現場と事務の負担を減らし、業務全体を前に進める伴走支援とは

お話を伺った方：代表取締役 小坂悦郎様

紙と手作業だらけの請求業務を、何とか効率化したいと思っていました

事業内容

弊社は長野県松本市に本社を構え、ビルメンテナンスやクリーニング業を営む企業です。
日常的な清掃や点検はもちろんのこと、ハウスクリーニングや宿泊施設のリネンクリーニングにも対応しており、お客様のさまざまなニーズに応えるサービスを提供しております。

kintone活用の目的と、コムデックを選んだ理由を教えてください

もともと弊社では、請求業務を紙ベースで処理していました。
日報を見ながら請求データを作成するのですが、ビルメンテナンス業に特有の定期請求とスポット請求を合算する作業が複雑で、とても手間がかかっていました。
どうにかして請求業務を効率化したいと思っているときに、私が通っているビジネススクールでkintoneのことを知ったのが、導入のきっかけです。

ただ、当初は自分たちでアプリを構築していたのですが、アプリ間の連携がうまくいかず、あまり活用できていませんでした。
そこで、ネットで色々と調べる中で出会ったのが、コムデックさんのYouTubeチャンネル「kintone芸人」でした。

その時に見た動画が「定期請求とスポット請求の合算処理」だったので、まさに弊社にぴったりの内容ということで、すぐにコムデックさんに問い合わせました。
実際にコムデックさんとお話してみると、親しみやすくて対応も親切だったのが印象的でしたね。

私はプライベートでよく伊勢神宮にもお参りに行くので、伊勢の会社という点にもご縁を感じて、kintoneの伴走支援をお願いすることにしました。

情報共有が「kintoneを見ておいて」で済むようになりました

伴走支援の効果を教えてください

伴走支援のおかげで、社内の業務効率が大幅にアップしています。

今までは過去の作業記録を確認したいときに、紙の日報をひっくり返して探していたのですが、今はkintoneで簡単に検索できます。

また、弊社では依頼が重なったときなどに、担当者とは別の者が現場に行くことがあります。
そんなとき、以前なら地図を書いたり手書きしたりして情報を共有していたのですが、今は「kintoneを見ておいて」で済むようになりました。

作業記録についても、タブレットでスキマ時間に入力できるので、わざわざ事務所に戻ってから入力する必要が無くなり、早く帰れるようになっています。

伴走支援のメリットだと感じたポイントはありますか？

コムデックさんは、本当に細かいところまでサポートしてくれると思います。
kintoneの構築はもちろんなのですが、それ以外でも社内のIT活用を後押ししてくれると感じています。

例えば、伴走支援を導入した当初、我々はまだZoomを使った打ち合わせに慣れていなかったんですよね。
最初は接続に手間取ってしまったんですが、そういう小さなところから丁寧に寄り添ってもらったおかげで、今では社内のITリテラシーがかなり上がったと思います。

kintoneについても、現場主体で日常業務をこなしながらの開発なので時間はかかりましたが、着実に進んでいます。

ITに詳しくなくても、やりたいことを形にしてくれるのが心強いですね

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか？

コムデックさんは、YouTubeのkintone芸人でいろんな情報を発信されていますよね。
具体的な活用事例を紹介してくれるので、私たちのように「これがやりたい」という目的がある企業にとっては、イメージしやすくて助かります。

あのチャンネルは、他の企業さんの悩みも解決してくれるのではないでしょうか。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか？

業種で言うと、運送業や介護業などに合うと思います。
これらの業界には、私たちと同じように定期請求とスポット請求が混在するからです。
細かい請求管理が必要な業種の方におすすめです。

企業風土で言えば、パソコンやITにあまり強くないけど「何とかしなければいけない」と思っている組織は、きっとコムデックさんが力になってくれると思います。

社内にITの専門家がいるような企業なら、自分たちで進めたり、高額なシステムを導入したりできるかもしれませんが、そうではない企業も多いですからね。

請求だけでなく、原価や利益まで見える会社にしていきたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

まだ具体的には決まっていませんが、今後は建設業も展開していきたいなと考えているところです。
ビルメンテナンスのお客様からは、内装や電気、設備などの工事のご依頼も多いので、そうしたご要望にも応えられるようにしていきたいと思っています。

あとは、kintoneのおかげで請求業務が効率化できてきたので、次は原価管理も強化したいですね。
どの案件にどれくらい原価がかかって、粗利がいくらなのかをダッシュボード化して、もっと良くするための施策を考えていきたいです。

弊社では人件費が占める割合が大きいので、作業者ごとの時間や単価も可視化できるといいですね。

担当者より

担当者：佐田

株式会社パワー・ケー様の請求業務には、ビルメンテナンス業に特有の「定期請求」「スポット請求」に加えて「乾燥」という区分があります。
これら3種類の請求を月単位で合算するというのは複雑な作業でしたが、1つずつ仕組みを理解しながら設計していきました。

伴走支援においては「まずは物をきちんと完成させること」を第一にして、機能追加のご要望も優先順位をつけながら、着実に進めることを意識しています。
当初はZoomの打ち合わせに慣れていらっしゃらなかったため、なるべくITへの抵抗感を感じないよう、より細かいところまで丁寧にサポートすることを心がけてきました。

結果的に、今では現場の皆様がタブレットを使いこなせるようになっていて、伴走支援の効果を実感しています。
今後は原価管理をダッシュボード化するなど、さらにkintone活用が進むようサポートさせていただきます。