日報分析にAIを活用して現場の課題を解決！おすすめツールや具体例を紹介

日報は多くの企業で運用されていますが、みなさんの職場ではきちんと内容を分析して、業務改善に活用できているでしょうか。
目の前の業務に追われてしまい、提出することがゴールになってしまっているケースも多く見られます。

そんなときAIを活用すれば、工数をかけずに日報の要約や分析、改善策の提案が可能になります。
本記事では、AIを使った日報分析について解説します。日報として蓄積されたデータを活用したい方は是非ご覧ください！

この記事でわかること

• 日報分析にAIを活用する方法
• 日報分析にAIを活用する際におすすめのツール

こんな人におすすめの記事です

• 日報の情報を、業務改善や問題の早期発見に活かしたい方
• 日報分析の手間を減らしたい方

日報管理でよくある課題

日報管理をされている企業さまでは、次のような課題がよく見られます。

• 日報の量が多く、確認に時間がかかる
• フィードバックが行われない
• データとして活用されない
• 管理者によって分析力に差がある

管理者は多忙なため、フィードバックする時間が無かったり、受け取った情報を業務改善に反映できなかったりすることが少なくありません。
また、人によって日報を分析する力にもバラつきがあるため、重要な情報を取りこぼしてしまうこともあります。

このように、日報管理について「改善しなければ……」とは思いつつも、緊急性が高くないため後回しになりがちなのが特徴です。

日報を分析するメリット

日報をきちんと分析して情報を活用すると、次のようなメリットがあります。

業務を効率化できる

日報を分析することで、日々の業務内容や作業時間を客観的に把握でき、無駄な工程や重複作業を見つけやすくなります。
例えば、複数の社員が同じ業務を並行して行っているケースや、必要以上に時間がかかっているタスクが明らかになります。

また、過去の日報をもとに作業量の推移やピーク時期を予測すれば、適切な人員配置やリソース管理に役立てることも可能です。

問題を早期発見し、対処できる

日報には、現場でのトラブルや小さな課題がたくさん記録されています。
これらを継続的に分析することで、同じようなミスの繰り返しや、進捗の遅れといった問題をいち早く察知できるのがメリットです。

例えば「同じ設備で不具合が続いている」「特定の業務で残業が増えている」といった傾向を把握できれば、問題が深刻化する前に、根本的な対策を講じられます。

従業員のモチベーションを向上できる

日報を分析すれば、従業員の努力や成果を見える化してモチベーション向上させることもできます。
日々の取り組みに対して管理者が適切にフィードバックできるようになれば、従業員は自分の仕事が正しく評価されていると実感できるでしょう。

改善点が明確になることで、本人が努力すべきことも理解でき、成長意欲を高める効果も期待できます。
チーム内で成果を共有すればコミュニケーションのきっかけにもなるため、メンバーの一体感も高まるでしょう。

日報を分析する際のポイント

日報を分析する際のポイントは、大きく3つあります。

管理方法を決める

日報を効果的に分析するためには、まず管理方法を明確にすることが欠かせません。
記入ルールとしてフォーマットや入力項目、提出期限を統一することで、データの比較や集計がスムーズになります。

紙やエクセルでは管理や分析の手間が増えるため、クラウド型のツールを活用するのがおすすめです。
クラウドであれば過去データの蓄積や検索性も高まり、業務改善の材料として活かしやすくなります。

部門横断で活用する場合には、閲覧権限や情報セキュリティのルールを設定しておくことも重要です。

分析の視点を決める

日報を分析する際は、事前に「何を目的に分析するのか」を明確にする必要があります。
例えば、工数削減やサービス品質の向上、安全管理など、目的によって注目すべきデータは変わります。

さらに「誰の」「どの業務」を分析対象にするかを定めることで、焦点を絞った改善策を導き出せます。
作業時間や件数、遅延回数といった数値化できる「定量データ」と、現場の感想や課題意識といった「定性データ」を組み合わせることも効果的です。

加えて、過去の実績や他チームとの比較といった継続的に追える指標を設定しておくことで、改善の進捗を確認しやすくなります。

AIを活用する

大量の日報から必要な情報を抽出するには、AI活用が有効です。
AIは文章を要約するだけでなく、記録内容を自動で分類する機能もあり、検索性や集計性を高められます。

また、感情分析や異常検知を導入すれば、トラブルの兆候や従業員の負担増を早期に察知できるのもポイントです。
AIを活用することで、管理者の負担を減らしつつ、分析の精度を向上させられます。

さらに、日報と他のツールも連携させればリアルタイムで経営判断やコミュニケーションに活かすことも可能です。

AIによる日報分析ならkintoneがおすすめ

AIによる日報分析を導入するなら、あらゆる業種に対応できる「kintone(キントーン)」がおすすめです。
kintoneを使えば、営業日報、製造日報、工事日報、介護日報など、どんな業種の日報も管理できます。

操作が簡単で、スマホやタブレットでも使えるため、工場や店舗、福祉施設など、1人一台のパソコンが無い環境にも適しています。
また、アプリの構築やカスタマイズはノーコードでできることや、クラウドサービスなのでリアルタイムで情報を共有できることも魅力です。

他のシステムとも連携しやすく、AI活用にも向いています。
kintoneの特長についてはこちらの記事でも詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

▼kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！

kintone × AIで日報分析を行う手順

ここからは、kintoneとAIを連携して日報分析を行う手順を解説します。
例として、建設業の工事日報を分析してみましょう。

まずは、kintoneで日報アプリを作成します。
分析に必要な項目としては現場名、作業日、担当者、進捗状況、問題点、改善対応などが挙げられますが、ここは自社の業務に合わせて自由な項目を設定できます。

次に、kintoneとAIツールを連携します。
連携方法は大きく分けて「カスタマイズ」と「プラグイン･連携サービス」の2通りです。

カスタマイズには相応の専門知識が必要になりますが、その分、自社の業務に応じた柔軟なシステムを構築できるのがメリットです。
カスタマイズができる専門家がいない場合は、プラグインや連携サービスを活用することで、簡単にAIを導入できます。
自社の状況や予算に応じて、最適な方法を選びましょう。

▼kintoneとAIを連携する方法とは？メリットと注意点も解説

kintoneとAIツールが連携できたら、AIへの指示文である「プロンプト」をAI設定アプリに登録します。
以下は、現場の課題分析を目的とした場合のプロンプトの例です。

このプロンプトで日報を分析した結果は自動的にkintoneアプリに保存されます。
今回は、日報を要約した上で、課題を抽出して対策も提案してくれました。

AI活用で日報を宝の山に変えて、組織を進化させよう！

日報の作成は1人あたりが数分でも、全員が毎日積み重ねれば、膨大な時間と労力が費やされていることになります。
その情報をただ保存するだけというのは、せっかくのデータを腐らせてしまっているのと同じです。

AIを使って日報に蓄積された情報を活用し、日報を単なる「記録」に留めず「資産」に変換し、組織を進化させていきましょう。
コムデックでは、建設業を含むさまざまな業種でのkintone × AI活用をまとめた事例集をご用意しております。

以下のページから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

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