Imadoki 2021年7月号が発行されました

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連絡チャットで良いですか?

嬉しい話ですが、サポートの方法を電話やメールからチャットサービス「LINE WORKS」主体とさせていただいたお客様から「チャットのサポート良いですね」と言っていただくことが連続してありました。

「チャットの方が早く連絡がついて、回答が早い」
「後からチャットの内容見返せて、他の担当にも共有できる」
「文章化することで、伝えたいことが自分でもはっきりするし、メールより手軽」

「チャットでサポートなんて、面倒な事を顧客に押し付けるな!」って怒られたこともあり、顧客満足度の視点からはダメなのかと自問自答することもあっただけに、「チャットサポート」への高評価は嬉しかったです。

電話対応は、聞き取り、取次、不在時対応が難しく、皆さんの会社もトラブルの温床なっているかと思いますが、何十年も使っていてトラブルが無くならない電話って根本的に問題あるような気がしてきました。

弊社ではカイクラ(シンカCTI)を導入するなど、電話対応にも力を入れていますが、不在時にお待たせすることが多いのですが、チャットであれば他のメンバーがフォローできたケースも実は多くあります。

コムデックでは可能な限りチーム対応、対応履歴の共有を行っているため、チャット連絡が最近は多くなっていますが、新しい体験がお客様の生産性改善につながるケースもございます。
面倒な時や微妙なニュアンスで話したいときは電話大歓迎!!です、絶対電話NGって訳ではございませんが普段の連絡はチャット主体にチャレンジを一緒にしていきましょう!

代表取締役 樋口 雅寿

二軒茶屋餅角屋本店様 勤怠管理クラウドKING OF TIME導入記

有限会社二軒茶屋餅角屋本店様

400年以上の歴史を持つ三重県伊勢市の二軒茶屋餅角屋本店様は「二軒茶屋餅」が有名ですが、現在ではビール界のオスカー賞といわれる「International Brewing Award」金賞など数々の受賞歴を持つ日本のクラフトビール界を代表する「伊勢角屋麦酒」醸造メーカーとしてご存じの方の方が多いかもしれません。

お餅の製造、ビールの醸造、さらにそれらを提供する店舗や飲食店の運営等、アルバイトやパートの方を加えると従業員数は繁忙期には約100人を超え、その年代も学生から高齢者まで、非常に幅広いのが特徴です。

二軒茶屋餅角屋本店様が勤怠管理クラウド「KING OF TIME」を導入されて2年余り。
今回は、勤怠管理を統括していらっしゃる鈴木専務に加えて、鈴木社長からもお話をお伺いさせていただきました。
伊勢角屋麦酒の通販はこちら!

樋口
めったに取材は受けられないとのことで、今回は貴重なお時間をありがとうございます!
2019年にKING OF TIMEを導入して、すっかり定着された二軒茶屋餅角屋本店様ですが、まず勤怠管理の改善に踏み出されたきかけを教えてください。

鈴木社長
勤怠管理の改善に着手したきっかけは、「働き方改革法」の施行に伴い、社内で社長を中心とした「働き方改革チーム」が組織されたことが大きいですね。
残業規制やリアルタイムな勤怠状況の把握、有給取得の義務化といった「働き方」を見直すなら、まずは勤怠管理の方法を現状のタイムカードから変えなくてはいけないということは共通認識でした。

2019年のIT活用戦略セミナーの様子

鈴木専務
ただ、勤怠管理に関して「打刻をデジタルでやりたい、集計を自動化したい」という理想はあったんですが、そうはいっても解決するための手段を知らないから前に進めない……という状態だったんです。
それが、コムデックさんのIT活用戦略セミナーに参加することで「どんなことができるのか、どんな風に解決できるのか」が見えて。
とっても丁寧に解説してくださるので、自社の課題に対して具体的に何をするべきなのかがわかって、なおかつ自社でもできそうと思えました。
去年と今年はコロナの関係で残念ながら開催されないようですが、本当にどんな会社さんにもおすすめしたいセミナーですね。

樋口
「働き方改革チーム」が社内にできて、そこからスタートされたんですね。
IT活用戦略セミナーについては、そう言っていただけると弊社としても開催している甲斐があります。
来年こそは……!と考えておりますので、また是非ご参加ください。
それでは、勤怠管理を統括していらっしゃる鈴木専務から見て、KING OF TIME導入によってどのような変化がありましたか?
導入前の様子と合わせて、是非詳しくお聞かせください。

鈴木専務
月末に締めの作業をしなくてもよくなり他の事に時間が取れるようになったのが一番大きな変化ですね。
これまでは、タイムカードの打刻内容をExcelに転記して、Excel上で集計された結果を給与ソフトに打ち込んで……という作業を締日後かなりの時間をかけて拠点の責任者が行っていました。
そもそもExcelに転記する前にも、打刻が漏れていた場合には本人に確認する必要がありますよね。
でも本人も一か月前の出勤時間や退勤時間なんてまず覚えていませんから、「給与計算に使えるデータを作る」までに時間がかかってしまうんです。
でも、KING OF TIMEなら打刻が漏れていたり二重に打刻されていればエラーになるので、「エラー打刻」から随時確認して修正できるのがありがたいですね。
各拠点の責任者にとっては、特定の日に決まった時間がとられるのは普段の業務をかなり圧迫していたと思うので、自動で集計され、さらにその集計に間違いがないというのは劇的な変化だったと思います。
加えて、今はKING OF TIMEと連携できるマネーフォワードクラウド給与(以降はMF給与)を使っているので、エラーを無くして勤怠を締めたらワンクリックでMF給与に取り込みまでできるんです。あとは金額があっているかを確認していけばいいだけなので、本当に楽になりました。

樋口
以前のタイムカードでの勤怠管理方法から、だいたいどれくらい時間短縮されましたか?

鈴木専務
各拠点の責任者がやっていた部分も合わせると、全部で3日分くらいの時間が短縮されたと思います。
もう「KING OF TIME最高!」という所感なんですが、その理由のひとつにコムデックさんのサポートがチャット主体、というのがあります。
KING OF TIMEサポートの連絡は基本LINE WORKSなので、電話では伝えきれないことも一度整理して文章にすることができますし、すぐレスポンスももらえますよね。今、マネーフォワードクラウド給与も全部チャットで質問するようにしてるんです。
すぐ返事が返ってくるのはいいんですが、履歴は質問の都度クリアされてしまうので……LINE WORKSなら、履歴が全部残るので後で見返せるというのもいいなと思っています。

樋口
ありがとうございます!
弊社としても、せっかくお電話をいただいても担当者が社内にいないことが多いので、チャットでご連絡いただけると非常にありがたいです。
KING OF TIMEやマネーフォワードクラウド給与導入時、ご苦労されたことはありますか?

鈴木専務
最初の設定や従業員に登録してもらうのはちょっと大変でしたね。でも各拠点の責任者が全従業員に対して一緒にログインして明細を確認するところまでやってくれたので、今は全体の98%くらいは給与明細も電子化できています。過去の給与明細も確認出来て良い、と従業員からも評判なんですよ。
勤怠管理や給与計算って明確な期日があって、この日までに勤怠を締めて、この日までに振込して給与明細を印刷して封筒に詰めて……という一連の業務をその日までに確実に終わらせないといけないですよね。今ももちろん期日はありますが、印刷や袋詰め、配布といった物理的な業務がほとんどないので、最初の登録は大変でしたが今は締め切りに追われるストレスなく業務ができています。

樋口
年代の幅が広いにもかかわらず98%はすごいですね!
社内に浸透させるポイントがあれば是非教えてください。

鈴木専務

勤怠管理については、うちの場合は「打刻がタイムカードからカードとパソコンに代わっただけ」という感じなので、従業員にとって負荷なく導入できたというのがひとつ大きなポイントですね。
給与明細の電子化については、さっきの「ログインするところまで一緒にやってもらう」のもポイントだと思います。若い子は一回で覚えてしまうので、一度伝えればあとは従業員同士で教えあってくれる。得意不得意は誰にでもありますから、若い子主導でやってもらうのがいいと思います。

樋口
従業員同士で教えあえるのは良い文化ですね!
これから、勤怠管理や給与計算で改善していきたい部分はありますか?

鈴木専務
勤怠管理は、パートさんの有休管理が課題ですね。週の労働日数が一定しないのと、KING OF TIMEへ従業員登録は各拠点の責任者に任せているのでうまくシステムとかみ合っていなくて。これは雇用契約の部分から見直す必要があるかな、と感じています。
給与計算の面では、マネーフォワードクラウド給与の機能のひとつとして年末調整があるので、今は紙を配ってやっている年末調整をペーパーレス化していきたいですね!

樋口
ありがとうございます。
それでは最後に、勤怠管理に留まらず、二軒茶屋餅角屋本店様のIT活用全般でチャレンジしたいことがあればお聞かせください。

鈴木専務
会社の若い子はkintoneに興味があるみたいです。この間、kintoneについてプリントアウトした資料が私のデスクのそばに置いてありました(笑)
以前某CRM(顧客管理)・SFA(営業支援)クラウドシステムを導入したんですが、使いこなせなくて失敗してしまったんです。
機能があればいいもんじゃないということを学んだので、次は自社に合ったものを、しっかり勉強して導入したいと考えています。

鈴木社長
CSR活動の観点から、データの収集と活用も視野に入れていきたいね。

樋口
それであれば、是非kintoneを導入されることをお勧めします!
kintoneは、自社の情報管理に合わせて使いやすいように形を変えられますし、社内のあらゆるExcelや紙資料をただ置き換えられるだけではなく、集計や分析も行えるので……今年はIT導入補助金でハードウェアの導入も一緒にできますので、この機会にご検討されるのは良いタイミングですよ。
勤怠管理、給与計算・明細のクラウド化に続き、社内の情報プラットフォームの構築にも取り組んでいきましょう!
本日はお忙しい中ありがとうございました。

中勢製氷冷蔵様 kintone hive に登壇

一昨年、コムデックの生田専務も登壇したkintone hive。昨年のF.テクノ伊藤様に引き続き、今年は中勢製氷冷蔵株式会社の長野社長がZepp名古屋にご登壇!
コロナ禍で氷需要が落ち込む中、その状況を「やりたかったことを行動に移すチャンス」であると捉えてkintoneを導入された中勢製氷冷蔵が、約半年で社内にkintoneを浸透させた事例を共有いただきました。

中勢製氷冷蔵様がやりたかったこととは、「情報共有スピードの向上」と「社員毎のライフスタイルに柔軟に対応できる仕組みの構築」です。
これまで大量の手書き資料中心で業務を行っていた中勢製氷冷蔵様では、「資料を作るのに時間がかかる」「共有するのに時間がかかる」「書式もバラバラで集約できない」といった課題がありました。
それに加えて、社員数が増えていく中、子育てや介護といった社員のライフスタイルの変化にも対応できる仕組みづくりを進めておきたいという考えもあり、自社の業務に寄り添ったアプリを作ることができるkintoneの導入を決められたのです。

kintoneを導入する際、各社の担当者の方が最も頭を悩ませるのが「社員がなかなか使ってくれない…」ということです。中勢製氷冷蔵様では、その課題をクリアするため、全従業員が必ず使う「有給申請アプリ」という簡単なアプリから使ってもらうことにしました。
「すでに勤怠管理システムで有休管理はやってしまっているという会社さんは、今であれば健康チェック等の簡単なものから始めると良いと思います」と長野社長はおっしゃいます。
この作戦が功を奏し、抵抗感なくkintoneを使い始めてもらうことができた中勢製氷冷蔵様では業務改善報告やスケジュールも次々とkintone化していきました。
今では情報共有の基盤がkintoneになり、常に最新の情報で仕事ができることで5時間の会議時間が1時間になったり、製造業であっても在宅ワークを導入できたりといった効果が出ています!
今後は、kintoneの活用をさらに進めて自社の仕事の基準を明確にし、フロント、バックオフィス問わず会社として同じクオリティの仕事ができるようにしていきたいとのことでした。

中勢製氷冷蔵様のkintone初回ミーティングの様子は、コムデックラボでもご紹介しています!
▼kintone(キントーン)対面開発初回打合せ大公開!全社員がkintone(キントーン)を活用するための極意編

社員紹介: 入社二年目!河井さん

ホームページやオウンドメディア、youtubeチャンネル「俺たちキントーン芸人」等の広報系を主に担当させていただいております。
コロナによりネット社会が加速している現在、ホームページが御社の顔になります。
弊社も頻繁にホームページ等を見直して、「ここはこうしたほうがわかりやすい・・・」「第三者がみてこれは・・・」等を提案しあっています。

最近は”SEO対策”や”GoogleAnalytics(グーグルアナリティクス)”について勉強中なのですが、知れば知るほど奥が深い・・・!
知らない単語だらけで奮闘していますが、問い合わせ件数も徐々に増えてきていてやりがいを感じています。
ホームページは無料・無人の営業(広告)となりますので、ぜひ御社も一度ホームページを見直してみてください!

バイク、車、ネイル、アニメ、お酒、、、好きなものはとことん追求するタイプです。
月一でツーリングのメンバーと三重県内を走り回り、ほしい車がどんどん増える・・・男っぽい性格です(笑)
どちらかというとアウトドアでしたが、最近は呑みに出ることもできなくなっているので、自宅でアニメを見ながらネイルをして・・・引きこもり最高です!!
おうち時間のおかげで、趣味であるネイルの検定も取得してきました。
お打ち合わせでご訪問させていただくお客様からよく話しかけていただく言葉は、「それ自爪!?」です。

コロナが落ち着いてきたらそこらへんに出没していると思うので、温かい目で見てやってください!

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