自社で仕組みを理解・内製しながら業務改善を進める伴走支援とは

お話を伺った方：門様

業務にフィットする仕組みを探す中で、柔軟に構築できるkintoneに可能性を感じました

事業内容

株式会社 建.LABOは2016年に設立し、主に美容室（サロン）やジムなどの店舗空間デザイン、設計、施工から関連するプロダクト、グラフィックデザインに至るまでを一貫対応しています。
これまで、全国で1,000を超える店舗の施工に携わらせていただきました。
オーナーさんのイメージはもちろん、お客様や働くスタッフの動線、照明などにもこだわり、関わる全ての人が心地よいと感じられることを大切にしています。

2019年からは不動産事業もスタートし、物件探しの段階からお手伝いができるようになりました。
スペシャリストが集まり、取引先との信頼関係を築き続けたことにより、物件調査から施工完了まで約2カ月で対応できるスピード感が強みです。
これからもお客様の可能性を創造するために、引き続き邁進してまいります。

kintone活用の目的と当時の課題

施工管理と各案件に関わる見積もりや請求などの業務において情報管理や連携がうまくいっておらず、業務効率が良くないと感じていました。

施工管理には建設業向けのクラウド型管理ツールを使っており、業者さんとのやり取りもこのツールです。
施工管理自体は良いのですが、このツールでは案件の予算管理や滞留債権・債務の確認ができませんでしたし、見積もり作成などもエクセルで対応している状態でした。

コストを大きくかけずに業務効率を上げられるものはないかといろいろパッケージ商品を検討しましたが、当社の業務にフィットするものが見つけられず。
そんな中で、自社の業務に合わせて構築・カスタマイズできるkintoneが候補にあがりました。

コムデックを選んだ理由を教えてください

kintoneの構築やアプリ作成についてはプロの手を借りようということで、サポートされている企業を複数検討し、2，3社とお話ししました。
こちらがイメージしていること、やりたいことをお伝えしたところ、見積もりが1,000万程度とおっしゃる企業さんもありましたね。

コムデックさんは「建設業kintone業務改善パッケージ」を持っていましたから、パッケージを上手く活用できれば手間もコストも抑えられるのでは、と思い、お声がけさせてもらいました。
パッケージがあるということは建設業との取引実績がある＝業界知識も持っていて、業務の話が通じやすくありがたかったです。

当社としては、kintoneを入れるのであれば、自分たちできちんと仕組みを理解しながら進めたいと考えていました。
現場で運用するためには自分が理解して伝える必要がありますし、内製化できればスピードもあがります。
その点でも、コムデックさんの伴走支援はぴったりでした。
また、今回作るものが当社の基幹システムになりえるとも考えていましたから、サポートが手厚いことや信頼関係が保てそうという点も重視して、コムデックさんを選ばせてもらった次第です。

ペーパーレス化と自動化により、作業工数は3分の1まで削減できました

kintone活用の効果を教えてください

全てが出来上がったわけではありませんが、kintone導入や活用により、作業量とコストは大きく削減できていますね。

全体的にペーパーレス化が進んだことで、郵送代や印紙代などが削減できているほか、チェック作業や転記作業といった工数は3分の1程度にまで減っています。

これまでいろいろなツールと人の手作業でやってきたことがきれいに整い、業務効率は確実に上がり、コストも削減できています。
加えて、自分たちでもkintoneに触れるようになり、社内で多少の修正ができるようになっていることも収穫ですね。

請求書まわりの人の目チェックや手作業は大幅減

請求書まわりは工数含め、大きく変わりました。

インボイス制度のスタートにより、請求書発行元の適格請求書発行事業者登録について確認が必要になったのですが、全て国税庁のサイトで検索して目視でチェックするというなかなか大変な作業でした。
kintoneを導入し、国税庁のデータと連携させたことによって、自動で全件照合され、出力された結果を確認するだけになり、作業時間が大きく削減され、ヒューマンエラーもなくなっています。
▼kintoneのAPI連携で適格請求書(インボイス)における登録事業者の確認が容易に｜建築業 株式会社 建.LABOさまでのアプリ開発事例

さらに、kintoneアプリにあるデータから請求書が自動で作成できるようになりました。
手作業で大量の請求書を立てていた担当者の作業が大きく減った上、データ作成漏れや請求漏れの防止にも繋がっています。
▼kintoneで請求書の作成を自動化！担当者の負担を軽減｜建築業 株式会社 建.LABOさまのアプリ開発事例

契約関連も大きく効率化、部署を超えた情報共有も実現

契約手続きについても、電子契約システムの「freeeサイン」とkintoneを連携させることで、契約内容の管理から契約書作成、送付、締結、保管までが全てkintoneで完結できるようになりました。
業務効率向上に加えて、契約を管理する総務と案件を管理する営業の間で、互いに状況をリアルタイム共有できる仕組みになり、利便性も向上しています。
▼kintone × freeeサイン連携で契約業務を効率化！｜建設業 株式会社 建.LABOさまのアプリ開発事例

粘り強く話を聞き取り、先を見据えた提案までしてくれました

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

コムデックさんは対応が粘り強く、しっかりとしたサポート・伴走支援が受けられる、と実感しています。
こちらが軽く何かを聞くと、そこからじっくりとこちらの考えや話を聞き取ってくださり、必要なものやことを把握し、対応してくれます。

さらに、先を見据えたプラスαのご提案をいただくこともあってありがたいですね。
他では投げっぱなしであったり、そもそも対応していただけなかったりということも少なくありません。

また、いつも丁寧に説明してくださることに加え、成果物に関して作ってくださったマニュアルや体系図にはとても助けられました。
社内に展開する際に、自分でかみ砕いて、整理しようとすると、手間と時間がかなり必要ですから。
わかりやすいマニュアルがあることは、社内でのkintoneその他の活用推進に大きく寄与しています。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか

kintoneについて全く知識がなく、イチから相談に乗ってほしい企業さんにはぜひ勧めたいです。
kintoneでどういうことができるのか、自分の会社はkintoneで何をすると良いのか、壁打ちしながら考えをまとめ、進めていくことができます。
コムデックさんは話をしっかり聞き、寄り添って、適切な提案をしてくださるので、私もとても頼りにしているんです。

また、コムデックさんは基本的なやり取りがオンラインになるため、オンラインに抵抗がない企業さんが良いですね。
建設業界にもまだまだ多いですが、対面重視の企業さんだとやや難しいかもしれません。

そして、kintoneならなんでもできるよね、という過度の期待を持っていない、現実を見て判断できる企業さんが良いかな、とも思います。

現場が使いやすく、数字をリアルタイムで把握できる仕組みを整えていきたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

さまざまな管理や情報の一元化や連携、業務の効率化はできる範囲で着実に進められていると思います。
今後は在庫管理など、まだうまく進められていない部分に着手していきたいですね。

また、長い間エクセルで作業してきた分、現場からkintoneにエクセルのような操作感を求められることも多いんです。
全ての要望に応えることは難しくても、カスタマイズしながら、できるだけ実際に作業する人の負担を減らしていけたらと考えています。

現在、社内メンバーがさまざまな数字や情報をダッシュボードで見られる環境づくりを進めています。
営業さんが把握しておいてほしい、しておくべき数字をリアルタイムで可視化するほか、未収のものを簡単に確認できるなど、現場がもっと業務に取り組みやすくなる、前向きに取り組める、そんな仕組みができることで営業現場にも還元できるかな、と。

いずれば、定量的な部分だけではなく、定性的な部分についても力を入れていきたいです。
会社の”ありたい姿”と働く人たちの方向性、喜びを合わせていけるような取り組みができれば良いですね。

担当者より