シフト表の作成をAIで効率化！導入するメリットや手順を徹底解説

シフト表の作成は、必要な人数や本人の希望、人件費、公平性など考慮すべきことが多く、手間のかかる作業です。
みなさんの中にも、毎月シフトの作成に苦労している方がいらっしゃるのではないでしょうか。
そんなときにおすすめなのが、AI活用です。

AIは、膨大なデータを瞬時に整理して最適化することが得意なので、シフト表作成の手間をぐっと減らせます。
本記事では、AIを使ってシフト表を作成するメリットや具体的な手順を解説しますので、今シフト作成に時間がかかっているという方は是非ご覧ください！

この記事でわかること

• シフト表の作成にAIを活用する方法
• シフト表の作成でAIを活用する際におすすめのツール

　こんな人におすすめの記事です

• シフト表の作成を効率化したい方
• さまざまな条件を考慮した最適なシフトを、誰でも作れるようにしたい方

シフト表の作成が難しい理由

シフト表の作成業務は、多くの現場で「店長やマネージャーにしかできない業務」とされています。

シフト表の作成が難しい理由には、次のようなものがあります。

• 従業員の希望が複雑
• イレギュラーな条件が多い
• スキルや経験年数の考慮が必要
• 人件費予算との調整が必要
• 労働基準法などの法律知識が必要
• 公平性を確保しなければならない
• 急な変更に伴う調整がある

シフト表の作成は単なる日程調整ではなく、多くの要素を同時に満たす必要がある高度な業務です。
従業員1人ひとりの希望を反映させつつ、突発的な休みや繁忙期といったイレギュラーにも柔軟に対応しなければなりません。

労働基準法の遵守や人件費の最適化、スタッフのスキル･経験に応じた配置、公平感の確保も必要となる他、急な変更が発生すれば調整は一層複雑化します。
こうした理由から、シフト表の作成は管理者にとって大きな負担になっているのです。

シフト表の作成にAIを導入するメリット

人の手によるシフト表作成は、時間がかかるうえ、ミスが起きやすいという課題があります。
管理者にしか作れなかったり、ミスが見つかった場合に調整が大変だったり、急な変更があれば全部やり直しになったりする、ということもしばしばです。

そんなシフト表作成にAIを導入すると、次のようなメリットがあります。

作業時間を削減できる

AIを導入する最大のメリットは、作業時間を削減できることです。
これまで管理者が紙やエクセルで試行錯誤しながら何時間もかけて作成していたシフト表を、AIならわずか数分で完成させられます。

もし、急な欠勤や予定変更が起きてしまっても、瞬時に再調整が可能です。
その結果、管理者はシフト作成に費やしていた膨大な時間を大幅に削減し、本来注力すべき経営判断やスタッフマネジメントなど、より付加価値の高い業務に時間を充てられるようになります。

多くの条件を考慮して最適なシフトを作成できる

AIは、人間では処理しきれないほど多くの条件を同時に考慮できます。
例えば、従業員1人ひとりの希望シフト、スキルや経験年数、さらには労働基準法に基づく制約まで自動で組み込み、人件費予算の範囲内で最適な配置を提案してくれます。

これにより、働きやすさとコスト効率を両立したシフトを実現できることが大きなメリットです。

プロンプトさえあれば、誰でもシフトを作成できる

AIを活用すれば、専門的な知識や経験が無くてもシフト表を作成できます。
管理者のスキルやノウハウに依存せず、プロンプトと呼ばれる指示文を入力するだけで自動的に条件を反映したシフトが生成されます。

そのため、シフト作成の属人化を防ぎ、業務を標準化できるのがメリットです。
また、一度作成したプロンプトは再利用や横展開が可能なため、異なる店舗や部署で同じ仕組みを共有でき、組織全体の業務効率化にもつながります。

コストを抑えられる

シフト表の作成には、シフト管理専用のシステムを導入するという方法もあります。
しかし、専用システムの利用にはコストがかかり、従業員1人あたり月額200〜300円程度が相場です。

仮に30人規模の組織の場合、毎月6,000〜9,000円かかることになり、短時間勤務や休みが多い学生アルバイトにも均等にコストが発生してしまいます。
一方、AIの多くは無料プランから利用でき、有料プランに課金したとしてもシフト管理以外の幅広い業務に活用可能です。

結果として専用システムよりも柔軟かつ効率よく運用できるため、コスト減にも直結します。

AIを使ったシフト表作成ならkintoneがおすすめ

AIを活用してシフト表を効率的に作成したい方には、業務管理アプリ「kintone(キントーン)」がおすすめです。
kintoneの最大の特長は、ノーコードで簡単にアプリを作成できる点です。

プログラミング知識がなくても、シフト管理に必要な項目を自由にカスタマイズでき、現場に合った仕組みをすぐに整えられます。
さらに、従業員の基本情報や時給、勤怠データといった既存の情報をそのまま活用できるため、AIとスムーズに連携し、シフト表作成にAIを活用可能です。

kintoneはクラウドツールなので、パソコンはもちろんのこと、スマホやタブレットからもリアルタイムで確認･操作ができ、店舗や工場など場所を問わず運用できます。
直感的に扱える画面設計なので、管理者だけでなく従業員も簡単に利用できるのがメリットです。

kintoneの特長については、こちらの記事でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

▼kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！

kintoneとAIを連携してシフト表を作成する手順

ここからは、実際にkintoneとAIを連携してシフト表を作成する方法を解説します。
はじめに、シフト表の作成に必要な情報を整理します。
例えば、氏名や職種、勤続年数、時給といった従業員情報や、早番が何時〜何時といったシフトパターンなどです。

次に、kintoneで希望シフトを登録するアプリを作成します。
対象期間について、従業員に各自で希望シフトを入力してもらう仕組みです。

希望シフトは「〇出勤希望/△出勤可能/×出勤不可」の3通りが入力できるようにしました。
kintoneはスマホやタブレットでも使えるため、わざわざシフト提出のために出社したり、転記したりする必要もありません。

続いて、kintoneとAIツールを連携して、シフト表を作るためのプロンプトを作成します。
プロンプトに入れることとしては、時間帯ごとの必要人数や優先順位、人が足りない日の表示方法、シフトの出力形式などがあります。

結果を出力する際は、日ごとのシフトだけでなく、従業員ごとの集計も出力するのがポイントです。
これにより「特定の人だけ希望休が通らない」「夜勤が多い」などの不公平感が生まれるのを防げます。

さらに、「高校生を22時以降に働かせない」「留学生は週28時間以内にする」など、法律的な観点でのチェックも入れておくと安心です。

以下は、プロンプトの一例です。

出力結果は最終的に人の目で見て調整し、確定シフトアプリに保存します。
これにより、従業員はスマホからkintoneにアクセスして、最新情報を確認できます。

万一変更が発生しても、上記のプロンプトを使うことで、簡単に再計算できるのがメリットです。

AIを使ったシフト表作成で、管理者の負担を軽減しよう！

シフト表の作成は、従業員の希望やスキルを考慮しながら調整する必要があり、多くの時間と労力がかかる作業です。
しかし、AIを活用すれば複雑な条件を瞬時に整理し、最適なシフトを自動で提案できるようになります。

また、シフト作成業務の属人化を防いだり、コストを削減できたりすることもメリットです。
AIを賢く活用して、管理者の負担を減らしつつ、従業員も働きやすい環境を整えましょう。

コムデックでは、さまざまな業務でのkintone × AI活用をまとめた事例集をご用意しております。
以下のページから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

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