社内だけでは対応が難しいITの専門的な部分を担う伴走支援とは

お話を伺った方：総務部 総務課長　川村 久実様

社内担当者がPC等を管理していましたが、セキュリティ面の不安がありました。

事業内容

当社は1945年に鳥羽市相差町にて創業、1986年に現在の鳥羽市安楽島町に本社を移転しました。
三重県鳥羽市を拠点に、土木・建築とも公共・民間を問わず施工実績があり、自社作業船「第18亀川丸」は、県内をはじめ愛知県の範囲で活動しています。

品質管理や労働安全などにも力を入れており、ISO 9001（品質管理）やISO 45001（労働安全）の認証を取得しているほか、2022年には「三重県SDGs推進パートナー」第1期に登録しています。さらに、社内におけるキャリア支援、従業員の健康維持にも意識を向けるなど、働き手にとってもよい環境の整備や仕組みづくりができるよう日々努めております。

IT活用の目的と当時の課題

当社はかねてよりIT導入を積極的におこなってきました。
1990年代前半にはパソコンを導入し、1人1台のパソコン支給やドメイン取得、メールアドレス割り当てなども早いほうだったと思います。
データを残していくことは後の業務のためにも、そして何かあった際のスムーズな対応のためにも必要だと考えていました。

さらに、ISO取得を目指すにあたって、手書き書類のフォーマット統一などを進めてきたという経緯があります。

社内のパソコンは30台を超えていましたが、こういったIT関連の作業・設定・フォローなどの担当は「パソコンやIT関連が得意な社内の従業員」でした。
しかし、一時期からコンピューターウイルスに加え、ランサムウェアのトラブルを耳にするようになり、なにかあったときに社内の担当者だけで対応できるだろうか、と不安を感じるようになりました。

また、当社は主に社内サーバーを利用していましたが、社外で働く従業員も多く、不便さを感じる場面が多々ありました。

工事をする際には多数の書類が必要になりますが、本社と現場で書類確認のためにメールを何往復もやり取りしたり、登録作業でわざわざ会社へ戻ったり。タイムロスや従業員への負担が課題でしたね。

現場へのWi-Fi導入や無線切り替え、Dropbox導入等、様々な導入をサポートしてもらいました

コムデックを選んだ理由を教えてください

コムデックさんの先代社長である樋口さんと以前から付き合いがあり、どんなことをされているかは存じていました。
IT関連で何度か相談させていただいたこともあって、信頼できる会社さんだなという認識でした。

私がいろいろと悩んでいるときに、「川村さんが一人で抱えるのは大変すぎる。専門家に任せた方が良い規模なのでは？」と言ってくださったことで保守契約を結び、コムデックさんに任せてみようと踏ん切りがついた、という流れです。

御社のIT活用の状況を教えてください。

ちょうどサーバーの保守期限が切れる2021年4月のタイミングで、クラウドストレージのDropboxを導入しました。

以前から社内サーバーを使う中で社内のファイル管理ルールを定めていたこともあり、大きな混乱はありませんでした。

あえてOneDriveは利用せず、個人用も共有用も全データをDropboxで管理することで、管理の二重化やファイルの重複を避けています。PCの容量が節約できますし、わざわざメールなどでのやり取りをせずともファイルの共有や確認が可能になり、大変便利です。

現場事務所へのWi-Fi導入も基本となり、DropboxとWi-Fiの導入によって現場・本社間での情報管理・確認は格段にスムーズになっています。現場と本社で同じファイルが確認・編集できるわけですから、ファイル添付したメールのやり取りも人の行き来も不要です。書類確認や移動の時間と手間が大きく削減できました。
また、取引先企業への大容量ファイルの送付も、Dropboxのおかげで気軽にできるようになったことも効果の一つです。

生産性のみならず、チームワーク向上にも寄与したDropbox導入・活用の様子は以下の記事をご覧ください！
▼全社員がノウハウや情報を共有しながら、当事者意識をもって問題解決に取り組んでいく。Dropbox がその基盤になっています。

さらに、社内ネットワークの構成について、「有線を無線に切り替えては？」と、コムデックさんからご提案いただいて実施しましたが、結果的にすばらしいタイミングでしたね。

切替直後くらいにコロナ禍となり、オンラインミーティングなどが急増しました。おそらくコロナ禍になってから切り替えを考えていたら遅かったかな、と。コロナ禍になった頃にはすでに無線へ切り替えており、社内でどこでも仕事ができるという快適な状態を実現していたため、従業員もスムーズに活用できてよかったです。

Dropbox導入時に社内説明会を開催してくれたことでスムーズに導入できました

コムデックの伴走支援は御社にとってどんなメリットがありましたか？

まずは、プロにお任せできた、ということ自体がメリットですね。
インターネットは今やインフラとも言えますが、専門的な知識が必要な部分も多く、年々複雑化していることもあって自社のみで完結することは難しいです。やっている最中はそこまで感じていませんでしたが、私が担ってきた作業をコムデックさんという専門家にお任せできたことで、肩の荷が下りた、ホッとした、というのが正直なところです。

困ったら当社のことをよく知っているコムデックさんにすぐに相談できて、業務を止めずに対応できる点が大変助かっています。トラブル対応がスムーズにできることは、当社の信用にも繋がりますので。

そして、Dropbox導入時に西道さんが来社され、従業員を集めて説明会をしてくださったことも大きなメリットでしたね。机上の説明のみではなく、その場で各自がDropboxアプリをインストールして、操作してみて…という内容で。おかげで従業員たちの不安は一気に払拭されましたし、導入後の混乱もほぼありませんでした。

新規導入の研修を小さい会社が独自にやるのはけっこう難しいんです。とても助かりましたし、従業員たちも「コムデックさんはITのことで私たちを助けてくれる存在だ」と認識し、身近に感じられているようです。

株式会社亀川組さまでおこなった操作説明会の様子は、こちらの記事でご紹介しています
▼Dropbox Business操作説明会を開催しました！｜総合建設業　株式会社亀川組さま

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

コムデックさんからの提案は、かゆいところに手が届く、というか、とても気の利いた提案が多いんですよ。

パソコンや周辺機器の選定をお願いすると、当社の業務や環境、規模感に合ったものが提案されます。
「コムデックさんの売りたいもの」「ただ新しいもの」ではなく、「当社に必要なもの」だということがとてもありがたいです。機器の導入や入れ替えの際も、準備がしっかりされているため滞りなくスムーズに進みます。

コムデックさんが取引先向けに開催されるセミナーやイベントも、とても良いですよね。
定期的な情報提供・学びの場があることはもちろんですが、特に良い点は、コムデックさんと付き合いのある企業同士が情報交換できる場も設けられていることです。
全国から参加する企業さんと話すことができ、「うちには合わないかな」と考えていたITツールに関してリアルな声が聞けたり、イメージしていなかった活用の様子を聞けたりして、目から鱗でした。ここまでのことをやっている企業さんは、特に地方だとほとんどいないと思います。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

中小規模の企業でITに詳しい人が社内におり、何かとその人頼みになっているような企業さんに合うと思いますね。

書類のフォーマットが不揃いだったり、属人化していたりすると非効率ですし、整えてしっかり管理しようとすると担当する人が背負いすぎてしまいます。
そういったやり方は時代的に限界が近いと思うんです。
社内のIT環境や管理方法の改善に早めに取り組んでおこう、と考える企業さんにはぴったりです。

また、ITに関して社内研修や教育を社内完結で実施することは、中小企業では簡単ではありませんから、IT教育や研修といった部分を補ってほしい企業さんにもおすすめしたいです。

工事台帳のクラウド化等、会社全体でレベルアップしていきたいと考えています

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

生産性や情報共有の更なるレベル上げを目指しています。
部門を超えて扱う工事台帳にはまだExcel作業の部分があり…どんなツールを使うかというところからですが、しっかりと整えていきたいです。

一方で、セキュリティ面についても、社内で改めて意識をしっかりと揃える必要があると考えています。
新メンバーもいますし、全体でレベルアップしていきたいので、コムデックさんぜひセミナーをお願いします！笑

担当者より

担当者：濱口

亀川組さまは、入社する前から関係性のある企業様であり、担当となった当初は粗相しないように緊張して対応していましたが、そんな中社内IT担当の川村様には優しく声を掛けていただけたことを今でも覚えています。
そんなIT担当者様の負荷が軽減出来ているようで、嬉しく思います！

現場事務所へのネットワーク環境整備やDropboxなどのクラウド活用を積極的に取り入れられ、業務効率化を進めてこられました。
今後はセキュリティ教育や業務改善ツールの導入など、更なる発展に向けた支援をさせていただきます！