業務理解と提案力がポイントの伴走支援とは

お話を伺った方：西田代表、鈴木様

エクセル管理の限界を感じ、情報を一元管理できる環境を求めていました

事業内容

私たちは、岐阜市と名古屋市にオフィスを構える社会保険労務士法人です。
就業規則作成や社会保険関連の手続き、給与計算、助成金申請などの業務を担っているほか、労務トラブル予防や人事制度に関するご相談にも応じ、企業様の状況に合わせたご提案をしています。

当法人では、ていねいにお話を伺うことを大切にしています。お客様それぞれのご要望や状況をお聞きし、専門的な内容についても詳しくわかりやすく説明することで安心してご相談、お話しいただけるよう努めてきました。これからも専門家として、お客様のパートナーとして、ご信頼いただけるよう真摯に取り組んでまいります。

kintone活用の目的と当時の課題

元々業務に関するさまざまな情報をエクセルで管理していたのですが、使いづらさや限界を感じていました。

顧問先の一覧、各手続きの期限、タスクの進捗管理など多くのエクセルファイルが散在。
それぞれが連携しておらず、同じ内容を複数のファイルに登録したり、修正があれば複数のファイルを修正したり……今思うと、効率が良いとは言えない状態でした。
手間が掛かるため入力自体がおろそかになりますし、誰かがファイルを触っていて計算式が壊れてしまったり、手続きの対応漏れが発生しそうになったり。
お客様が増えていく中で、このままではいけないと強い危機感を持ったんです。

脱エクセルしたい、あらゆる情報を一元管理できて皆が同じように操作できる環境にしたい、と模索する中でkintoneを知りました。kintoneについて、「業務管理アプリが作れるらしい」「業務の効率化が図れるらしい」くらいで詳しくは把握できていませんでしたが、どんなものか実際に触ってみようと契約してみたわけです。

しかし、いざ自分でkintoneアプリを作ろうとしてみると、ノーコードとはいえ難しく…いろいろと調べたり勉強したりしましたが、思い描いたようなものは作れませんでした。

同業の成功事例を見て“ここなら信頼できる”と思い依頼しました

コムデックを選んだ理由を教えてください

kintoneを契約し試行錯誤していた折、Web検索で同じ社労士法人である「とうかい」さんのkintone活用事例記事を見つけ、コムデックさんのことを知りました。

「とうかい」さんは業界内で有名で、とても勢いのある社労士さんですから、その「とうかい」さんが使っているkintoneはやはり良いものなのだろうと確信しましたし、「とうかい」さんがパートナーとしているコムデックさんも信頼できる企業だろうと思ったんですよね。

すでに社労士法人関連の実績があるならば、社労士法人のサービスや事情について理解があるだろうと考え、コムデックさんに連絡させてもらいました。

kintone導入の効果を教えてください

元々使っていたエクセルから載せ替えたものは、断然見やすく、使いやすくなっています。
それぞれのやるべきことや進み具合が見える化したことで、意識できるようにもなり、しっかりと業務を進められる環境づくりができてきたと言えるでしょう。
kintoneからは通知も飛ばせるため、業務や作業の対応漏れも減りました。
あとは、どんなツールでも使う側の意識の部分もありますから、皆で活用できるよう意識付けしていければ、と考えています。

また、kintoneの定着が進んだことで、なにか新たな取り組みや改善方法などを考える際に「これ、kintoneでできないかな」という意見が挙がるようにもなっています。

導入時に苦労したことがあれば教えてください

kintoneを定着させねば！と考えたので、とにかくkintoneを使ってもらうことに重点を置きました。
そのためにしたのは、メンバーがkintoneへの入力無しで進めてしまわないよう、「kintoneへ登録して」「入力して」というこまめな声を掛けることです。

また、メンバーが少しでも困っている雰囲気を感じたら「どうしました？」「教えますよ！」とフォローを入れるようにしていました。
説明やサポートをしながら「わかりづらいところや使いづらいところは言ってね！直してもらうから」と伝え、吸い上げた内容については可能な限り修正してもらうようにし、メンバーが少しでも前向きにkintoneを使えるように動いていた、という感じです。

レスポンスの速さと代替案の提案力が心強いと感じています

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

コムデックさんはチャット（Chatwork）でやり取りでき、レスポンスも対応も速いな！と感じています。
質問には的確に返信いただけますし、親身になって対応してくださるので、コムデックさんにお願いしてよかったです。

そして、コムデックさんの提案力は強みのひとつではないでしょうか。
私たちがなにか要望を出して、それが実現不可能なこと・難しいことだとしても「できません」とはおっしゃらない。
「これは無理ですが、こういったことならできます」「こういう方法なら、こういうことができます」とすかさず代替案を出してくださるので、さすがだなと思いますし、大変ありがたいです。

開業当初からkintoneもIT関連周りも全てコムデックさんにお願いしておけばよかった！と思うくらいですよ笑

担当チームの支援で印象的なのはどんなところでしたか？

はじめの頃、打ち合わせしながらその場でアプリを作成してくださっていた時に感じたのが、社労士の業務に関して本当によく理解されているな、ということです。

イチから業務の内容や流れを説明する必要が無く、なにか話すとすぐに理解して「あれのことですよね」とキャッチしてもらえました。
「社労士法人での就労経験があるのかな？」と思うくらいで…笑

とてもスムーズに進められて驚いたことを覚えています。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

コムデックさんはサポートが手厚く、親身になってくださるので、ITに関する専門知識が無い企業さんにもオススメです。
当法人もそうでしたが、「0から1」が大変なわけで、ここがなかなか自社ではできないという企業さんも、コムデックさんに伴走支援してもらうことでうまく進められると思います。

世の中の流れにのり、必要に応じてデジタル化も進めていこうと考えておられる企業さんでしたら、コムデックさんの伴走支援を活用することが「会社を大きくしたい」「会社としてこんなことがしたい」といった思いを実現するきっかけになるでしょう。
アナログや手作業への強いこだわりがあると難しいかもしれません。
業種・業態というよりは、会社の向かう、向かいたい方向性によって合う・合わないがあるのかな、と思いますね。

起業される際に、スタート時点からコムデックさんに伴走支援していただきkintoneを入れてしまう！というのも良いですよね。

自分たちでアプリを作れるようになって、もっと改善が生まれる組織にしたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

まだkintoneのシステム構築は道半ばですから、まずはエクセルに残っている部分についてしっかりとkintone移行を進めていきます。

いずれは自分たちでkintoneアプリを作成できるようになりたいですね。
今はkintone自体への知識が乏しく、なかなか「誰でもkintoneをいじってくれていいよ」という運用にはできていません。
法人全体でkintoneについての知識を身につけ、ちょっとくらいの修正や改善は誰でもできるようにしたいな、と。

kintoneの知識が身につき、自分で触れるようになると、「こんなアプリがあるといいな」「こんなことができそうだな」と今まで以上に案や意見も活発に挙がってくるでしょうから、そんな環境にしていきたいですね。

担当者より

担当：西道、吉田

導入当時から社内の業務改善だけではなく、どうしたら現場が使ってくれるのかを話合ってきた企業さまだと思います。
そういった代表や担当者の思いもあり粘り強い現場への落とし込みが実現できたと感じています。

今後、更なるkintone活用を通じてより生産性の高い社労士事務所になっていかれることをうれしく思います。