完成させるよう指示しています。

パワーポイントに出力するうえで、レイアウトが崩れないように文字数を制限するルールを設定している他、課題の抽出･設備の劣化度･費用の計算･後継機種の選定といったスライドごとの出力指示も設定しています。

こうしたプロンプトによって、一定品質の提案書が毎回同じフォーマットで出来上がります。

コムデック 生成AI for kintoneで提案品質を底上げしよう

コムデック 生成AI for kintoneを活用すれば、kintoneに蓄積されたデータをAIが横断的に参照し、修理履歴から現状の課題を自動分析して費用対効果も算出した、説得力のある提案書をパワーポイント形式で自動作成できます。
フォーマットが統一されるため、これまでベテランに属人化しがちだった提案書の品質を、若手でも同じレベルで担保できるようになるでしょう。

コムデックでは、業務フローを整理し最適なAI活用を提案する「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」を提供しており、提案書の自動作成といった具体的な仕組みの構築から、社内でのAI活用方法の提案まで対応しています。

「kintoneのデータを活用して営業活動を効率化したい」「AIで提案書の品質を標準化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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