ファイル共有はSharePoint Onlineでクラウド化を実現！｜伊勢商工会議所さまの導入事例

最近は情報のデジタル化が進み、企業が管理すべきデータの量も増えています。エクセルやワードだけでなく、写真や音声、動画を扱う機会も増えたため、あっという間にデータ量が膨れ上がってしまい、サーバーを圧迫しているという企業さまも少なくありません。

利用するファイルサーバーが「クラウド型」ではなく、自社で設置して管理･運用する「オンプレミス型」の場合、バックアップやメンテナンスに苦労している方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、クラウド型のファイルサーバー「SharePoint Online」を導入した伊勢商工会議所さまの事例をご紹介します。
データのバックアップに不安がある方、管理･運用の手間を削減したい方は、是非ご覧ください！

オンプレミスサーバーでのデータ管理は限界…クラウドサーバーに移行したい

伊勢商工会議所さまは、地域の企業経営者によって構成される総合経済団体です。
1928年の設立以降、会員企業に対する経営支援や、産業振興･地域振興に向けた政策提言など、幅広い活動を続けていらっしゃいます。

そんな伊勢商工会議所さまは、業務のデジタル化にも積極的に取り組まれており、過去には勤怠管理のクラウド化も実現されました。

過去の導入事例については、こちらの記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
▼KING OF TIME導入で若手担当者に安心して勤怠管理業務を引き継ぎ出来ました

これまで伊勢商工会議所さまでは、組織内のデータを自社で管理･運用するオンプレミスサーバーを利用されてきました。
しかし、最近は業務のデジタル化が進むにつれて過去データが蓄積されデータ量が肥大化し、データのバックアップ作業に要する時間が増えてバックアップに失敗するケースも出始めました。

また、ユーザーが誤って上書きや削除をしてしまった場合の復元依頼も増えてきており、管理者がデータを復元させる際には、膨大なバックアップデータから該当するファイルを探し出さなければならず、難易度も年々上がっている状況でした。

さらに、オンプレミス型のファイルサーバーには、5年ごとに数百万円という高額な更新費用がかかったり、設備点検のたびにサーバーの停電対応をしなければならなかったり、BCP対策にも不安があったり等、他にもいくつかの課題を抱えていました。人事異動のたびにユーザーのアクセス権限を整理しなければならず手間がかかることも課題の一つです。

そこで伊勢商工会議所さまは、これらの課題を解決するため、ファイルサーバーをオンプレミス型からクラウド型に移行することにしました。

伊勢商工会議所さまがクラウド型サーバー導入により解決したい課題

• 過去の重要なデータを損失するリスクを減らし、安全に保管したい
• バックアップや復元の手間を減らしたい
• ユーザーが自ら復元できる仕組みを作り、業務が停止する時間を減らしたい
• 人事異動の際に必要な、アクセス権限の管理の手間を減らしたい
• サーバーの維持費を削減したい

SharePoint Onlineとは

一言でクラウド型サーバーと言ってもさまざまなサービスが存在するため、自社に合ったサービスを選定する必要があります。

伊勢商工会議所さまではエクセルやワードをはじめとしたMicrosoftのアプリケーションがサブスクで使えるサービス「Microsoft365」を以前から導入されていたため、今回は同じくMicrosoftが提供するクラウド型のファイル共有サービス「SharePoint Online」を利用することにしました。

SharePoint Online(シェアポイント オンライン)は、Microsoftが提供するクラウド型のファイル･情報共有サービスです。Office365やMicrosoft365で使われるさまざまな製品と連携できるのが特徴で、月額利用料はプランにもよりますが750円/人〜となっています。

また、データのアクセス権限を柔軟に設定できることも特徴です。例えば閲覧･編集･削除･管理」などのアクセスレベルを決められるほか、「ユーザー単位･グループ単位･フォルダ単位」などの権限設定も可能となっています。

SharePoint Onlineはクラウド型なので、ネット環境さえあればどこでもアクセスでき、テレワークにも対応できます。さらに、サーバーの管理･運用やセキュリティ対応も、クラウドサービス側でやってくれることも魅力の1つです。

サーバー移行はスケジュール策定がカギ

伊勢商工会議所さまでは、サーバー移行を次のような手順で進めることにしました。

1. ご利用環境のヒアリング
2. データ利用状況の確認
3. SharePoint Onlineの環境構築
4. データ移行作業
5. 導入作業

ご利用環境のヒアリングでは、アクセス権の設定に必要な、管理者や事業部の関係性に関する情報をお伺いしました。これにより、データを見る必要のない人がアクセスして、機密情報の漏洩を未然に防ぐことができます。

次に、データ利用状況の確認では、サーバーの保存容量を確認し、最適なライセンスプランを選定しました。SharePoint Onlineの基本データ容量は「1TB＋ユーザー数×10GB」です。そのため、現在のデータ容量を確認することは、過不足のないプランを選ぶうえで重要です。

また、サーバー移行に際し、複合機でスキャンしたデータの保存先もオンプレミスサーバーからクラウドサーバーに変わります。場合によっては複合機の業者とも調整が必要になるため、現状確認は必須事項です。

今回のプロジェクトで最も苦労したのがデータ移行作業でした。通常、データ移行は業務に支障が出ないよう、休日や深夜に行われます。
ただ、今回はデータ容量が多く、業務時間外のみの作業では間に合わなかったため、極力業務に影響が出ないように配慮したスケジュールを策定し、移行作業を実施しました。

最後に導入作業としてご利用マニュアルをお送りしたり、操作方法をご説明したりして、サーバー移行を完了させることができました。

SharePoint Onlineを利用するメリット

伊勢商工会議所さまでは、SharePoint Onlineを導入したことにより大きく3つのメリットがありました。

1つめのメリットは、データの損失リスクが限りなくゼロに近づいたという点です。クラウドサービスなら、常に安全にバックアップが取れた状態を維持できるため、企業のBCP対策にもなります。

2つめのメリットは、サーバー管理者へのデータ復元依頼が必要なくなったことです。ユーザーが誤って上書きや削除をしてしまった場合は「ファイル名を右クリック→バージョン履歴の中から復元したいバージョンを選択」という手順で、簡単に復元できます。わざわざ管理者に依頼しなくて済むため、業務が止まる時間も大幅に減りました。

ユーザーが自分でデータを復元できるようになれば、サーバー管理に必要な社内の技術者も最小限で済みます。IT人材が不足しがちな中小企業においては、長期的に見ても意義があると言えます。

3つめのメリットは、大容量のデータを毎月定額で保存できるようになったことです。データ量は月単位で増減もできるため、容量を気にせず写真やビデオも保存できるようになりました。オンプレミスサーバーでは5年ごとに数百万円の費用がかかっていましたが、クラウドサーバーではある程度決まった範囲での月額制になるため、予算の確保が容易なこともメリットです。

実は、伊勢商工会議所さまがデータのクラウド化を始めたのは、コロナ禍の直前でした。しばらくして緊急事態宣言が出され、世間がリモートワークの環境整備に追われる中、一足早くクラウド化を進めていた伊勢商工会議所さまでは、慌てることなく対応できました。

クラウドサーバーで安全･快適なデータ管理を実現しよう

伊勢商工会議所さまでは、クラウドサービスのSharePoint Onlineを導入することで、安全で快適なデータ管理を実現されました。今後は、人事異動に伴って必要になるアクセス権限の設定についても、柔軟に対応できるよう認証基盤を強化していきたいということです。

株式会社コムデックでは、SharePoint Onlineだけでなく、Microsoft365の導入支援も承っております。業務フローの見直しからお手伝いすることも可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。