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備品購入に超便利!Amazon Business徹底活用術

会社の備品購入、カタログから探してFAXで注文…
そんな方法を今も取っている企業も少なくありません。
ですが、私生活ではカタログからFAX注文なんてなかなかしないですよね。

今回は、コムデックが備品購入をAmazon Businessに切り替えたら業務効率が上がった事例を元に、中小企業がAmazon Businessを利用するべき7つの理由をご紹介します!

こちらは個人のアカウント。検索履歴などから全力でおすすめをプッシュしてきます。

会社の備品購入、どうやっていますか?

御社では、会社に必要な備品の発注・購入はどうやっていますか?
もしかして、従業員が一時的に建て替え購入、その後紙で経費精算とか…紙や口頭で購入申請があったものをホームセンターで買ってくるとか…
そんな方法で会社の備品を購入しているのではないでしょうか

紙の申請書を作るのも、わざわざ出向いて買いに行くのも全てが「コスト」
その時間にも給料は発生し、その他の生産的な業務に使えるはずの時間が奪われています。

「でも、ずっと前からこうだし…」「やりかたを変えるのも面倒だし…」「別に今の方法で困ってないし…」

そんな従業員様の声が聞こえてくるようですが、そういった考えがこれまで中小企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)化を阻んできました。

なかなか目が向きにくい会社の「総務・経理」といったバックオフィスのお仕事。
その中のひとつである「備品発注・承認・購入」といった一連の業務のDX化を可能にする、Amazon Business(アマゾンビジネス)というツールがあるんです!

紙に書いて印鑑を押して提出…そんな「作業」をしていませんか?

Amazon Businessとは?

その名の通りAmazonの法人・個人事業主向けサービスですが、法人で利用することでメリットがたくさんあります。

Amazon Business画面

こちらが法人のAmazon Business画面。 個人のアカウントとは表示されれている情報がだいぶ異なります。

中小企業がAmazon Businessを利用するべき7つのメリット

①法人価格でコスト削減

「法人・個人事業主様向け特別価格」というものがありますので、通常購入よりもコストを削減することができます。

②決済方法が選べる

通常の決済方法に加えて、「請求書払い」が選べます!

③直接買い物に行かなくてもいい

買いに行くための移動時間も、商品を探す時間も、小口の現金で決済する手間も不要になります。

④「組織」として1つのアカウントを使うことができる

例えば、「総務部」と「営業部」というユーザーを作り、それをひとつのAmazon Businessアカウントに紐づけることができます。
決済方法が統一されるため、各個人で経費申請をしてもらう必要がありません

⑤承認申請機能が使える

「この商品を購入したい」と思ったら、通常通りカートに入れて、最後に「購入する」ボタンの代わりに「承認を依頼する」ボタンを押すだけ。
それだけで、あらかじめ設定しておいた承認者(部長や経理担当者等)に申請され、承認が下りれば自動で購入されます。

承認が必要な申請については、Amazon Businessが承認しないといけない申請を通知してくれるので見落としがありません。
また、スマホでもPCでも承認が行えるので、これまでの紙申請に比べて格段にスピードアップします。

⑥購入金額を制限できる

各ユーザー毎の購入金額制限を設定することができるので、「数百円、千円程度の備品で申請を出さなくてはいけない」という煩わしさから解放されます。

また、勝手に必要のないものを買われないといった安心感もありますね。

「一定金額までは自由に買えるが、それ以上の金額の場合は承認」といった設定をすることもできます。

⑦購買分析機能で経理業務を簡略化

いつ、誰が、どれくらい購入したかのデータを閲覧、ダウンロードすることが可能です。
そのデータから帳簿を作成することもできますので、経理業務の簡略化が実現できます。

コムデックのAmazon Business活用術大公開!

部門ごとにわけて使ってみたいけど、実際どうやって使うのが効率がいいの?

そんな声にお応えして、実際のコムデックでのAmazon Business運用状況を大公開いたします!

コムデックでは、大きく二つのAmazon Businessアカウントがあります。

何故「仕入」と「自社」の二つに分けているかというと、経理上、その方が集計が楽だからです。
支払いは全て同一のクレジットカードからですが、前述の「購買分析」機能から一か月分の購入データを取り出し、経費科目ごとに集計を行っています。

業務上、仕入に関わる発注を行う可能性のある部署には仕入備品購入用のユーザー権限を付与します。
自社備品購入については、全部署にユーザーを付与し、自社の備品(マウス・キーボードなど)や消耗品、勉強用の本の発注に関しては各部署のアカウントより申請を行ってもらっています。

ただし、自社備品発注頻度の高い総務部については、一回につき5,000円の決済までは承認を省くことができるように設定をしています。
こういった、「かゆいところに手が届く」設定ができるのもAmazon Businessの嬉しい機能です。

「私生活で便利なAmazonを会社で使わない理由がない」

Amazon Business、いかがでしたでしょうか?

Amazon自体は利用していましたが、Amazon Businessを使い始めたのは実は1年半前。
今やAmazon Businessの機能をフル活用しながら業務を行っており、もはやAmazonがなければ自社の備品の8割以上が入手できなくなる状態まで来ました。

Amazon Business自体は無料ではじめることができますので、是非一度活用してみてください!
ショッピングセンターが真横にあるにも関わらず、トイレットペーパーまでAmazonで購入しているコムデックがお送りしました!

▼Amazon Businessのおすすめ記事はこちら

LINE WORKS×Amazon Business新連携機能を早速使ってみた

コムデックの購入履歴…普段使う様々なものをAmazonで購入しています。

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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