Imadoki 2021年4月号が発行されました

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携帯電話料金見直しました

経営者が考えることは、「お金を稼ぐこと&将来投資」であり、正直経費削減は二の次三の次であるべきですが...
無限にお金があるわけではないので、弊社も経費削減に努め「電気、電話、複合機…等々」経費のチェックは私も欠かさず行っております。

経費の中でも、携帯電話料金はデータ通信が利用の中心となり利用形態が変わりつつありますが、契約が複雑なため、見直しが面倒で厄介な存在です。
弊社も3年以上見直していなかったのですが、DoCoMoの「ahamo」登場から始まった料金値下げ合戦をみて、久々に見直を行ってみました。

比較検討した結果、DoCoMoの「ahamo」などの格安料金は、オンライン専売商品で、「印鑑証明」や「登記簿謄本」が必要な法人契約できないそうです、残念!
そこで回線品質に定評があり、店舗契約できるUQMobileの「くりこしプランM 通信量15GB+無料通話60分」、1台当たり2,980円/月に決定しました。
以前より大幅にコスト削減することができただけでなく、データ容量も増えたので社員からも好評のようです。

以前は「かけ放題」ニーズが強かったのですが、動画やクラウドサービス利用増によってデータ通信量が増えており、現場では「データ通信」主体の契約が必要とされています。
2021年は、利用形態の変更に応じて携帯電話料金の仕組みが大幅に変わったタイミングであり、「前と同じで、まあいいか」では勿体ない話です。

自社の仕事の在り方から通話料金の契約を見直し、今回の料金値下げをうまく活用していただければと思います。

入社2か月目の新人職員が「NINJA SIGN」を使ってみた!

初めまして!
今年の2月にコムデックに入社いたしました、前田と申します。
皆様どうぞ、よろしくお願いいたします。

さて、現在私は入社して1ヵ月が経ったところですが、契約書関連の業務を任されNINJA SIGNを利用しました。
私はこれまで紙の契約書しか見たことがなかったので、そもそも電子サインを利用すること自体初めての経験でした。
そこで、今回は皆様に実際にNINJA SIGNを使ってみた率直な感想をご紹介させていただきます!
果たして、IT業界新人の前田にNINJA SIGNは使いこなせるのでしょうか?!

電子サインを活用するメリットとは

電子サインのメリットとしては、①作業時間の削減 ②手間の削減 ③コストの削減が挙げられます。
紙で契約を交わすと、契約書を作成後に押印し相手企業へ送付、記入後返送して頂いた後、必要に応じてデータスキャンをしてからファイルへ保管する…という工程が契約ごとに発生し、契約数が増えればその分作業もコストもどんどん増えてしまいます。
そこで電子サインを活用すると、押印や郵送といった作業がなくなり、収入印紙や郵送時の切手も不要になるためコスト削減にもつながります!
ただ、使うツールが難しく使い方をマスターするまでに時間がかかってしまうと、メリットにはなりませんよね。では、NINJA SIGNの使い勝手はどうなのでしょうか?

NINJA SIGNのここが良い!作業が一気に楽になる3つの簡単ポイント

①簡単に作れる!

テンプレートを登録しておけば、契約書や申込書を簡単に作成できます。
使用するテンプレートを選択し、あとは必要項目を入力するだけでOK!
ここで入力する項目は、テンプレート作成時に書類に合わせて指定することができます。

②簡単に送れる!

必要項目を入力した後は、宛先とメッセージを入力してそのままデータを送信できます。
相手方に必要項目を入力して頂き返送されてきたら、締結完了!
押印や郵送の手間が省け、データ送信したその日のうちに締結完了することも可能です。

③簡単に探せる!

締結後の契約書はフォルダ分けで見やすく管理することができます。
紙ベースでの管理だと探すのが大変だった契約書も、データで管理しておけばすぐに見つけ出すことができますね!

そもそもテンプレートの作成が難しいのでは・・・?

ここまでスムーズにできてしまうと、その前段階のテンプレートの作成時にとてつもなく複雑な設定が必要になるのではないか…と不安になりますよね。
でも、ご安心ください!テンプレートも驚くほど簡単に作成できました。

文章はWordやPDFでアップロードすることができます。
Wordでアップロードすれば必要に応じてそのまま中身を編集することも可能なので、私はWordでのアップロードをお勧めいたします!

次に、契約書に合わせて「自分の入力項目」と「相手の入力項目」でそれぞれ必要な項目をあてはめていきます。
その後、押印個所を設定すればテンプレートの完成です!
私が作成したときは所要時間15分程度でテンプレートができました。短時間で契約書が作成できたのは、私に能力があるわけではなく、どこまでも優秀なNINJA SIGNのおかげです!

NINJA SIGNを実際に使ってみて

初めて電子サインを活用するということで若干の不安を抱えながらNINJA SIGNを利用しましたが、テンプレートの作成から契約書の作成・送付までスムーズに終えることができました。
とにかく作成画面がとてもシンプルで見やすく、それぞれの項目もわかりやすかったです。
そのため、入力を進めていっても特に迷うこともなく、気づいたら「え!もう終わり?!これだけ?!」といった状態でした。また、今回私が送付した契約書はお相手から数分でご返送いただき、契約締結までの時間の速さも驚きました。今まで数日間掛けて契約書をやり取りしていたことを思うと…その差は歴然ですね。そしてこのNINJA SIGNは、なんと、このクオリティを定額で無制限に利用することができてしまいます!
これはもう使わない手はないですね。皆様もぜひNINJA SIGNを活用して業務の効率化に役立ててみてください!

経営者向け情報:「消費税総額表示義務スタート!そして次はインボイス制度へ」

4月1日より、消費税を含めた価格(総額)の表示義務がスタートしました。
消費者としては、レジに行くと10%加算されて、騙された!って経験が何度もあるので大歓迎ですが、対応が必要な企業は大変です。
年度末にバタバタと表示切替対応に追われた企業も多いのではないでしょうか?

■インボイス制度の導入時期は、2023年10月1日

導入まであと2年余りとなったインボイス制度ですが、経営者様、経理担当者様は概要を把握されていますでしょうか?
インボイス制度とは、簡単にいえば、取引内容や消費税率、消費税額などの記載要件を満たした請求書などを発行・保存しておくという制度です。
要件を満たした請求書を保存しておくことで、仕入れ側は消費税の仕入額控除を受けることができます。
また「適格請求書発行事業者」になるには、今年の10月1日以降に税務署に申請し登録番号を発行してもらう必要があります。

■システムが対応できないケースに注意!

稼働から長期間経過しているシステムのインボイス対応は、弊社だけでなく各社実施が難しい状況です。
直前になって対応できるか確認するようでは手遅れになります、請求書を発行するシステムの開発会社へ確認を必ず行うようにしてください。

ご注意ください:「三十三銀行」誕生!! 口座情報の変更をお忘れなく!

地元銀行として親しまれていた「第三銀行」が無くなる日である4月末日が近づいてきました。
既に個人にも会社にも、三十三銀行へ合併のお知らせが送られてきていますが、御社ではご担当部署による変更作業の確認はお済でしょうか?

今回の合併は、四日市に地盤を置く「三重銀行」に統合であり、「第三銀行」の銀行コード「0546」は廃止されます。
総務・経理担当者様に置かれましては、GW後に第三銀行取り扱い分の銀行コード変更作業が必要となります、振込や自動引落を行っている場合は特にご注意ください。

両銀行のシステム統合はGWの連休を利用して日程的余裕を確保、複数回の演習を経て実施されますが、
銀行システムは巨大でありメガバンク「みずほ銀行」の様なトラブルが起こることも想定されます。
経営者様、経理担当者様は、障害おこる可能性も予想に入れ余裕をもった行動を心掛けくださいますようお願い致します。

社員紹介:杉井郁哉

 

ソーシャルエンジニアリングと呼ばれるサイバー攻撃をご存知ですか?油断といった人の脆弱性につけ込み、機密情報などを詐取する攻撃のことです。
IPA(情報処理推進機構)の情報セキュリティ10大脅威 2021では、「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」が3位、「ビジネスメール詐欺による金銭被害」が5位にランクインしており、非常に脅威とされています。
起きた問題に対処するだけではなく、未然に防止することも当社の使命ですから、様々な視点からお客様のセキュリティ体制の確立に貢献できるよう取り組んでいます。

学生の頃からスノーボードが好きで、毎年奥美濃方面に滑りに行ってます!
今年は新型コロナウイルス感染拡大の影響で…
来シーズンこそは新しく買ったCAPIAで滑りに行きたいです。

 

 

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