DXやkintoneの伴走支援について、皆で考える研究所。

0596-31-1100

平日:09:00〜18:00まで

お問い合わせ

無料で使えるeeasyで日程調整のムダを効率化!便利な7つのポイントを解説

eeasyで日程調整が簡単に!無料で使える日程調整ビジネスツール
お客様との打ち合わせの日程調整、どうやっていますか?

メールで複数候補日を提示してその中から選択してもらって予定を登録して……この作業、1社に対してならいいですが複数社に対しての場合には手間が増大、もう「空いているところから選んで好きに予定を入れてくれ!」という気持ちになります。

今回は、そんな日程調整に関わるムダな煩わしさから解放されるべく、日程調整ビジネスツール「eeasy」を使ってみた結果をご報告します!

この記事でわかること
  • 日程調整のムダを省く方法
  • eeasyの使い方
こんな人に向いている記事です
  • 日程調整が面倒な人
  • 複数社に対して日程調整をする必要があり、「もう空いているところに好きに予定を入れてくれ」と思っている人

日程調整に必要な作業を洗い出してみたらこんなにムダがありました

対面しているときや電話でパパっと日程を決められればいいのですが、社内の参加者の予定も確認して後日連絡となると、こちらから候補日をお送りして、確認してもらって……と、なかなか決まるまで時間もかかる日程調整。

そんな日程調整の時に必要となる作業をひとつひとつ洗い出してみると、こんなにありました。

  • スケジュールの確認
  • 候補日程の洗い出し
  • メールの作成
  • 相手とのやり取り(メールをお送りしてますので確認を…という電話も)
  • カレンダーへの登録
  • 重複した際の再調整
ひとつひとつはわずかな時間でも、すべて合わせれば一件あたり15分を超えてきます。

では、そんな日程調整を一日に2件行っていたとしたら?

なんと、予定調整に使われる時間は年間120時間にも上ります。

もちろん、毎日毎日予定調整をしているわけではないのでこの例は大げさかもしれませんが、「書類作成の時間」「打ち合わせそのものの時間」の陰に隠れて、予定調整という間接的な時間があることは間違いありません。

eeasy HPより

日程調整ってめんどくさい!対複数だと手間が倍増

予定調整が必要なお客様が1社だけならいいですが、これが複数社ともなると「A社とB社とC社に候補日を送りたいけれど、ブッキングしたら困るからまずはA社に送って……」という、「一つ確定しなければ次のアクションを起こせない」状態に陥ってしまいます。

一社一社に向けて日程調整連絡をするのも、決まるたびにまた候補日を修正して送りなおすのも手間!もうこれなら「空いてるところを一括で提示して、その中から被らないように選んでくれたらいいのに!」となりますよね。

日程調整あるある
  • 候補日を出すのが面倒(空いてるところで勝手に入れてほしい)
  • ブッキングを避けるためには1社確定させてから次へ……とする必要がある
  • なかなか連絡を貰えず日程が決まらない
  • 複数の会社が打ち合わせに参加する場合、A社の候補日を聞いてその中からB社に選んでもらって……とさらに複雑
  • 予定をカレンダーに登録し忘れて大惨事

とは言え、メールで全く同じ候補日を送ったらかぶってくる可能性大。再調整の手間を考えるとやっぱり一社ずつ確定させていく方が確実……もはや諦めかけていたコムデックですが、無料で使える日程調整ツールの「eeasy」を使ってみたら、これらの課題が一気に解決できました!

eeasyとは?3ステップで日程調整URL発行

「eeasy(イージー)」とは、GoogleカレンダーやOutlookといったカレンダーツール、GoogleワークスペースやMicrosoft365といったグループウェアと連携し、URLを送るだけ「ダブルブッキングなく」「自動で」日程調整ができるツールです。

無料で使える個人版(Googleカレンダー/Outlookと連携)を使ってみたところ、課題を解決するだけの十分な機能が備わっているだけではなく、簡単に操作できてどんな会社でもすぐ使える、そんなツールだったので具体的な使い方をご紹介していきます!

eeasyでの基本の日程調整は以下の3ステップで完了します。

1.候補日程の期間や打ち合わせ時間を指定

2.連携しているカレンダーから空き時間が自動抽出されるので、打ち合わせ可能な時間を手動で調整

3.予定調整のURLを発行し、相手に送付

自社で行う操作はたったこれだけで、発行されたURLを送られた側も候補日の中から都合の良い日を選ぶだけです。

eeasyの便利な7つのポイント

1.空き時間を自動抽出してくれる

「候補日を出すのがめんどくさい!」というお悩みも、eeasyなら自動で空き時間を抽出してくれるのでもう大丈夫。
抽出された日程を手動で調整することもできるので安心です。

2.ブッキングしない

同じ日程条件で別の相手に予定調整URLを発行することもでき、先に回答したほうの予定の部分は選択できないようになっています。

一気に複数社との打ち合わせ日程を調整したい場合の課題だった、「A社が確定してからB社に……」という煩わしさから解放されます。

また、日程調整が確定する前に別の予定が候補日として出している中に入ってきたとしても、連携しているカレンダーに予定を登録すれば自動で候補から削除してくれます。

そのため、予定がブッキングする心配もなく、安心して複数社に向けて同時に日程調整を行うことができるのです。

3.移動時間も自動で見込むことができる

打ち合わせ時間や対象期間を指定する際、「打ち合わせの前後の時間」も確保することができます。
打ち合わせの前後に、例えば移動に必要な時間を登録しておけば自動で移動時間も予定登録されるため、二つの予定の間の移動時間が確保されていない!といったトラブルを未然に防ぐことができます。

4.複数社との打ち合わせでも使える

一対一の打ち合わせだけではなく、一対多数のお打ち合わせでもeeasyは大活躍。
複数社が同じ打ち合わせに参加する場合には、最後に開いた人が予定を確定させるパターンか、先に一部の会社に予定を確定させてもらい、その中から別の参加者に選んでもらうパターンを選択できます。

5.予定の登録もれがない

相手が日程を選択したら、連携している自分のカレンダーにも自動で反映されます。
予定が決まったのに登録を忘れていてブッキングしてしまった、すっぽかしてしまった……そんな大惨事を招く心配がありません。

6.リマインドメールも自動送信

相手は予定登録時に自分宛に予定の確定内容を通知することができます。

また、打ち合わせ予定日のリマインド通知も受け取ることができるので、こちらから改めてリマインドメールを送る必要はありません。

予定確定のページから直接自分のGoogleカレンダーに予定登録も可能なので、相手の手間を削減しながらスケジュール登録漏れも防ぐことができます。

7.「予約受付」にも使える

ここまでご紹介した個別の日程調整とは別に、常に同じURLで、空いている枠を選択する予約受付ページを作ることができます。

「相談会」や「企業説明会」「面接」等に利用できそうですね!

eeasy HPより

対応カレンダーの拡張に期待!スケジュール管理はチャット一体のLINEWORKSで

今回はeeasyによる日程調整方法をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

最初にご紹介した通り、法人版と個人版があり、法人版(有料)は「Googleワークスペース」や「Microsoft365」と連携しています。

個人版は皆様おなじみ「Googleカレンダー」「Outlook予定表」と連携しているため、今回は個人版を使ってみました!

皆様ご存知LINEの法人版、LINEWORKSでスケジュール管理をしているコムデックとしては、是非LINEWORKSのスケジュール機能と連携してほしいところです……対応カレンダーは順次拡張予定とのことで、今後に期待ですね。

LINEWORKSのスケジュール管理機能についてはこちら!
▼創業200年以上!『糀ぷりん』の株式会社糀屋さまでLINEWORKS操作説明会を開催しました!|味噌醤油醸造元株式会社糀屋さまの事例

まずは無料の個人版から、御社も予定調整の無駄な時間を削減してみてはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

IT導入のお悩みなら、
コムデックラボ

まずはお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

0596-31-1100

平日:09:00〜18:00まで