KING OF TIMEとマネーフォワードでバックオフィスの作業時間を大幅に短縮！｜製造業 有限会社オイエ製作所さまの導入支援事例
中小企業の中には、バックオフィス業務を昔ながらの方法で続けている企業さまもよく見られます。
みなさんの職場でも、勤怠管理に紙のタイムカードを使っていたり、給与計算をエクセルで行っていたり、会計の試算表や推移表の作成は税理士に丸ごと任せていたりしないでしょうか？
こうした昔ながらの管理方法は、処理に時間がかかりますし、手作業をすることでミスも起きやすくなるのが難点です。
そこで今回は、勤怠管理･給与計算･会計システムとしてKING OF TIMEとマネーフォワードクラウドシリーズを導入した有限会社オイエ製作所さまの事例を紹介します。
「そろそろバックオフィスにもシステムを導入しなければ……」と思っている方は、是非ご覧ください。
目次
昔ながらの勤怠･給与･会計管理が限界に……システムを導入して見える化と効率化を進めたい！
有限会社オイエ製作所さまは、大阪府門真市で製造業を営む、従業員15名ほどの企業さまです。
空調や換気設備に欠かせないダクトの製作や施工を手掛けており、創業から40年以上かけて培ってきた知識とノウハウで、質の高いサービスを提供されています。
そんな有限会社オイエ製作所さまも、昔ながらの方法でバックオフィス業務を管理していた企業の1つです。
例えば、勤怠管理には紙のタイムカードを使っていて、手作業で集計するのに時間がかかることが課題となっており、従業員の有給休暇についても十分に管理できていない状態でした。
給与計算はエクセルで行っており入力や計算に時間がかかっている他、会計業務で使う試算表、推移表、前期比較表などの作成については税理士に委託しているため最新の資料が出てくるまでに時間がかかり、経営状況が見えづらい状況……と言ったように、総務･経理が担うバックオフィスの業務がアナログな状態だったのです。
そこで有限会社オイエ製作所さまは、事業承継を機に、バックオフィス業務の見える化と効率化を進めたいと考えました。
将来的なメンテナンスも自分たちでできるように、なるべくシンプルな設計で実現することが理想です。
以上を踏まえて、勤怠管理にはKING OF TIME(キングオブタイム)を、給与計算や会計にはマネーフォワードクラウドシリーズを導入することにしました。
KING OF TIMEは休暇管理や申請承認もできる勤怠管理システム
KING OF TIMEは、市場シェアNo.1のクラウド勤怠管理システムです(富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2024年版」調べ)。
打刻機能だけでなく、残業管理や休暇管理、ワークフロー、自動集計、権限設定など、豊富な機能が備わっています。
打刻手段もさまざまな方法に対応しており、パソコン打刻やスマホ打刻、ICカード、顔認証などの中から、自社に適した方法を選べます。
勤怠の集計に関しても機能が豊富で、その会社の制度や就業規則に合わせて柔軟に設定することができます。
また、初期費用なしで、全機能が月額330円(税込)/人で利用できるという明快な料金設定も魅力と言えるでしょう。
KING OF TIMEの導入事例については、こちらの記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。
▼KING OF TIME(キングオブタイム)の評判は？料金や導入事例を解説
マネーフォワードクラウドはバックオフィスの悩みを丸ごと解決できるシリーズ
マネーフォワードクラウドは、経理財務、人事労務、法務などあらゆるバックオフィス業務に対応できるシリーズです。
同じシリーズを導入することで、データをシームレスに連携できるだけでなく、他社のサービスや銀行システムなどとも連携できます。
クラウドサービスなので、自社サーバーを用意したり、インストールしたりする必要がありません。
ネット環境があればどこでも利用できるため、リモートワークにも適しています。
法改正にも随時対応でき、便利な機能がどんどん追加されていくこともクラウドサービスの強みです。
マネーフォワードクラウド給与は給与計算の自動化･WEB明細の発行が可能
マネーフォワードクラウド給与では、支給額や控除額の計算を自動化できます。
計算式についても、四則演算や関数、端数処理などを細かく設定できるため、柔軟なカスタマイズが可能です。
独自の手当や運用ルールを反映したい企業さまにも向いています。
また、給与計算の結果をそのままWEB給与明細に反映して発行できます。
「Money Forwardクラウド給与」サービスページはこちら
マネーフォワードクラウド会計なら明細の取得･仕訳を自動化できる
マネーフォワードクラウド会計は、2,300以上の金融関連サービスと連携していて、明細データを自動取得できるのが特徴です。
取得した明細をもとに、仕訳候補も自動で作成されるため、担当者は確認･登録するだけで作業が完了します。
日々の仕訳さえきちんと登録しておけば、決算書や帳票、各種レポートもボタン1つで簡単に作成できます。
KING OF TIMEとマネーフォワードを自社のルールでカスタマイズ
ここからは、実際のシステム導入の流れについて解説します。
有限会社オイエ製作所さまでは、KING OF TIME→マネーフォワードクラウド給与→マネーフォワードクラウド会計の順で導入を進めました。
まずはKING OF TIMEの導入ですが、打刻方法はICカード方式にして、従業員情報や集計ルールを設定しました。
また、有限会社オイエ製作所さまではもともと紙のタイムカードの他にも、社用車の運転回数や出張回数などを日報で管理し給与に反映していたため、KING OF TIMEの「補助項目設定機能」を使って一元管理を実現しています。
補助項目設定機能は、一般的な打刻項目の他に、任意の数値や選択肢を設定できる機能です。
今回のような運転･出張回数の報告の他、各種手当の申請に活用できます。
設定が終わったら従業員の皆様に打刻を始めていただき、給与計算に使いたい数値が自動的に算出できているかを確認していきました。
合わないところがあれば随時設定を調整し、給与計算にそのまま取り込めるように項目を設定すれば勤怠管理の導入は完了です。
ここまでできたら、続けてマネーフォワードクラウド給与を導入していきました。
先ほどのKING OF TIMEとデータ連携できるよう設定し、独自の支給項目である「運転手当」や「出張手当」も自動計算できるようにしました。
給与明細も従来の紙からWEB明細に変更し、従業員の皆様はマネーフォワードクラウド給与にログインすれば過去の分まで含めて給与明細や賞与明細を確認できるようになっています。
最後に、マネーフォワードクラウド会計の導入では、マネーフォワードクラウド給与と連携させることで、給与データの取込から仕訳までを自動化しました。
銀行やクレジットカードもデータ連携し、明細を自動的に仕訳として取り込めるようになっています。
バックオフィス業務にクラウドシステムを導入するメリットとは
有限会社オイエ製作所さまは、クラウドシステムを導入したことであらゆる業務が効率化できました。
まず、勤怠管理については、KING OF TIMEのおかげで集計作業にかかる時間を大幅に削減できました。
今までは不十分だった有給休暇の管理も、正確に行えるようになっています。
給与計算時に勤怠情報を手入力する必要もなくなったため、手間だけでなく入力ミスのリスクも削減されました。
WEB給与明細によって、いつでも過去給与の明細を確認できるため、従業員にとってもメリットがあります。
また、会計においても同様に、入力時間が短縮され、試算表･推移表･前期比較表などもシステムが自動で作成してくれるため、リアルタイムで確認できるようになりました。
強いてデメリットを挙げるとすれば、KING OF TIMEの管理者に「従業員の残業時間を登録する」という日時作業が発生していることです。
ただ、こちらについては今後、KING OF TIMEの申請機能を活用することで本人から直接申請できるようにする予定のため、手間を解消できる見込みです。
クラウドシステムで勤怠･給与･会計業務の作業時間を短縮しよう！
有限会社オイエ製作所さまは、クラウドシステムの活用でバックオフィス業務の効率化に成功されました。
今後はKING OF TIMEの申請機能を導入しつつ、給与計算で確認のために併用しているエクセルを廃止したり、年末調整にもマネーフォワードを導入したりしていきたいとのことです。
コムデックでは、各種クラウドシステムの導入支援サービスを提供しています。
利用契約を結ぶだけでなく、設定代行や定着支援も承っております。
企業さま独自の運用ルールも、システムで自動処理できるようお手伝いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
