業務改善をする会社が主役になる伴走支援とは

お話を伺った方：代表取締役　田沼 美明 様

業務が増えるほど、ツールのばらつきが課題になってきました

事業内容

当社は、空間の使い方を提案する存在を目指して2017年に設立した設計・建設会社です。
設計施工、設備・営繕、不動産開発、営業・クリエイティブ、企画・開発という5部門が連携しながら、ご提案から施工まで一貫対応しております。従来の設計会社・建設会社とは違う切り口、ユニークな視点を強みとして、さまざまなことにチャレンジしてまいりました。

現在は本社のある北海道小樽市のみならず、全国に14のオフィスを構えるまでに成長し、お取引のあるお客様も全国に広がりました。これからもスタッフを大切にしながら、関わる地域の発展に貢献すべく、邁進いたします。

kintone活用の目的と当時の課題

当社では社員が各自さまざまなツール・サービスを利用していましたが、会社が成長し、社員も案件も増えていく中で問題が生じてきました。

例えば原価管理は、担当者が各自でエクセルやスプレッドシートなどでおこなっていて、原価率の算出方法に違いがあったり、関数ズレによるエラーがあったりしたのですね。
そしてバラバラに管理されているため、確認や検索に手間が掛かるうえ、全体を俯瞰してみる仕組みもなく…。

社内で使うツールを統一し、案件管理や案件の原価管理に限らず一元化したほうが生産性向上に繋がると考えるようになりました。

一元化に向け、建設系向けのツールやCRM（顧客関係管理）用ソフトウェアなどいくつも検討し、いくつかは実際に利用しましたが、自社の業務に沿うようカスタマイズできなかったり、機能が限定的であったりと、なかなか「これだ！」というものにたどり着けませんでした。

そんな中で知ったのがkintoneです。

カスタマイズができるという特徴もさることながら、サイボウズさんがkintoneを普及させるべく努力されて全国でさまざまな企業が導入し開発しているツールであること、それによりサイボウズさんのサポート体制も期待できることなど、可能性の面からもkintoneが候補に挙がりました。

最終的にはコスト面も含め、どのツールが当社に合うかをじっくり検討した上での導入でした。

現状と業務フローをていねいに確認しながらエクセル→kintoneへ移行した様子はこちらの記事をご覧ください。

▼krewDashboardで脱エクセル！kintone活用で案件管理の集計を自動化｜建設業 カエル･デザイン･プロジェクト株式会社さまのアプリ開発事例

こちらが集中して取り組める時間にも対応してくれて、“人で選んだ”という感覚でした

コムデックを選んだ理由を教えてください

西道さんの対応が良かったことが最も大きな理由ですね。価格やサービスメニューよりも、最後は人で選びました。
条件面で言えば、当社がお客様対応する9-17時より後の時間で打ち合わせや対応をお願いできたことが大きかったですね。

中小企業のマンパワーだと9-17時はお客様対応に集中したいので、社内のことに本腰を入れて取り組むにはどうしても夕方以降にせざるを得ず…コムデックさんが嫌な顔ひとつせず受け入れてくださってありがたかったですね。

kintone導入時、大変だったことはありますか？

なによりも「現場への落とし込み」が大変でしたね。

担当者は総務系（バックオフィス担当）だったこともあり、担当者が「良い」と思ったものでも、現場では困惑があったり、使いづらかったりという問題が起こりました。

対応としておこなったのは、「アプリを社内リリースして、現場で実際に使ってもらって、フィードバックをもらって、直して…」という作業です。
何度も繰り返した結果、実用に耐えるアプリになりましたが、いわゆるPDCAのCAを相当に繰り返したので、この作業によって疲弊してしまったことは否めません。

また、面倒だから使わない、前のやり方に戻る、とはならないよう、「kintoneを使わないと進まない業務フローとルール」にすることで定着を図りました。

やりたいことが“ちゃんとできるようになった”という実感があります

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

当初の課題は解決でき、やりたかったことはできるようになっていますよ。原価管理が確実にできるようになり、競争力が上がったと感じています。

そして、kintoneでの原価管理を実現するために、各メンバーの「原価管理の考え方」や「関連用語の定義」などをすり合わせ、社内で統一できたことも大きなメリットでした。

また、kintoneによる承認フローを採用することで仕組みが整い、やるべきことがはっきりして業務に集中できる環境になったと思います。

もう一つ、生産性が大きく向上したのが会議です。
月ごとの売上額の積算が自動化・共有されるなど、常に最新のデータを誰もが確認できるようになったため、会議が始まる時点でさまざまなことが共有済みの状態です。
認識や数字の確認から始める必要がなくなり、「売上を上げるためにどうするか」に目を向けられるようになって、会議の内容は濃くなりましたね。

難しいと思われた工事見積りのkintone化を実現し、予実管理ができるようになった様子は以下の記事でご紹介しています。

▼kintoneで工事見積書を簡単に作成！活用した標準機能とプラグインとは？｜建設業 カエルデザインプロジェクト株式会社さまのアプリ開発事例

コムデックの印象的だったところを教えてください

コムデックというと伊勢！そして「コムデック万博」や「YouTube（kintone芸人）」、「会社訪問」といった情報発信・共有のイメージが強いです。

他に思い浮かぶのはこれまで一緒に取り組んできた中での当社のストーリーで…これはコムデックさんが、私たちを主役にして下さって、伴走に徹してきてくださったから故でしょう。

契約前後で変わらない、誠実な姿勢がありがたいです

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

コムデックさんは、接触頻度がちょうど良いですよね。

頻繁に接触してきて不要な情報ばかりが流れてきたり、逆にまったくフォローがなかったりという企業さんもありますが、コムデックさんはちょうど良くて。
こちらが必要な時に、必要な情報を伝えてくださることが大変ありがたいです。

加えて、契約後に動きが変わったり、期待値を下回ったりする企業さんがありますが、コムデックさんは契約前後で変わらず、それどころか契約後にも期待値を上回ってきて誠実さを感じています。

先ほどもお話しした情報発信力もコムデックさんの特徴でしょう。「コムデック万博」や広報誌「Imadoki」は、私たちが忙しい日常の中で考えなければならないことを思い出させてくれたり、新しい知見を与えてくれたりします。
コンテンツの作り方や出し方が上手だな、と思います。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

ある程度成長してきたけれど紙やエクセルなどでの運用が続いている、という企業さんには、コムデックさんをおすすめしたいですね。
伴走を活かすためには、kintoneなどの仕組みを理解できる方が社内にいたほうがより良いでしょう。

コムデックさんの伴走はただの開発サポートではなく、一皮むけるための支援をしてもらえます。
経営者自身が生産性向上への危機意識を強く持っていること、そして目指すゴールに対して逆算できていると、コムデックさんと建設的な取り組みができそうです。

逆に「最初から最後まで全部そちらでやってほしい」という企業だと、コムデックさんの伴走を使いこなせないかもしれません。

これからは、外に開かれた仕組みづくりを目指したいですね

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

kintoneの導入により、案件管理や原価管理などやりたかったことが整いました。

今後のkintoneの活用という点では、他業務への展開はもちろんのこと、今使っているアプリに関してもより利便性を高められないかと考えています。
社内で完結していたものを外部に広げ、取引先企業やエンドユーザーとの当社のプラットフォームになるような仕組みづくりをするなど、より効率アップや利便性向上を目指したいですね。

同時に、当社の今後にとってkintoneが最適ツールなのかということも見極めていく必要があります。

kintoneはノーコードでアプリ作成ができますが、プロの視点や技術が入った方が高い生産性を実現できるツールです。これからの当社の展開や目標に対し、何がよいのかを検討していきたいです。

担当者より

担当者：西道

カエル･デザイン･プロジェクト株式会社さまは、開発当初から現場が使いやすいものにするというこだわりが強かったと感じます。
完璧に近いものを作ってから現場に使っていただくという企業さまが比較的多い中、一度現場に使ってもらい情報を集めて改善点を挙げるという進め方が当時の私にとってはとても新鮮でした。
構築の方向性に迷ったとき、目的に沿った構築を行うことはもちろんですが、現場の意見を考慮することでより良いものが出来上がることを改めて実感させていただきました。