業務と組織の成長を同時に支えるkintone伴走支援とは

お話を伺った方：横木社長、吉田様

情報がバラバラで限界を感じ、kintoneで一元管理しようと決めました

事業内容

株式会社フルグラフィックファクトリーは、「丈夫で実用的、それでいて、デザインにとことん拘れるオリジナルグッズを作りたい」という思いから立ち上げた会社です。
フルグラフィック商品制作の専門店として、アパレル商材やノベルティグッズ商材のOEM制作、イラスト・デザイン制作、プロモーションなどをおこなっています。

小ロット・低コストで全面フルグラフィック商品を制作可能であること、アパレルメーカー同様の体制を整えて裁断・縫製も自社でおこなうこだわり、ダブル検品での徹底した品質管理など、設立時の思いを大切にしながら事業を展開してきました。現在では個人制作のオリジナルグッズから、企業ノベルティ、ユニフォームまでたくさんのご依頼をいただくに至っております。
これからも必要とするすべての企業・クリエイターの役に立てるよう、質にこだわって事業を展開していきます。

kintone活用の目的と当時の課題

一番の目的は、バラバラに管理していた受注や製造、スケジュールなどの情報を一元化することでした。

ひとつの書類を作成する際には、いろいろな場所にある複数の関連資料を探し出し、参照しながらおこなうため、多くの手間と時間を要していました。
また、案件ごとに担当者がエクセルファイルを作って情報を管理していたので、様々な場所にファイルが散在していて、とにかく非効率な環境になってしまっていたんです。

そのような状態でも、会社が小規模のうちはなんとか人力でこなしていましたが、業績が伸びるにつれ案件も多くなり、うまくいかなくなってきて…社長である私も製造管理に入るなどしてマンパワーで乗り切ってきましたが、やはりもう難しいぞ、と。一生懸命やればやるほど、属人化も進んでしまうというループに陥っていました。

受注、製造、出荷など情報が一元管理できるシステムの用意が急務だということで、検討をする中見つけたのがkintoneでした。
商工会議所のアドバイザーさんからもお話を聞き、さまざまなシステムがある中でも供給元の状況の影響を受けにくく、また汎用性の高い点が決め手になりましたね。

業務効率化だけでなく、会社の風土まで変わったと感じています

コムデックを選んだ理由を教えてください

取引先がkintoneを導入していて、サポートをコムデックに依頼していると聞いたことがきっかけです。
私も、専門家からアドバイスをもらいながらkintoneの構築やアプリの作成をしていければと考えていたため、コムデックさんについて調べたんですよ。

実は、kintoneを独学で勉強していた際に、YouTubeの”kintone芸人”チャンネルをよく観ていて。
自分の中では、”kintone芸人”とコムデックさんが繋がっていなかったので、HPを拝見して「あれ、これいつも観てるチャンネルの！？」と驚き、グッと親近感が湧きました。
実際にコムデックさんとお話をする段になって、YouTubeで観ていた佐田さんが出てこられたのでちょっと嬉しくなったことを覚えています。

最終的な決め手は、コムデックさんは会社組織でkintoneに関する伴走支援の実績がたくさんあること、そしてYoutubeをはじめとして情報発信（アウトプット）が活発であるからにはプロとしてインプットもしっかりされている会社だろうということでした。

コムデックの伴走支援は御社にとってどのような効果がありましたか？

大きく二つの効果がありましたね。

ひとつは、当初考えていたメインシステムの構築がほぼ完了したことです。
バラバラに管理されていた情報がkintoneに集約され、一元管理できるようになりつつあります。

kintoneには常に最新の情報が揃っている状態ですから、書類を作成する際に情報をあちこちからかき集める作業が不要になりました。

例えば、商品出荷時の書類作成には大変な手間と時間が掛かっていたのですが、案件の初期段階からkintoneへ登録・入力しながら進めていけば出荷用書類は自動的に作成される、という仕組みになっており、工数ほぼゼロを実現しています。

情報の修正・変更が発生した場合も、kintoneではマスターデータさえ修正すればよく、以前のように複数の関連ファイルを開いて作業をする必要がなくなり、負担が大きく軽減しました。

管理がバラバラで属人化が進んでいた頃は業務の引継ぎにも多大な時間と労力を要していましたが、kintoneの導入後の今では、軽くレクチャーをすれば2週間程度で誰でも状況を追い、理解することが可能です。これまでベテランしかできなかった業務も、社歴が浅いスタッフでもある程度のクオリティで対応ができる環境が整ってきています。

二つ目は、会社の風土の変化です。
kintoneの導入やコムデックさんの伴走支援をきっかけに、スタッフの意識が変わりました。

以前は、一部の特定スタッフが自分の知識・技術をフル動員してなんとか仕事を回す、という状態でした。私が考えて私が動かなければ回らない部分も多く、私頼みになってしまう、状況によっては業務が一部滞るということもあったんです。

システムが整ったことで、他のスタッフに振れる部分も増えましたし、社長以外もできる、自分たちもできるという様子が見られるようになりました。

業務改善に関しても、「これはkintoneでできないかな」という意見が出たり、スタッフが自分でアプリを作ってみたり、カスタマイズしたり、という動きも出てきまして。意見が活発にあがるようになり、自分たちの手で変えていこう、みんなで良くしていこう、と業務改善が自然なものという雰囲気になっていることが大変嬉しいです。

気軽に何でも相談できるので、とにかく心強いですね

伴走支援のメリットだと思うポイントを教えてください

とにかく「心強い！」の一言に尽きますね。
コムデックさんとはチャットでコミュニケーションが取れ、形式ばったやり取り無しで、気軽に何でも相談できる、というところが大きなメリットです。

私たちは当初より、kintoneを運用しながらカスタマイズや改善、アプリの追加作成などをしていきたい、という考えでした。
kintoneを触っていて気になるところ、わからないところ、困っている点など細かなことでもすぐ質問できますし、ちょっとした要望もタイムリーに伝えられます。
コムデックさんからもパッと回答や反応をいただけるため、とてもありがたいです。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか

ここから頑張っていこうとしている若手の会社さんとか、業績を上げてきている会社さんで、以前の私たちのようにマンパワーでゴリゴリやっているようなところが世の中にはたくさんあると思うんです。
そういう会社さんがコムデックさんの伴走支援を受けられると、同じ熱量で取り組めて、よい効果が出せるのではないでしょうか。

kintoneでシステムを整えて、残業ゼロを目指したいですね

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

会社としての目標は、これからも品質や納期にこだわり、キャラクターコンテンツの世界で「フルグラに頼めば安心」と言っていただける、メーカーさんの良き隣人となることです。

kintoneの導入やコムデックさんとの連携により、会社として良い流れができています。
システムが整ったことで、人の時間を大きく割いていた業務のいくつかは、大幅な工数削減を実現しました。
未着手の部分についても順次整えていき、残業ゼロを目指していきます。

当社は近年、東京営業所も開き、人員を増やしました。
今後、会社が成長していくにしたがって事務作業が増えると予想されますが、コスト的にも更に人を増やすことは簡単ではないですし、雇用自体が難しい時代になっていくでしょう。
AIを活用することでバックオフィス業務の処理効率をあげられるのか、人の作業工数を削減できるのか、といったことについても、コムデックさんにアドバイスをいただきながら検討していきたいです。

担当者より

担当者：島上

株式会社フルグラフィックファクトリーさまとは、現時点でまだ1年に満たないお付き合いですが、当初のご要望に沿ったkintone環境の構築やアプリ作成は大枠で完了に近づいています。

パワーを要した部分は、エクセルなどで管理してこられた業務フローの要件整理・構築において、株式会社フルグラフィックファクトリーさまの成長段階に合わせた段階的アプローチを設計する必要があった、というところです。

kintoneを導入し、活用が進むにつれ、株式会社フルグラフィックファクトリーさまのスタッフさんからも改善のアイデアや要望が活発に出るようになり、スピーディに対応しきれない部分があったことは否めませんが、大変嬉しい変化だな、と私たちも感じていました。

今後も株式会社フルグラフィックファクトリーさまが、こだわりを大切にし、さらに成長されるよう、サポートしていけたら幸いです。