Microsoft365運用サポートで快適なメール環境を実現！｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまの事例

Microsoft365を契約しているけれど、実際に使っているのはエクセルやワードのみで、メールやクラウドストレージは使っていないという方も多いのではないでしょうか。
特にメールサービスは、何となく無料のホスティングメールを使い続けているケースがよく見られます。

ホスティングメールは、パソコンとスマホのような端末間の同期ができなかったり、容量が少なかったりして、機能面が十分ではありません。
ただ、そうは言ってもメールサービスの切り替えは簡単ではなく、誰に相談すれば良いのか分からないことも多いものです。

そんなときにおすすめなのが、コムデックのMicrosoft365運用サポートです。
本記事では、Microsoft365運用サポートを利用して快適なメール環境を実現した、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまの事例を紹介します。

無料のホスティングメールは何かと不便……Microsoft365の運用をサポートしてほしい！

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、日本の電池サプライチェーンの持続的発展のために設立された協議会です。
電池に関する調査研究や施策の推進、関連機関との交流などに取り組んでいらっしゃいます。
2021年の設立当初は会員が50社ほどでしたが、2025年3月現在ではおよそ5倍にまで増加しています。

組織の拡大に伴い、業務の効率化にも力を入れていて、過去にはkintone(キントーン)の開発もされてきました。

過去のアプリ開発事例については、こちらの記事で詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼イベント管理をkintone化して工数を10時間削減！参加者の満足度も向上｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

▼kintoneを使った会員サイトで外部公開を実現！｜一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのアプリ開発事例

そんな一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまが、さらなる効率化のために着目したのがメールサービスです。

もともと、一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは無料で利用できる「さくらのWEBメール」を利用されていました。
しかし、複数の人で共有アドレスを使っているため、他の人が開封したり返信したりすると、誰が担当したのか、どんな内容で返信したのか分からないことが課題でした。

また、不具合が起きたときに相談できる窓口がないことにも困っていました。
自分たちで不具合の原因を調べて対処するため、解決までに時間がかかります。
解決するまでの間はメールが使えず、本来の業務が滞ってしまうこともありました。

以前からMicrosoft365は導入していましたが、詳しいことを相談できる先が無いため、活用しきれていないような状況でした。
そこで一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、これらの状況を改善するために、大きく3つのことを実現したいと考えられました。

1つめは、クラウド型のメールサービスに切り替えて、共有アドレスに届いたメールの対応状況を共有できるようにすることです。

2つめは、メールに不具合が起きたり、不明点ができたりしたときの相談窓口を作っておくこと。

そして3つめは、もっとMicrosoft365を使いこなし、サポートしてもらえる体制も整えておくことです。

以上をふまえて、コムデックの「Microsoft365運用サポート」を利用することにしました。

そもそもMicrosoft365とは？運用サポートで何ができる？

そもそもMicrosoft365とは、Officeアプリケーションやクラウドサービス、セキュリティ機能などが、サブスクリプション型(月額･年額制)で利用できるサービスです。
以前は「Office365」と呼ばれていましたが、2020年に名称が変更されました。

具体的に使えるサービスには、以下のようなものがあります。

• Officeのソフト(エクセル、ワード、パワーポイント、アクセス、アウトルック)
• Exchange Online(クラウドメール、予定表)
• SharePoint Online(ファイル共有、ポータルサイト)
• Microsoft Teams(チャット、WEB会議)

上記の中でも、特にクラウドメールはメリットの多いサービスです。

例えば、クラウドメールを使うと異なる端末でもメールを同期できるようになります。
複数の人で1つのアドレスを管理している場合や、パソコンの他にスマホやタブレットでもメールを使う場合に便利です。

また、メールボックスの容量が大きいことも、メリットです。
無料のホスティングメールの容量は5GB程度のことが多いですが、Microsoft365のクラウドメールの容量は10倍の50GBとなっています。
このほか、迷惑メールやウイルスへの対策など、セキュリティ面も充実しているのが特徴です。

コムデックの「Microsoft365運用サポート」では、企業さまのご利用人数や活用レベルに応じて、3つのプランをご用意しております。
サポート内容が最も充実している「プレミアムプラン」では、Exchange Onlineの運用、SharePoint Onlineの環境構築やアクセス権の管理、その他Microsoft365の運用全般を支援しています。

現状を確認し、無駄なコストはカットしながらメールサービスを切り替え

ここからは、実際に一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまがメールサービスを切り替えた手順を紹介します。

はじめに、Microsoft365の運用状況やメールの利用状況を確認します。
このとき、最も高いプランの「Microsoft365 Business Premium」を契約されていましたが、実際は使わない機能もあることが判明しました。
この利用状況であれば契約プランを下げても支障が無いため、これを機にコストも削減することにしました。

次に、導入に関する要件定義を行います。
具体的には、SharePoint Onlineのフォルダ構成を決めたり、必要なメールアドレスの数と運用状況を確認したりしました。

要件定義ができたら、Exchange OnlineとSharePoint Onlineを導入していきます。
最も重要なのは、メールの切り替え作業です。

ドメイン管理は一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまが行っていたので、設定のみコムデックで代行しました。
ホームページ業者さまとも調整して、問い合わせメールの不達が発生しないよう確認しながら進めました。

導入後は、Microsoft365全般の継続的なフォローを実施します。
メールの不達やその他気になる事があったときは、その都度お問い合わせをいただいて解決していきました。

SharePoint Onlineのアクセス権付与や紛失したファイルの検索など、IT管理者の代行作業も行います。
Teamsの運用に関しても、想定外の挙動をしたときや、運用に関するご相談があるときは、その都度対応しました。

全体を通して作業は概ね順調に進みましたが、ホームページ業者さまと問い合わせメールの送信テストを実施する際は、調整に時間を要しました。
第三者との調整が必要になることもあるため、メール切り替えの際は、スケジュールに余裕を持つことが大切です。

また、Microsoft365のアップデートによって、特定の機能の仕様が変わってしまうなど、クラウドサービス特有のお問い合わせをいただいたこともありました。
こちらに関しては、ITのプロが対応するため、お問い合わせをもらってすぐに解決できました。

Microsoft365運用サポートを利用するメリットとは

これまでの一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまでは、トラブルや不明点が生じたときに自分たちで調べて対応していたため、時間がかかってしまい、結局解決できないこともありました。
それが「Microsoft365運用サポート」の導入後は、すぐに専門家に相談できるようになり、早ければ数時間で解決するようになったので、悩む時間や業務が滞る時間が減ったそうです。

例えば、こちらはTeamsについて相談したときのチャット画面です。

相談の手段がチャットなので、担当者が外出中でも返信でき、やりとりがスムーズに進みます。
メールの使い勝手に関しても、全体で対応状況を共有できるようになり、対応漏れも無くなりました。
SharePoint Onlineのおかげで、ファイルが行方不明になって延々と探し続けることが無くなったこともメリットです。

専門家のサポートを受けてITツールをフル活用しよう！

一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまは、Microsoft365運用サポートを導入したことで、快適なメール環境と、いつでも専門家に相談できる体制を実現されました。
会員情報の管理については、すでにkintoneの運用が軌道に乗っているため、今後はMicrosoft365ともうまく連携させながら、さらなる業務効率化を図りたいとのことでした。

株式会社コムデックでは、Microsoft365運用サポートを行っております。

「Microsoft365について相談できる人がいない」「クラウドメールに切り替えたい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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